Funktionen von ABBYY FlexiCapture für Rechnungen

Erkennung und Datenextraktion

Für die Rechnungsverarbeitung angepasstes FlexiLayout

ABBYY FlexiCapture for Invoices beinhaltet ein einsatzbereites FlexiLayout, das speziell für die sofortige Verarbeitung von Rechnungen angepasst wurde. Es enthält einen vordefinierten Satz von Datenfeldern für die Erkennung, der durch zusätzliche Felder erweitert werden kann. Dieses FlexiLayout ermöglicht die Erkennung aller benötigten Datenfelder aus den meisten Dokumenten ohne zusätzliche Anpassungen oder das Zurückgreifen auf integrierte Trainingsfunktionen.

Landesspezifische Einstellungen

ABBYY FlexiCapture for Invoices bietet eine vordefinierte Reihe von Verarbeitungsregeln und anderen landesspezifischen Einstellungen, die dann angewendet werden, sobald das Programm das Land der abrechnenden Geschäftseinheit identifiziert hat. Automatische Validierungsregeln gewährleisten, dass die Daten den landesspezifischen Verordnungen oder Verfahren entsprechen.

Diese einsatzbereiten Einstellungen stehen für eine Liste speziell unterstützter Länder zur Verfügung, die die Länder Österreich, Belgien, Frankreich, Deutschland, Niederlande, Spanien, Schweiz und Großbritannien beinhaltet. Während der Einrichtung kann vom Benutzer für jedes andere Land ein neues Profil hinzugefügt werden..

Validierungsregeln

Überprüfungen mithilfe vordefinierter Validierungsregeln gewährleisten die Konsistenz der Daten und unterstützen bei der Erkennung falscher oder unvollständiger Rechnungen und problematischer Felder. Während der automatischen Überprüfung erkannte Fehler wirken sich auf den Dokumentstatus aus. Das erlaubt die Unterscheidung völlig korrekter Dokumente von Ausnahmen, die eine spezielle Handhabung erfordern.

Bei der Überprüfungsphase werden die durch Validierungsregeln erkannten Fehler mit kurzen Kommentaren bereitgestellt, die die Art des Fehlers erläutern.

Erkennung des Dokumentstatus

Jede Rechnung erhält einen von drei möglichen Statusarten, die einem Dokument automatisch auf der Basis der Ergebnisse der Überprüfung durch die Validierungsregeln zugewiesen werden. Die Erkennung des Dokumentstatus führt eine Differenzierung der Rechnungen durch und ermöglicht eine Verarbeitung vollständig korrekter Dokumente ohne die Notwendigkeit, einzugreifen.

Rechnungen ohne Fehler wird dem Status "Gültig" zugewiesen, Rechnungen mit kleinen Fehlern, die einer speziellen Aufmerksamkeit bedürfen, wird der Status "Ausnahme" zugewiesen und diejenigen, die nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen oder in denen Daten fehlen, wird der Status "Abgelehnt" zugewiesen.

Der Status eines Dokuments wechselt automatisch zu "Gültig", sobald die Fehler korrigiert wurden. Der prüfende kann den zugewiesenen Status bestätigen oder eine Statusänderung erzwingen und in einem Kommentarfeld die Gründe für diese Entscheidung eingeben. Für Rechnungen mit dem Status "Abgelehnt" kann ein spezielles Exportziel festgelegt werden.

Erweiterte Datenbanksuche

Während der Erkennung vergleicht die Software die Rechnungsdaten mit den jeweiligen Lieferanten- und Geschäftseinheitsdatenbanken des Benutzers. Die Feldwerte werden automatisch von diesen Datenbanken bezogen, sofern die korrekten Einträge zuverlässig erkannt wurden. Wird kein oder werden mehrere Einträge in der Datenbank gefunden, kann der prüfende den korrekten Eintrag manuell auswählen.

Kontrolle von Rechnungspositionen

Wurde eine Verbindung zu einer Datenbank mit Bestellungen oder Verträgen eingerichtet, können die Rechnungsdaten in der Überprüfungsphase mit den jeweiligen Bestellungen verglichen werden. In diesem Fall kann der prüfende  eine übereinstimmende Bestellung aus der Datenbank öffnen, deren Daten mit denen der Rechnung vergleichen und die erfassten Daten aus dem jeweiligen Feld bestätigen.

Mobile Trainingstechnologie

Operatorgesteuertes Training

Um die Erkennung von Datenfeldern zu verbessern, bietet ABBYY FlexiCapture for Invoices ein mobiles Training, durch das sich die Software vom Benutzer in der Überprüfungsphase durchgeführte Korrekturen merkt und das FlexiLayout automatisch um neue FlexiLayout-Alternativen erweitert.

Administratorgesteuertes Training

Die Datenerkennung kann außerdem durch die Überprüfung der Ergebnisse des operatorgesteuerten Trainings verbessert werden. Ein Administrator kann diese Ergebnisse überprüfen, zurücksetzen oder korrigieren, den für das Training verwendeten Dokumentensatz anzeigen und bearbeiten und die als Ergebnis des operatorgesteuerten Trainings erstellten Alternativen deaktivieren oder aktivieren.

Benutzeroberfläche der Überprüfung

Speziell entwickeltes Formular für die Datenüberprüfung

Die intuitive Überprüfungsoberfläche von ABBYY FlexiCapture for Invoices wurde sorgfältig speziell für die Arbeit mit diesem Dokumenttyp entwickelt. Die Datenfelder auf dem Überprüfungsformular wurden gruppiert und so angeordnet, wie es für Rechnungen am praktikabelsten ist. Die Schlüsselfelder werden durch einen Schnappschuss des Originalbildes ergänzt. Die Pflichtfelder sind hervorgehoben; Warn- und Fehlermeldungen werden gemeinsam mit den Kommentaren angezeigt, um so schnelle und exakte Korrekturen zu ermöglichen.

Das Formular für die Datenüberprüfung und die Reihenfolge, in der die Felder überprüft werden sollen, können auf einfache Weise den Anforderungen des Benutzers und etablierten Verfahren angepasst werden.

Konfiguration

Länderbereich

Solche Einstellungen wie beispielsweise Sprache, Währung, Datumsformate, Zahlenformate, Validierungsregeln, Steuersätze usw. sind landesabhängig. ABBYY FlexiCapture for Invoices stellt Standardeinstellungen für die speziell unterstützten Länder bereit. Diese Einstellungen können bei Bedarf vom Benutzer angepasst werden.

Der Benutzer kann problemlos ein neues Profil hinzufügen und die korrekten Einstellungen für jedes andere Land festlegen, für das in der Software derzeit keine Standardeinstellungen verfügbar sind.

15.03.2021 9:22:23


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