Überprüfung von Rechungspositionen

ABBYY FlexiCapture erfasst automatisch Rechnungspositionen, entsprechende Funktion vom Administrator aktiviert wird und Ihre Lizenz es gestattet.

Wurden die Rechnungspositionen nicht automatisch oder falsch erfasst, können die Rechnungspositionen manuell erfasst werden oder versuchen Sie eine Feinabstimmung der automatischen Erfassungsfunktion.

Eine Rechnungsposition kann die Felder Bestellnummer, Artikelnummer, Beschreibung, Menge, Artikelpreis, Gesamtpreis usw. enthalten. Siehe Erfasste Felder.

Suche nach Rechnungspositionen

Klicken Sie auf den Befehl Rechungspositionen fortfahren (verfügbar durch Anklicken des Bereichs des Felds der Rechnungsposition) und versuchen Sie die Rechnungspositionen unterhalb der aktuellen Rechnungsposition zu erkennen.

Bei der Suche nach Rechnungspositionen unterhalb der aktuellen Position verwendet das Programm die Markierungsinformationen über die Bereiche der aktuellen und vorhergehenden Positionen, die vom Benutzer bereitgestellt (oder korrigiert) wurden.

Entspricht die Markierung nicht korrekt den Rechnungspositionen, sollte der Operator:

  • ein Rechteck um die erste Rechnungsposition zeichnen
  • alle Felder der ersten Rechnungsposition markieren
  • den Befehl Rechungspositionen fortfahren in einem Feld der ersten Rechnungsposition auswählen

Das Programm erkennt so die verbleibenden Rechnungspositionen automatisch. Um eine zuverlässigere Erkennung zu erreichen, wird das Programm Informationen über die Position der ersten Rechnungsposition und über die Positionen der Feldbereiche innerhalb der Rechnungsposition verwenden.

Ist auch dieses Ergebnis nicht zufriedenstellend, sollte der Operator:

  • die Position der ersten falsch erkannten Rechnungsposition korrigieren
  • die Felder dieser Rechnungsposition festlegen
  • den Befehl Rechungspositionen fortfahren  für diese Rechnungsposition aufrufen.

Das Programm erkennt so die verbleibenden Rechnungspositionen automatisch. Um eine zuverlässigere Erkennung zu erreichen, wird das Programm Informationen über die Position der aktuellen Rechnungsposition und über die Positionen aller vorhergehenden Rechnungspositionen verwenden.

Ist auch dieses Ergebnis nicht zufriedenstellend, sollte der Operator ein Rechteck um diese Rechnungspositionen und dann horizontale Trennlinien zur Trennung der einzelnen Rechnungspositionen zeichnen.

Suche nach Feldern in Rechnungspositionen

Wurden die Rechnungspositionen korrekt erkannt, aber einige der Felder innerhalb der Rechnungspositionen wurden nicht korrekt identifiziert, kann der Operator den Befehl Folgend Rechnungspositionen erneut analysieren  verwenden, der über das Kontextmenü des Bereichs einer Rechnungsposition verfügbar ist.

Dieser Befehl berücksichtigt die Positionen der Felder der Rechnungselemente in der aktuellen Zeile und die vorhergehenden Rechnungspositionen, die vom Benutzer bereitgestellt (oder korrigiert) werden. Anhand dieser Informationen identifiziert das Programm die Felder in den Rechnungspositionen unterhalb der aktuellen Zeile.

Wurden die Rechnungspositionen korrekt erkannt, aber einige der Felder innerhalb der Rechnungspositionen wurden nicht korrekt identifiziert, sollte der Operator:

  • die Feldbereiche in der ersten Rechnungsposition anordnen
  • den Befehl Folgend Rechnungspositionen erneut analysieren im Kontextmenü des Bereichs der Rechnungsposition auswählen

Das Programm wird nun die Felder in den verbleibenden Rechnungspositionen automatisch erkennen, ohne die Positionen der Rechnungspositionen selbst zu verändern. Um eine zuverlässigere Erkennung zu erreichen, wird das Programm Informationen über die Positionen der Feldbereiche in der ersten Rechnungsposition verwenden.

Ist auch dieses Ergebnis nicht zufriedenstellend, sollte der Operator:

  • die Position der Felder in der ersten Rechnungsposition korrigieren, wo die Felder korrekt erkannt werden
  • den Befehl Folgend Rechnungspositionen erneut analysieren für diese Rechnungsposition aufrufen

Das Programm wird nun die Felder in den verbleibenden Rechnungspositionen automatisch erkennen, ohne die Positionen der Rechnungspositionen selbst zu verändern. Um eine zuverlässigere Erkennung zu erreichen, wird das Programm Informationen über die Positionen der Feldbereiche in der aktuellen Rechnungsposition und in den vorhergehenden Rechnungspositionen verwenden.

Hinweis. Damit die Befehle Rechungspositionen fortfahren und Folgend Rechnungspositionen erneut analysieren eingesetzt werden können, muss das Programm das Land des Lieferanten oder Käufers kennen, d. h. das entsprechende Feld im Datenformular muss ausgefüllt werden.
Hinweis. Damit der Befehl Folgend Rechnungspositionen erneut analysieren einsatzfähig ist, aktivieren Sie die Option Besitzt Tabellenlayout in der Dokumentdefinition (ausführliche Informationen finden Sie unter Allgemeine Feldeigenschaften).

Rechnungspositionen manuell markieren

Mit ABBYY FlexiCapture können Rechnungspositionen manuell markiert werden.

Um eine Rechnungsposition zu markieren, zeichnen Sie ein Rechteck um die Rechnungsposition im Bild und wählen Rechnungspositionen[*] im Kontextmenü.

Als nächstes drücken Sie die linke Maustaste oder verwenden das Werkzeug Trennlinie zeichnen (F) für das Zeichnen einer horizontalen Trennlinie, um so die einzelnen Rechnungspositionen zu trennen.

Die Entwickler von Rechnungsformularen können die Rechnungspositionen auf ihren Rechnungen auf vielfältige Weise positionieren.

Sehr oft werden die Spalten durch vertikale Trennlinien von den anderen Feldern getrennt. In diesem Fall zeichnen Sie vertikale Trennlinien, um die Spalten von den Feldern zu trennen, sodass jede Spalte nur ein Feld enthält. Klicken Sie auf die Markierung (auf die Trennlinie oder auf das umschließende Rechteck). Im Spaltenkopf wird jetzt ein grünes Pluszeichen angezeigt. Klicken Sie auf das Pluszeichen und wählen Sie aus der Liste den Namen der Spalte aus. Die entsprechenden Felder werden innerhalb der Spalte automatisch erstellt.

Es können noch weitere Spalten (z. B. Beschreibung oder Artikelnummer) in einer Spalte im Bild abgelegt werden. In diesem Fall können Sie die Felder einfach markieren, indem Sie diese mit der Maus anklicken und deren Bereiche zeichnen.

Erstellen Sie die Bereiche der Felder in der ersten Rechnungsposition der Spalte. Wenn Sie jetzt mit der Erstellung der Bereiche der nächsten Rechnungsposition in dieser Spalte beginnen, wird das Programm Aufforderungen für die Felder anzeigen, die die Informationen verwenden, die über die vorhergehenden Rechnungspositionen gesammelt wurden.

Zeilenelemente trainieren

Das Trainieren der Zeilenelemente kann in den folgenden zwei Fällen erforderlich sein:

  1. Die Erfassung der Zeilenelemente muss verbessert werden (wenn z. B. einige der Spalten nicht erkannt oder Spalten falsch erkannt wurden, weil einige der Werte oder ihre Bereiche nicht korrekt erkannt wurden usw.)
  2. Auf einigen Rechnungen wurden keine Zeilenelemente erkannt (Online-Elemente wurden falsch erkannt, d. h. die vom Programm identifizierten Feldbereiche entsprechen nicht den tatsächlichen Feldbereichen).

Hinweis. Das Training kann nur für Spalten (einschließlich der Spalten, die manuell zur Dokumentdefinition hinzugefügt wurden) durchgeführt werden. Nicht erkannte Reihen können nicht trainiert werden.

So wird die Erfassung der Zeilenelemente verbessert:

  1. Markieren Sie die Spalten von drei bis fünf Reihen
    oder
    markieren Sie eine oder zwei Reihen und im Kontextmenü eines Feldes des ersten Zeilenelements wählen Sie  Rechungspositionen fortfahren oder Folgend Rechnungspositionen erneut analysieren. Siehe "Nach Zeilenelementen suchen" und "Suche nach Feldern in Zeilenelementen" darüber.
  2. Wiederholen Sie der Schritt 1 für die drei Rechnungen.

Hinweis. Nur die ersten drei Rechnungen werden verwendet, für die Sie die Trainingsfunktion aufgerufen haben. Um einen anderen Satz von Rechnungen auszuwählen, verwenden Sie die Ansicht Trainingsstapel für Feldextrahierung öffnen. Siehe "Training durch Benutzer mit Berechtigungen zur Projekteinrichtung".

Wenn keine Zeilenelemente erkannt wurden:

  1. Markieren Sie die Zeilenelemente manuell und führen Sie die Trainingsschritte wie oben beschrieben durch.
  2. Der Administrator kann die Zeilenpositionen im Modus Administratives Training auf die gleiche Art und Weise trainieren, wie er auch andere Felder trainiert (Siehe "Training während der Verarbeitung von Dokumenten").

Hinweis. Bevor Sie das Programm für die Erfassung von Zeilenelementen trainieren können, müssen der Anbieter festgelegt sowie Training während der Verarbeitung und Rechnungspositionen den Bestellpositionen zuordnen zuordnen aktiviert werden.

Nach dem Exportieren werden alle Dokumente standardmäßig zur Phase Training verschoben.

Mit Rechnungspositionen im Datenformular arbeiten

Die Rechnungspositionen werden in einer Tabelle im Datenformular angezeigt.

Standardmäßig werden diese Spalten im Datenformular angezeigt, dessen Felder im Bild erkannt wurden oder dessen Anzeige vom Administrator in der Dokumentdefinition erzwungen wurde.

Um die Anzeige im Datenformular anzupassen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile der Tabelle im Datenformular und im Kontextmenü wählen Sie die Spalten aus, die im Datenformular permanent angezeigt werden sollen, auch wenn deren Felder nicht erkannt wurden.

Um dem Datenformular Rechnungspositionen hinzuzufügen oder um diese zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte links von den Rechnungspositionen und wählen entweder Element 'Rechnungspositionen' darüber einfügen/Element 'Rechnungspositionen' darunter einfügen oder Löschen.

Im Kontextmenü des Felds einer Rechnungsposition werden neben den für alle Felder im Datenformular verfügbaren Standardbefehlen, die folgenden Befehle angezeigt:

  • Wert in alle Zeilen kopieren - Kopiert den Wert der aktuellen Zelle in alle Zellen der aktuellen Spalte
  • Wert in andere Reihen kopieren - Kopiert den Wert der aktuellen Zelle in die ausgewählten Zellen der aktuellen Spalte

1/14/2021 2:17:18 PM


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