Einrichtung eines Projekts zur Rechnungserfassung

Bevor Sie mit der Verarbeitung von Rechnungen beginnen, müssen Sie:

1. Ein neues Projekt erstellen.
   Öffnen Sie das Menü Datei und wählen Sie Neues Projekt.... Wählen Sie in der Dropdownliste Projekttyp Invoice Processing (Au-NZ), Invoice Processing (CA), Invoice Processing (ES), Invoice Processing (EU), Invoice Processing (JP) oder Invoice Processing (US) als Projekttyp aus, je nach Standort der Geschäftseinheit. (Siehe auch Land- und Spracheinstellungen).
2. Bestimmen Sie einen Namen für das Projekt und den Pfad zu dem Ordner, in dem es gespeichert werden soll.
   Hinweis. Es können mehrere Projekte erstellt werden. Beispielsweise kann jeweils ein separates Projekt für jede Abteilung oder für bestimmte Lieferanten erstellt werden.
3. Konfigurieren Sie das Projekt. Ein ordnungsgemäß konfiguriertes Projekt sorgt für eine höhere Genauigkeit bei der Datenerfassung. Die Einstellungen, die vor Beginn der Verarbeitung konfiguriert werden müssen, sind nachfolgend beschrieben.

Einrichtung von Importprofilen

Die Rechnungsverarbeitung beginnt mit der Beschaffung von Dokumentbildern. Für die Beschaffung von Bildern gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Ein Operator kann Papierdokumente scannen.
• Ein Operator kann Bilder aus einem Ordner hinzufügen.
• Ein Importprofil kann verwendet werden. Importprofile werden vom Administrator eingerichtet und beinhalten den Import von einem Scanner, von einem Hot Folder und von einem E-Mail-Postfach.

Weitere Informationen über Importprofile finden Sie unter Bildimportprofile.

Wichtig! Die aktuelle Version von ABBYY FlexiCapture for Invoices besitzt eine Einschränkung für die Verarbeitung mehrseitiger Rechnungen. Enthält eine Rechnung mehrere Seiten, müssen diese in der korrekten Reihenfolge zusammengestellt werden (von Anfang bis Ende). Beginn und Ende eines mehrseitigen Dokuments müssen definiert werden. Das kann in den Importeinstellungen erfolgen.

Bestimmung der Regions- und Spracheinstellungen

Erstellen Sie eine Liste der Länder, aus denen Sie Rechnungen erhalten werden. Anhand dieser Liste wird der Satz von Regeln bestimmt, der für die Überprüfung Ihrer Rechnungen, die Formatierung von Zahlen, Daten und Summen, Steuersätzen, Währungen und der Werte von Spezialfeldern sowie für eine Liste der erlaubten Sprachen für die Rechnungen verwendet wird. Diese Sprachenliste wird dann für die Auswahl der Schlüsselwörter verwendet, mit deren Hilfe Felder in Rechnungen gefunden werden können.

Hinweis. Alle Regional- und Spracheinstellungen sind in einer XML-Datei verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen der Rechnungsverarbeitung in XML-Dateien bearbeiten.

Datenbanken hinzufügen

Führen Sie diesen Schritt durch, wenn Sie eine Datenbank von Lieferanten und Geschäftseinheiten besitzen. Solche Datenbanken unterstützen Sie bei der korrekten Identifizierung von Feldgruppen für Lieferanten und Geschäftseinheiten im Rechnungsbild und das Extrahieren der Daten daraus. Ohne Datenbanken müssen die Feldgruppen für Lieferanten und Geschäftseinheiten während der Überprüfung per Hand festgelegt werden.

Konfiguration der Exporteinstellungen

Bestimmen Sie einen Exportpfad für die extrahierten Daten. Das Projekt enthält bereits ein Standard-Exportprofil, es können aber für Dokumente mit verschiedenen Statusarten zahlreiche andere Profile eingerichtet werden. Sie können beispielsweise Dokumente mit dem Status Abgelehnt in einen separaten Ordner exportieren.

Hinweis. Weitere Informationen über Statusarten und deren Verwendung finden siehe Der Status von Dokumenten in Projekten von ABBYY FlexiCapture for Invoices.

Zusätzliche Einstellungen

Training

Der Administrator kann das System während der Einrichtung des Projekts trainieren. Ergeben Tests, dass die Qualität der Datenerfassung bei manchen Rechnungen von geringer Qualität ist, kann die Qualität der Datenerfassung durch das Training verbessert werden.

Regeln

Bestimmen Sie Regeln, die für das Überprüfen von Rechnungen verwendet werden.

Datenerfassung aus zusätzlichen Feldern

Legen Sie zusätzliche Felder für die Datenextrahierung fest oder erstellen Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Felder.

Kontrolle von Rechnungspositionen

Richten Sie einen automatischen Abgleich von Rechnungsfeldern mit Bestellungen ein.

Zusätzliche Optionen für Operatoren

Aktivieren Sie das Training während der Rechnungsverarbeitung oder erlauben Sie den Operatoren das Hinzufügen bzw. Bearbeiten von Einträgen für Lieferanten und Geschäftseinheiten.

Einstellungen der grafischen Benutzeroberfläche ABBYY FlexiCapture for Invoices:

Einrichtung des Erscheinungsbildes des Dokumentformulars

Lokalisierung der Dokumentdefinition

Übersetzen Sie Feldbezeichnungen, Namen der Schaltflächen, Tooltipps und anderen Text im Datenformular. Übersetzen Sie Fehlermeldungen.

Aktualisierung der Dokumentdefinition

Die Benutzer können nach der Veröffentlichung einer neuen Version von ABBYY FlexiCapture ihre Projekte aktualisieren. Die vor der Aktualisierung vom Benutzer durchgeführten Änderungen werden soweit als möglich beibehalten.

Workstation-Einstellungen

• Globale Einstellungen
• Einzelne Einstellungen (verfügbar unter Extras → Optionen...)