Erstellen und Einrichten von Dokumentenmappen

Um eine Dokumentenmappe erstellen zu können, benötigen Sie eine neue Dokumentdefinition. Die Bereiche dieser Dokumentdefinition werden aus vorhandenen Dokumentdefinitionen und Ihren eigenen Bereichen gebildet. Vorhandene Dokumentdefinitionen, d. h. bereits erstellte und von Fehlern befreite Dokumentdefinitionen einzelner Dokumente, werden bei der Erstellung der Dokumentdefinition für eine Dokumentenmappe ausgewählt, wohingegen beim Debugging der Dokumentendefinition für die Dokumentenmappe eigene Bereiche hinzugefügt werden können. Darüber hinaus können Sie beim Erstellen der Dokumentdefinition für eine Dokumentenmappe einen Bereich für Zusammenfassung hinzufügen, mit dem die Dokumentenmappe als einzelne Einheit überprüft werden kann.

Erstellen einer Dokumentdefinition für eine Dokumentenmappe

  1. Öffnen Sie das Menü Projekt und klicken Sie auf Dokumentdefinitionen... (Strg + T).
  2. Klicken Sie im Dialogfeld Dokumentdefinitionen auf die Schaltfläche Neu....
  3. Wählen Sie im Dialogfeld Neue Dokumentdefinition erstellen die Option Document set aus und von der unteren Liste die Dokumentdefinitionen des Dokuments, das in der Dokumentenmappe enthalten sein soll. Diese Dokumentdefinitionen werden dann zu Bereichen der Dokumentenmappe in der Dokumentdefinition.
  4. Optional aktivieren Sie die Option Add summary Option (weitere Informationen finden Sie unten). Klicken Sie auf Weiter.
  5. Geben Sie im neu geöffneten Dialogfeld einen Namen für die Dokumentenmappe ein sowie eine Beschreibung (ein Name muss eingegeben werden, die Beschreibung ist optional). Klicken Sie auf Fertig stellen.

Die neue Dokumentdefinition wird im Dokumentdefinitionseditor geöffnet und alle der Dokumentdefinition hinzugefügten Bereiche sowie der Bereich für Zusammenfassung werden im Bereich Dokumentstruktur angezeigt. Die Bereiche, die aus vorhandenen Dokumentdefinitionen erstellt wurden, enthalten nur Indexfelder der ursprünglichen Dokumentdefinitionen. Der Dokumentdefinition der Dokumentenmappe können weitere Dokumentdefinitionen als Bereiche hinzugefügt werden. Klicken Sie dafür im Dokumentdefinitionseditor auf Dokumentdefinition →Add link to document. Um einen Bereich für Zusammenfassung hinzuzufügen, klicken Sie auf Dokumentdefinition → Bereich für Zusammenfassung hinzufügen....

Wichtig! Wenn Sie beim Bearbeiten einer Dokumentenmappe einer Dokumentdefinition Indexfelder hinzufügen oder entfernen, müssen diese aktualisiert werden, da diese sonst nicht korrekt dargestellt werden. Um das zu tun, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Element und klicken auf Indexfelder aktualisieren im Kontextmenü.

Hinweis. Die Reihenfolge der Bereiche kann in der Dokumentdefinition auf der Registerkarte Zusammenstellung im Dialogfeld Eigenschaften der Dokumentdefinition geändert werden.

Hinweis. Sie können auswählen, ob ein Bereich im Bereich für Zusammenfassung angezeigt werden soll, indem Sie die OptionBei Überprüfung anzeigen im Dialogfeld Eigenschaften des Bereichs aktivieren oder deaktivieren.

Bereich für Zusammenfassung

Ein Bereich für Zusammenfassung ist ein Bereich der Dokumentdefinition, in dem alle wesentlichen Felder einer Dokumentenmappe angezeigt werden. Dies erleichtert den Operatoren das Überprüfen von Dokumenten in einer Dokumentenmappe erheblich, da sie alle Fehler und Daten mit geringer Zuverlässigkeit an einem Ort anzeigen können. Außerdem müssen die Operatoren nur Dokumente öffnen, die möglicherweise Fehler enthalten.

Ein Bereich für Zusammenfassung:

  • Enthält keine Seiten oder Bilder.
  • Wirkt sich nicht auf die Zuordnung der Dokumentdefinition aus.
  • Enthält im Allgemeinen Links zu vorhandenen Feldern von Dokumenten in der Dokumentenmappe.

Um einer Dokumentdefinition einen Bereich für Zusammenfassung hinzuzufügen, öffnen Sie diese im Dokumentdefinitionseditor und klicken auf Dokumentdefinition → Bereich für Zusammenfassung hinzufügen.... Geben Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld einen Namen für Ihren Bereich für Zusammenfassung sowie eine Beschreibung (optional) ein. Der neue Bereich für Zusammenfassung wird im Bereich Dokumentstruktur angezeigt. Alle in der Dokumentdefinition aktivierten Regeln wirken sich auf die Felder im Bereich für Zusammenfassung aus, als wären sie Felder in regulären Bereichen.

Anzeigen von Feldern aus sich wiederholenden Dokumenten einer Mappe

Wenn Wiederholungen bestimmter Dokumenttypen in Ihrer Mappe erlaubt sind, werden die daraus extrahierten Informationen in einem Bereich für Zusammenfassung als wiederholte Gruppe oder Tabelle angezeigt.

Ein Operator arbeitet beispielsweise mit einem Darlehensantrag, der verschiedene IDs enthält – eine ID eines Kreditnehmers, seiner Frau und eines Bürgen. In dieser Dokumentenmappe gibt ID einen sich wiederholenden Dokumententyp an. Wenn Sie eine Gruppe von Feldern erstellen, die auf diese Dokumente verweisen, wird diese Gruppe ebenfalls wiederholt, sodass Sie sie in Form einer Tabelle darstellen können. In diesem Fall werden beim Erkennen von Dokumenten alle Daten bequem in einem Datenformular angezeigt, wobei jedes Dokument als eine Zeile der Tabelle dargestellt wird. So kann der Operator sofort alle benötigten Informationen einsehen, ohne alle Dokumente einzeln öffnen zu müssen, was die benötigte Zeit für die Überprüfung wesentlich reduziert.

Um zum Bild und Datenformular des ursprünglichen Dokuments zu wechseln, doppelklicken Sie die Tabellenzelle oder wählen den Befehl Gehe zu Originalfeld im Kontextmenü.

Wenn der Operator Dokumente dieser Art der Mappe hinzufügt, wird die entsprechende Zeile zur Tabelle hinzugefügt. Wenn Sie ein Dokument löschen oder zu einer anderen Mappe verschieben, wird die Zeile gelöscht.

Anzeigen von Feldern aus sich wiederholenden Dokumenten einer Mappe als Tabelle

Um die Anzeige von Feldern aus einem sich wiederholenden Satz von Dokumenten als Tabelle zu konfigurieren, fügen Sie eine Gruppe hinzu, die auf eines der festgelegten Dokumente in einem Bereich für Zusammenfassung verweist. Handelt es sich um ein sich wiederholendes Dokument (mehr als einmal wiederholt), wird auch die Gruppe zu einer sich wiederholenden Gruppe. Danach muss ein Benutzer diesen Gruppen die Felder aus dem Dokument hinzufügen, die als Tabelle im Bereich für Zusammenfassung angezeigt werden sollen.

  1. Hinzufügen eines Bereich für Zusammenfassung (Dokumentdefinition → Bereich für Zusammenfassung hinzufügen...).
  2. In der Registerkarte Zusammenstellung der Einstellungen der Dokumentenmappe legen Sie die Wiederholung des entsprechenden Dokuments fest.
  3. Legen Sie im Bereich für Zusammenfassung die Feldgruppe fest, die sich auf das Dokument bezieht. Wählen Sie dafür Feld erstellen  Link to existing fieldim Kontextmenü des Bereichs für Zusammenfassung und geben Sie das Dokument an. Wird das Dokument mehr als einmal wiederholt, wird auch die Gruppe zu einer sich wiederholenden Gruppe.
  4. Erstellen Sie in der Gruppe Links zu den Feldern des Dokuments, das während der Erstellung der Gruppe ausgewählt wurde (Feld erstellen  Link to existing field) und geben Sie die Felder an, die in der Tabelle angezeigt werden sollen. Der Gruppe können nur einfache Felder hinzugefügt werden. Zu diesen gehören Textfelder und Bilder ohne Wiederholungen und Untergruppen.
  5. Wenn Sie Anzeigefelder als Tabelle konfigurieren möchten, wählen Sie die resultierende Gruppe von Feldern in der Dokumentstruktur. Die Gruppe wird im Datenformular mit einem grünen Rechteck markiert. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Rechteck und wählen Sie Als Tabelle anzeigen.

Wenn Sie ein Dokument einer Mappe hinzufügen oder aus dieser löschen, wird die entsprechende Zeile auch der Tabelle hinzugefügt oder aus dieser gelöscht.

Automatische Zusammenstellung von Dokumentenmappen

Zusammenstellungsregeln für Dokumentenmappen werden ähnlich erstellt wie Zusammenstellungsregeln für Dokumente mit mehreren Bereichen.

Ein erkanntes Dokument wird automatisch einer Dokumentenmappe hinzugefügt, (a) wenn es sich um das erste Dokument einer Dokumentenmappe handelt und die Überprüfung der Bereichsreihenfolge aktiviert ist oder (b) wenn das Dokument ein Mitglied von nur einer Dokumentenmappe ist. Alle nachfolgenden Dokumente werden auf Basis der Zusammenstellungsregeln diesem Dokument hinzugefügt.

14.01.2021 14:17:18


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