Rechnungsstatus

Wichtig! Diese Funktion muss vom Administrator aktiviert werden. Ansonsten bleibt die Spalte Rechnungsstatus leer und im Datenformular wird kein Status oder Statusbeschreibung angezeigt.

Ein Status wird den Rechnungen auf der Basis von Regelprüfungen und/oder von Operatoren durchgeführten manuellen Überprüfungen zugewiesen. Der Status wird in der Dokumentliste in der Spalte Rechnungsstatus angezeigt.

Hinweis. Regelprüfungen wirken sich nur dann auf den Status von Rechnungen aus, wenn diese im Rahmen des (EU)-Projekts zur Rechnungsverarbeitung bearbeitet werden. Weitere Informationen finden Sie unten unter Regeln und der Status von Rechnungen in der Rechnungsverarbeitung (EU).

Status Description
Valid Rule checks have been successfully completed and the invoice is ready for export
Exception Invoice requires verification
Rejected The invoice does not comply with legislation (necessary data could not be found, is missing or has been recognize incorrectly). This data must be specified manually or the invoice must be processed in other ways (e.g. returned to the vendor)

Der Status einer Rechnung wird automatisch nach Validierungsregeln bestimmt. Wurden Fehler korrigiert, werden die Überprüfungsregeln erneut ausgeführt und der Rechnung wird automatisch ein neuer Status zugewiesen. Zu ausführlichen Informationen Siehe Verfügbare Regeln.

Enthält eine Rechnung Fehler, die nicht korrigiert werden konnten und trägt einen anderen Status als Gültig, muss der Status vom Operator bestätigt werden. Solche Rechnungen werden dann getrennt von den korrekt verarbeiteten Rechnungen exportiert (soweit vom Administrator festgelegt).

Der Status einer Rechnung kann manuell festgelegt werden. Beispiel: Um dem Programm das Exportieren von Rechnungen zu erlauben, die nicht allen Regeln entsprechen, kann der Operator deren Status auf Gültig ändern. Ähnlich verhält es sich mit dem Status einer Rechnung, die allen Regeln entspricht, aber nicht exportiert werden soll, er muss manuell geändert werden zu Abgelehnt oder Ausnahme.

Ändern des Status' einer Rechnung

Richtlinien und der Status von Rechnungen im (EU)-Projekt der Rechnungsverarbeitung.

Feldgruppen Regel Beschreibung Auswirkung auf Rechnungsstatus
Geschäftsbereich / Business Unit Informationen über Geschäftseinheiten müssen der Datenbank hinzugefügt werden (Information about business units must be added to database) Diese Regel überprüft, ob eine neue Geschäftseinheit, die in dem Bild gefunden und im Datensatz der GE gespeichert wurde, der Datenbank hinzugefügt wurde. Abgelehnt
Die Adresse der Geschäftseinheit ist erforderlich (Business Unit's address is required) Diese Regel überprüft und stellt sicher, dass das Feld GE\Straße nicht leer ist. Abgelehnt
Der Name der Geschäftseinheit ist erforderlich (Business Unit's name is required) Diese Regel überprüft und stellt sicher, dass das Feld GE\Name nicht leer ist. Abgelehnt
Die USt-IdNr der Geschäftseinheit ist erforderlich (Business Unit's VATID is required)

Diese Regel überprüft und stellt sicher, dass das Feld GE\USt-IdNr nicht leer ist.

* Die Regel wird für Rechnungen aus allen unterstützten Ländern mit Ausnahme der Schweiz angewendet.

Abgelehnt
Die Geschäftseinheit muss in der Datenbank vorhanden sein (Business Unit must be found in database) Diese Regel überprüft, ob die im Rechnungsbild gefundene Geschäftseinheit im Datensatz der GE vorhanden ist. Abgelehnt
Das Land der Geschäftseinheit ist erforderlich (Business Unit's Country is required) Diese Regel überprüft und stellt sicher, dass das Feld GE\Land nicht leer ist. Abgelehnt
Steuersätze bei nationalen Rechnungen prüfen (Check tax rates on national invoices) Überprüft, ob die angewendeten Steuersätze für Rechnungen aus dem eigenen Land korrekt sind. Die möglichen Steuersätze und deren Gültigkeitszeiträume sind für die jeweiligen Länder bekannt. Abgelehnt
Steuersatzfeld bei internationalen Rechnungen prüfen (Check tax rates field on international invoices) Überprüft, ob die angewendeten Steuersätze für internationale Rechnungen korrekt sind. Die möglichen Steuersätze und deren Gültigkeitszeiträume sind für die jeweiligen Länder bekannt. Ausnahme
Lieferant / Vendor Adresse des Lieferanten ist erforderlich (Vendor address is required) Diese Regel überprüft und stellt sicher, dass das Feld Lieferant\Straße nicht leer ist. Abgelehnt
Name des Lieferanten ist erforderlich (Vendor name is required) Diese Regel überprüft und stellt sicher, dass das Feld Lieferant\Name nicht leer ist. Abgelehnt
USt-IdNr des Lieferanten ist erforderlich (Vendor VATID is required)

Diese Regel überprüft und stellt sicher, dass das Feld Lieferant\USt-IdNr nicht leer ist.

* Die Regel wird für Rechnungen aus allen unterstützten Ländern mit Ausnahme der Schweiz angewendet.

Abgelehnt
Lieferant muss in der Datenbank vorhanden sein (Vendor must be found in database) Diese Regel überprüft, ob der im Rechnungsbild gefundene Lieferant auch im Lieferantendatensatz vorhanden ist. Ausnahme
Lieferantendetails müssen der Datenbank hinzugefügt werden (Vendor details must be added to database) Diese Regel überprüft, ob ein neuer Lieferant, der in dem Bild gefunden und im Lieferantendatensatz gespeichert wurde, der Datenbank hinzugefügt wurde. Ausnahme
Bankdaten des Lieferanten sind erforderlich (Vendor's bank details are required) Diese Regel überprüft, ob IBAN, Bankleitzahl und Bankkonto den Werten im Lieferantendatensatz entsprechen. Kein Einfluss
Bankdaten des Lieferanten anhand der Datenbank überprüfen (Check vendor's bank details against database) Überprüft, ob die im Rechnungsbild erkannten Bankdaten des Lieferanten mit den Bankdaten im Datensatz Lieferant übereinstimmen. Kein Einfluss
Daten der Rechnungskopfzeile / Invoice Header Data Rechnungsnummer ist erforderlich (Invoice number is required)

Diese Regel überprüft und stellt sicher, dass das Feld Rechnungsnummer nicht leer ist.

* Die Regel wird für Rechnungen aus allen unterstützten Ländern mit Ausnahme der Schweiz angewendet.

Abgelehnt
Rechnungsdatum ist erforderlich (Invoice date is required) Diese Regel überprüft und stellt sicher, dass das Feld Rechnungsdatum nicht leer ist. Abgelehnt
Lieferdatum ist erforderlich (Delivery date is required) Diese Regel überprüft und stellt sicher, dass das Feld Lieferdatum nicht leer ist. Die Regel hat keine Auswirkung, wenn der Lieferdatum-Indikator gesetzt ist. Abgelehnt
Lieferdatum muss vor Rechnungsdatum liegen (Delivery date must be earlier than Invoice date) Die folgende Prüfung wird durchgeführt: Lieferdatum liegt innerhalb der Zeitspanne Lieferdatum <= Rechnungsdatum. Ausnahme
Lieferdatum darf nicht älter als ein Jahr sein (Delivery date must not be earlier than a year ago) Die folgende Prüfung wird durchgeführt: Lieferdatum liegt innerhalb der Zeitspanne Heute - 360 Tage <= Lieferdatum Ausnahme
Währungswert überprüfen (Check currency value) Diese Regel überprüft und stellt sicher, dass die Währung der Währung entspricht, die für das Projekt festgelegt wurde. Abgelehnt
Beträge / Amounts Gesamtsumme ist ein Pflichtfeld (Total is a required field) Diese Regel überprüft und stellt sicher, dass das Feld Gesamtsumme nicht leer ist. Abgelehnt
Betragsüberprüfung (Amount check ) Diese Regel überprüft, ob Net Amount + Tax Amount = Total. Werden Zusatzkosten oder Rabatte erkannt, überprüft die Regel, ob Net Amount + Tax Amount + Additional Costs - Discount Amount = Total. Ausnahme
Feld Steuersatz darf nicht leer sein (Tax Rate field must not be empty) Wurde Nettobetrag oder Steuerbetrag nicht eingegeben, darf der entsprechende Steuersatz nicht leer sein. Abgelehnt
Wird ein Steuersatz erkannt, ist ein Vorsteuerbetrag erforderlich (If tax rate is detected, pre-tax amount is required)

Diese Regel überprüft für jeden gefundenen Steuersatz, ob der jeweilige Nettobetrag und Steuerbetrag nicht leer sind und stellt außerdem sicher, dass

Steuerbetrag = (Steuersatz/100) x Nettobetrag.

Abgelehnt
Wird ein Steuersatz gefunden, ist ein Steuerbetrag erforderlich (If tax rate is found, tax amount is required)

Diese Regel überprüft für jeden gefundenen Steuersatz, ob der entsprechende Steuerbetrag nicht leer ist

* Die Regel wird nur für Rechnungen aus Deutschland angewandt.

Abgelehnt
Gesamtsteuer ist erforderlich Feld (Total Tax is required field)

Diese Regel überprüft und stellt sicher, dass das Feld Amounts\Total Tax Amount nicht leer ist.

* Die Regel wird für Rechnungen aus allen unterstützten Ländern mit Ausnahme von Deutschland angewendet.

Abgelehnt
Steuerfeld überprüfen (Check Tax field) Diese Regel überprüft für jeden gefundenen Steuersatz, ob der entsprechende Steuerbetrag für jeweiligen Nettobetrag und Steuersatz korrekt ist (dass die arithmetische Gleichung Steuerbetrag = Nettobetrag * Steuersatz richtig ist). Ausnahme
Gesamtsteuerfeld überprüfen (Check Total Tax field)

Die folgende Prüfung wird durchgeführt:

Steuergesamtbetrag = Steuerbetrag 1 + Steuerbetrag 2.

* Die Regel wird für Rechnungen aus allen unterstützten Ländern mit Ausnahme von Deutschland und Großbritannien angewendet.

Ausnahme
Nettogesamtsummenfeld prüfen (Check Net Total field)

Die folgende Prüfung wird durchgeführt:

Nettogesamtbetrag = Nettobetrag 0 + Nettobetrag 1 + Nettobetrag 2.

Ist das Feld Nettogesamtbetrag leer, gibt diese Regel entsprechend den Berechnungen Daten in das Feld ein.

Ausnahme
Gesamtsummenfeld prüfen, wenn Steuergesamtbetrag erforderlich (Check Total field if total tax amount is required)

Diese Regel überprüft, ob die Summe aus gefundenen Nettobeträgen, Steuerbeträgen und Zusatzkosten der Gesamtsumme entspricht.

* Die Regel wird für Rechnungen aus allen Ländern mit Ausnahme von Deutschland angewendet.

Ausnahme
Gesamtsummenfeld prüfen, wenn Steuergesamtbetrag optional (Check Total field if total tax amount is optional)

Diese Regel überprüft, ob die Summe aus gefundenen Nettobeträgen, Steuerbeträgen und Zusatzkosten der Gesamtsumme entspricht

* Die Regel wird nur für Rechnungen aus Deutschland angewandt.

Ausnahme
Nettogesamtsumme anhand Bestellpositionen überprüfen (Verify net total against order items) Überprüft die Gesamtsumme der Werte in der Spalte Nettogesamtpreis der Tabelle Artikel anhand des Rechnungsbetrags vor Steuern (Nettogesamtbetrag). Kein Einfluss
Bestellung / Purchase Order Rechnungspositionen mit Artikelanzahl vergleichen (Check invoice line items count against order items count) Überprüft, ob die Anzahl der Rechnungspositionen in einer Rechnung mit der Anzahl der Rechnungspositionen in der entsprechenden Bestellung übereinstimmt. Kein Einfluss
Bestellnummer und Betrag überprüfen (Check purchase order number and amount) Überprüft, ob die erfasste Bestellnummer und der erfasste Betrag einer Rechnung mit den Bestellungen im Datensatz PurchaseOrders übereinstimmen. Abgelehnt
Überprüfen, ob die Rechnungspositionen den Artikeln der Bestellung eindeutig zugeordnet wurden (Check if invoice line items are matched with unique order items) Überprüft, ob mehrere Rechnungspositionen einer Rechnung ein und derselben Rechnungsposition in der Bestellung zugewiesen wurden. Abgelehnt
Artikel / Line Items Betrag prüfen (Check item amount) Überprüft für jede Rechnungsposition, ob das Folgende wahr ist: Menge * Einheitspreis entspricht Nettogesamtpreis für den Artikel nach Anwendung des Rabatts in Prozent. Kein Einfluss
Vergleichen mit Bestellpositionen (Match invoice line item with order item) Diese Regel überprüft, ob für jede Position einer Rechnung das entsprechende Element im Datensatz PurchaseOrderItems vorhanden ist. Abgelehnt
Währungswert der Rechnungspositionen überprüfen (Check LineItems currency value) Überprüft, ob die Währung der Rechnungspositionen einer der für das Projekt festgelegten Währungen entspricht. Abgelehnt
Preis pro Einheit ist erforderlich (Price per unit is required) Diese Regel überprüft, um sicherzustellen, dass die Spalte Unit Price nicht leer ist. Ausnahme
Geamtsumme auf Zeilenebene ist erforderlich (Line level Total is required ) Diese Regel überprüft und stellt sicher, dass das Feld Total Price Netto nicht leer ist. Ausnahme
Menge ist erforderlich (Quantity is required ) Diese Regel überprüft, um sicherzustellen, dass die Spalte Quantity nicht leer ist. Ausnahme
GL-Code überprüfen (Check GL Code) Diese Regel überprüft, ob sich der Wert des Felds im Datensatz GLCodes befindet. Sie wird außerdem für die Erstellung einer Liste von Vorschlägen für die Stationen verwendet.. Kein Einfluss
Kostenstelle prüfen (Check cost center) Diese Regel überprüft, ob die VendorId, die dazugehörige BUId und das zugehörige Feld LineItems/CostCenter im Datensatz CostCenters vorhanden sind. Sie wird außerdem für die Erstellung einer Liste von Vorschlägen für die Stationen verwendet. Kein Einfluss

1/14/2021 2:17:18 PM


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