Vérification des ensembles de documents à l'étape de numérisation

Vous pouvez avoir besoin de vérifier l'intégralité des ensembles de documents avant de passer par toutes les étapes de traitement dans ABBYY FlexiCapture, pour vérifier si un client a envoyé tous les documents requis, par exemple. Supposons qu'un seul poste de numérisation est installé dans votre bureau. Les ensembles de documents peuvent alors être vérifiés immédiatement après la numérisation des documents. Pour la mise en œuvre de cette vérification, toutes les images de document doivent être assemblées en documents en fonction de leur type (cela peut être fait manuellement ou automatiquement). Les documents doivent ensuite être assemblés en ensembles de documents et le type de chaque document et de chaque ensemble de documents doit être spécifié. Maintenant, avant d’envoyer un lot vers sa destination prévue, le programme vérifie s’il contient le nombre requis de documents de certains types.

Configuration des vérifications à effectuer sur les ensembles de documents

Afin que le programme vérifie les ensembles de documents après la numérisation, procédez aux étapes suivantes. Dans la boîte de dialogue Propriétés du type de lot, spécifiez les types de documents que votre lot doit contenir et le nombre de documents attendu. Puis sélectionnez l'option Vérifier les types et le nombre de documents . Pour plus de détails, consultez l'aide dans Opérateurs de numérisation (section Types de document).

Astuce. Si certains types de documents sont facultatifs et ne devraient pas influer sur la vérification, définissez le nombre minimal de documents de ce type sur 0 ou laissez le champ vide.

Assemblage de documents

Après la numérisation, les images peuvent être automatiquement séparées en lots et en documents à l'aide des paramètres spécifiés dans la boîte de dialogue Propriétés du type de lot (par ex., en utilisant des codes-barres ou en fonction du nombre de pages de chaque document). Vous pouvez procéder à des ajustements sur les ensembles de documents et les documents mal assemblés en faisant glisser les documents avec la souris ou en utilisant les commandes Créer un document et Désassembler un document. La commande Créer un document ne peut être appliquée qu'aux documents sélectionnés qui se suivent immédiatement.

Attribution de types de documents

Les types de document peuvent être créés manuellement sur le poste de numérisation ou importés depuis ABBYY FlexiCapture. Si les documents doivent être traités au moyen d’ABBYY FlexiCapture, nous vous recommandons d’importer les types de documents correspondants à partir d’ABBYY FlexiCapture. Cela garantira que chaque type de document sur le poste de numérisation aura une définition de document correspondante dans ABBYY FlexiCapture. Le nombre de sections et de documents sera également importé.

Remarque :Après l'importation des types de document, vous pouvez apporter des ajustements (par ex., changer le nombre de documents dans un type de document).

Astuce. Les types de document peuvent être attribués à tout moment pendant le déroulement de l'assemblage de documents. Cependant, la stratégie recommandée consiste à assembler d'abord les images indépendantes en documents, puis à attribuer les types de document, puis, à ce moment-là seulement, à constituer des ensembles de documents.

Pour obtenir des instructions sur la spécification des types de document, consultez l'aide dans Opérateur de numérisation (Travailler avec des lots, des documents et des pages → Pour spécifier un type de document).

Exécution de la vérification avant l'envoi des ensembles de documents

Si l'option Vérifier les types et le nombre de documents est sélectionnée pour un type de lot, alors, avant l'envoi d'un lot vers sa destination prévue, le programme vérifiera s'il contient le nombre requis de documents du type que vous avez spécifié. Si le lot passe la vérification avec succès, il est envoyé vers sa destination prévue. Dans le cas contraire, le lot n'est envoyé nulle part et un message d'erreur s'affiche (indiquant, par exemple, qu'un document d'un certain type fait défaut). Vous devez corriger l'erreur (par ex., numériser ou charger tout document manquant) avant de tenter un nouvel envoi du lot.