Statuts des factures

Important !Cette fonction doit être activée par l'administrateur Dans le cas contraire, la colonne Statut de facture estera vide et aucun statut ni description de statut n'apparaîtra dans le formulaire de données.

Les statuts sont attribués aux factures selon les vérifications de règles et/ou les vérifications manuelles effectuées par les opérateurs. Les statuts sont affichés dans la colonne Statut de facture dans la liste de documents.

Remarque :Les vérifications des règles affectent le statut des factures uniquement lorsqu'elles sont traitées dans le cadre du projet Traitement des factures (UE). Pour de plus amples informations, consultez Règles et statut des factures dans le projet Traitement des factures (UE) ci-dessous.

Statut Description
Valid / Valide Les vérifications des règles ont été réalisées avec succès et la facture est prête à être exportée
Exception / Exception La facture nécessite une vérification
Rejected / Refusé La facture ne répond pas aux normes de législation (les données nécessaires n'ont pas été trouvées, sont absentes ou n'ont pas été reconnues correctement). Ces données doivent être spécifiées manuellement ou la facture doit être traitée différemment (par exemple renvoyée au vendeur)

Le statut d'une facture est déterminé automatiquement par les règles de validation. Lorsque des erreurs ont été corrigées, les vérifications de règles sont effectuées à nouveau et un nouveau statut est attribué automatiquement à la facture. Pour de plus amples informations, voir Règles disponibles.

Si une facture contient des erreurs qui n'ont pu être corrigées et qu'elle a un statut autre que Valide, le statut doit être confirmé par l'opérateur. Ces factures seront exportées séparément des factures terminées avec succès (tel que spécifié par l'administrateur).

Le statut d'une facture peut être spécifié manuellement. Par exemple, pour autoriser le programme à exporter des factures qui ne satisfont pas certaines règles, l'opérateur peut modifier leur statut en Valide. De la même manière, le statut d'une facture qui satisfait toutes les règles mais qui ne doit pas être exporté, peut être changé manuellement en Refuséou ou Exception.

Comment modifier le statut d'une facture

Règles et statut des factures dans le projet Traitement des factures (UE)

Groupes de champs Règle Description Effet sur le statut de la facture
Entité commerciale /Business Unit Des informations sur les entités commerciales doivent être ajoutées à la base de données (Information about business units must be added to database) Cette règle vérifie si la nouvelle entité commerciale qui a été trouvée sur l'image et enregistrée dans le jeu de données d'EC a été ajoutée à la base de données. Refusé
L'adresse de l'entité commerciale est obligatoire (Business Unit's address is required) Cette règle vérifie que le champ BU\Street n'est pas vide. Refusé
Le nom de l'entité commerciale est obligatoire (Business Unit's name is required ) Cette règle vérifie que le champ BU\Name n'est pas vide. Refusé
L'ID de TVA de l'entité commerciale est obligatoire (Business Unit's VATID is required )

Cette règle vérifie que le champ BU\VATID n'est pas vide.

* La règle est appliquée à toutes les factures provenant de tous les pays pris en charge, à l'exception de la Suisse.

Refusé
L'entité commerciale doit figurer dans la base de données (Business Unit must be found in database) Cette règle vérifie si l'unité opérationnelle figurant sur l'image de la facture se trouve dans le jeu de données de cette unité opérationnelle. Refusé
Le pays de l'entité commerciale est obligatoire (Business Unit's Country is required) Cette règle vérifie que le champ BU\Country n'est pas vide. Refusé
Vérifier les taux de taxe des factures nationales (Check tax rates on national invoices) Vérifie que les taux de taxe appliqués sont corrects pour les factures provenant d'un même pays. Les taux de taxe possibles et leurs périodes de validité sont connus pour chaque pays. . Refusé
Vérifier le champ de taux de taxe des factures internationales (Check tax rates field on international invoices) Vérifie que les taux de taxe appliqués sont corrects pour les factures internationales. Les taux de taxe possibles et leurs périodes de validité sont connus pour chaque pays. Exception
Fournisseur / Vendor L'adresse du fournisseur est obligatoire (Vendor address is required) Cette règle vérifie que le champ Vendor\Street n'est pas vide. Refusé
Le nom du fournisseur est obligatoire (Vendor name is required) Cette règle vérifie que le champ Vendor\Name n'est pas vide. Refusé
Le VATID du fournisseur est obligatoire (Vendor VATID is required)

Cette règle vérifie que le champ Vendor\VATID n'est pas vide.

* La règle est appliquée à toutes les factures provenant de tous les pays pris en charge, à l'exception de la Suisse.

Refusé
Le fournisseur doit figurer dans la base de données (Vendor must be found in database) Cette règle vérifie si le fournisseur trouvé sur l'image de facture est également présent dans le jeu de données de fournisseurs. Exception
Des détails sur le fournisseur doivent être ajoutés à la base de données (Vendor details must be added to database) Cette règle vérifie si le nouveau fournisseur qui a été trouvé sur l'image et enregistré dans le jeu de données Fournisseurs a été ajouté à la base de données. Exception
Les coordonnées bancaires du fournisseur sont obligatoires (Vendor's bank details are required) Cette règle vérifie si l'IBAN, le code banque et le compte bancaire correspondent aux valeurs du jeu de données du fournisseur.. Aucun effet
Vérifier les coordonnées bancaires du fournisseur par rapport à la base de données (Check vendor's bank details against database) Vérifie que les coordonnées bancaires du fournisseur détectées sur l'image de facture sont identiques à celles du jeu de données Fournisseur. Aucun effet
Données d'en-tête de facture / Invoice Header Data Le numéro de facture est obligatoire (Invoice number is required)

Cette règle vérifie que le champ Numéro de facture n'est pas vide.

* La règle est appliquée à toutes les factures provenant de tous les pays pris en charge, à l'exception de la Suisse.

Refusé
La date de facture est obligatoire (Invoice date is required) Cette règle vérifie que le champ Date de facture n'est pas vide. Refusé
La date de livraison est obligatoire (Delivery date is required) Cette règle vérifie que le champ Date de livraison n'est pas vide. La règle n'a pas d'effet si Indicateur de date de livraison est défini. Refusé
La date de livraison doit être antérieure à la date de la facture (Delivery date must be earlier than Invoice date) Cette règle vérifie si : la date de livraison est bien comprise dans l'intervalle Date de livraison <= Date de facture. Exception
La date de livraison ne doit pas être antérieure à un an (Delivery date must not be earlier than a year ago) Cette règle vérifie si : la date de livraison fait bien partie de l'intervalle Aujourd'hui - 360 jours <= Date de livraison Exception
Vérifier la valeur de devise (Check currency value) Cette règle vérifie que la devise est identique aux devises spécifiées pour le projet. Refusé
Montants / Amounts Le champ Total est obligatoire (Total is a required field) Cette règle vérifie que le champ Total n'est pas vide. Refusé
Vérification du montant (Amount check ) Cette règle vérifie que Net Amount + Tax Amount = Total. Si des coûts supplémentaires ou des remises sont détectés, alors la règle vérifie que Net Amount + Tax Amount + Additional Costs – Discount Amount = Total. Exception
Le champ Taux de taxe ne doit pas être vide (Tax Rate field must not be empty) Si le champ Montant net ou Montant de taxe n'est pas vide, le Taux de TVA respectif ne doit pas être vide. Refusé
Si un taux de taxe est détecté, le montant hors taxe est obligatoire (If tax rate is detected, pre-tax amount is required)

Cette règle vérifie que pour chaque taux de taxe trouvé, les champs Montant net et Montant de taxe ne sont pas vides. Elle vérifie également que

Montant de taxe = (taux de taxe/100) × Montant net.

Refusé
Si un taux de taxe est détecté, le montant de taxe est obligatoire (If tax rate is found, tax amount is required)

Cette règle vérifie que, pour chaque taux de taxe trouvé, le champ Montant de taxe respectif n'est pas vide.

* La règle n'est appliquée qu'aux factures provenant d'Allemagne

Refusé
Le champ Total taxe est obligatoire (Total Tax is required field)

Cette règle vérifie que le champ  Montants\Montant total de taxe n'est pas vide.

* La règle est appliquée aux factures provenant de tous les pays pris en charge, à l'exception de l'Allemagne.

Refusé
Vérifier le champ Taxe (Check Tax field) Cette règle vérifie que pour chaque taux de taxe trouvé, le montant de taxe respectif est correct pour les champs NetAmount et TaxRate respectifs (que l'égalité arithmétique TaxAmount = NetAmount * TaxRate est vraie). Exception
Vérifier le champ Total Taxe (Check Total Tax field)

Cette règle vérifie si :

Montant total de taxe = Montant de taxe 1 + Montant de taxe 2.

* Ces règles sont appliquées aux factures de tous les pays pris en charge à l'exception de l'Allemagne et de la Grande-Bretagne.

Exception
Vérifier le champ Total net (Check Net Total field)

Cette règle vérifie si :

Montant total net = Montant net 0 + Montant net 1 + Montant net 2.

Si le champ Montant net total est vide, cette règle entre les données dans le champ conformément aux calculs.

Exception
Vérifier le champ Total si le montant total des taxes est obligatoire (Check Total field if total tax amount is required)

Cette règle vérifie que la somme de tous les montants nets trouvés, des montants de taxe et des coûts supplémentaires est bien égale au total.

* La règle est appliquée aux factures provenant de tous les pays, à l'exception de l'Allemagne.

Exception
Vérifier le champ Total si le montant total des taxes est facultatif (Check Total field if total tax amount is optional)

Cette règle vérifie que la somme de tous les montants nets trouvés, des montants de taxe et des coûts supplémentaires est bien égale au total.

* La règle n'est appliquée qu'aux factures provenant d'Allemagne.

Exception
Vérifier le montant net par rapport aux éléments de la commande (Verify net total against order items) Vérifie la somme totale des valeurs de la colonne TotalPriceNetto de la table LineItems par rapport au montant HT de la facture (TotalNetAmount). Aucun effet
Bon de commande / Purchase Order Vérifier le nombre d'éléments de ligne de facture par rapport au nombre d'éléments de ligne de bon de commande (Check invoice line items count against order items count) Vérifie si le nombre d'éléments de ligne d'une facture est identique au nombre d'éléments de lignes du bon de commande correspondant. Aucun effet
Vérifier le numéro de bon de commande et le montant (Check purchase order number and amount) Vérifie si le numéro de bon de commande et le montant capturés sur la facture correspondent aux bons de commande du jeu de données PurchaseOrders. Refusé
Vérifier si les éléments de ligne de facture sont analogues aux éléments de ligne du bon de commande unique (Check if invoice line items are matched with unique order items) Vérifie si plusieurs éléments de ligne d'une facture sont associés à un seul et même élément de ligne de bon de commande. Refusé
Éléments de ligne / Line Items Vérifier le montant des (Check item amount) Pour chaque élément de facture, vérifie si : Quantity * UnitPrice est égal à TotalPriceNetto de l'élément après application du DiscountPercentage. Aucun effet
Analogie entre un élément de ligne de facture et un élément de ligne de bon de commande (Match invoice line item with order item) Cette règle vérifie qu'un élément du jeu de données PurchaseOrdersItems correspond à chaque élément de ligne de facture.. Refusé
Vérifier la valeur de devise de LineItems (Check LineItems currency value) Vérifie si la devise de l'élément de ligne est identique à la devise spécifiée dans les devises du projet. Refusé
Prix unitaire obligatoire (Price per unit is required) Cette règle vérifie que la colonne Unit Price n'est pas vide. Exception
Total par ligne obligatoire (Line level Total is required ) Cette règle vérifie que le champ Total Price Netto n'est pas vide. Exception
Quantité obligatoire (Quantity is required ) Cette règle vérifie que la colonne Quantity n'est pas vide. Exception
Vérifier le code GL(Check GL Code) Cette règle vérifie que la valeur du champ figure dans le jeu de données GLCodes. Elle sert également à créer une liste de suggestions pour les postes. Aucun effet
Vérifier le centre de coût (Check cost center) Cette règle vérifie que le champ VendorId, ainsi que les champs BUId et les champs LineItems/CostCenter correspondants sont présents dans le jeu de données CostCenters. Elle sert également à créer une liste de suggestions pour les postes. Aucun effet

3/15/2021 9:22:26 AM


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