Connexion des bases de données d'entités commerciales et de fournisseurs

When processing an invoice, ABBYY FlexiCapture will first look for the vendor (i.e. the company that issued the invoice) and the business unit (i.e. the company or department that received the invoice).

The vendor in most cases determines the language of the invoice and the formatting of its numbers, dates, and amounts. The business unit determines the tax rates and applicable regulatory requirements. ABBYY FlexiCapture will use all of this information when capturing invoice data and applying validation rules.

To help the program locate the vendor and business unit fields, you can use vendor and business unit databases. These must be connected to the data sets in your Document Definition. (A data set is a local copy of a table from an external database that stores information about vendors or business units. The values in a data set can be typified and normalized. A data set may be periodically updated to synchronize it with its external database. See Preparing vendor and business unit databases for more information.)

Vendor and business unit databases can also be used for automatic and manual data checks.

You do not have to use vendor and business unit databases, but note the following:

  • If vendor and business unit databases are used, ABBYY FlexiCapture can more reliably detect companies by looking for additional company information on invoice images. It can also make sure that a detected vendor is a "known" vendor. Additionally, if a vendor database is used, you will be able to train fields.
  • If no vendor or business unit databases are used, ABBYY FlexiCapture will use neural networks to look for vendor and business unit names and addresses on invoice images (see Detecting the main fields for details). Note also that you will not be able to train fields, as ABBYY FlexiCapture cannot reliably identify vendors without a vendor database.
  • If you have no vendor databases but still want to use field training, you can accumulate company information by adding records to your data sets while capturing invoices. For more information, see Looking up vendors and business units in the database.

Connexion des bases de données

Les bases de données des fournisseurs et des entités commerciales sont connectées de la même manière :

  1. Ouvrez le menu Projet et cliquez sur Définitions de document....
  2. Cliquez sur le bouton Éditer... dans la boîte de dialogue qui s'ouvre.
  3. Ouvrez le menu Définition de document et cliquez sur Propriétés de la définition de document....
  4. Ouvrez l'onglet Jeux de données dans la boîte de dialogue qui s'ouvre.
  5. Double-cliquez sur la ligne Entités commerciales (Fournisseurs) ou cliquez sur le bouton  Configurer.... La boîte de dialogue Ensemble de données s'ouvrira.
    Le Jeu de données est essentiellement un tableau de données. Il contient les colonnes nécessaires et leurs types. Ces colonnes et types ne peuvent être modifiés par l'utilisateur, qui doit associer chaque colonne dans le jeu de données avec une colonne d'une base de données externe. Si une base de données ne contient pas de tableau comportant les données nécessaires, il vous faudra créer un affichage avec ces données et définir cet affichage comme étant le tableau.
  6. Sélectionnez Base de données dans la liste déroulante Source.
    Remarque :Ne sélectionnez que le type de source Script si vous prévoyez d'utiliser un script pour mettre à jour le Jeu de données. Consultez Mise à jour des jeux de données pour plus de détails.
  7. Définissez la chaîne de connexion à la base de données.
    Vous pouvez sélectionner l'une des variables d'environnement existantes à partir du projet ou définir une nouvelle chaîne en cliquant sur le bouton Spécifier.... Utiliser une variable d'environnement depuis le projet permet de déplacer le projet et de se connecter à des bases de données avec la même structure sans éditer la Définition de document.
  8. Sélectionnez Schéma de données  et Table de base de données .
  9. Associez les colonnes du jeu de données avec leurs colonnes correspondantes dans la base de données externe.
    Pour chaque colonne du jeu de données, vous pouvez spécifier la colonne correspondante dans la base de données externe ou spécifier la valeur.
    La liste Faire correspondre les champs  contient :
    • Les noms des colonnes dans le jeu de données
    • Les colonnes correspondantes de la base de données externe

Par défaut, chaque champ dans la colonne Colonne de bases de données externes du jeu de données contient la valeur. Cela signifie qu'aucune colonne d'une base de données externe n'a été spécifiée.

  • La colonne Trouvé qui contient une coche si une analogie entre le champ du Jeu de données et une colonne de base de données a été établie.
  • La colonne Normalisation qui affiche le type de normalisation utilisé pour la valeur.

La normalisation donne la possibilité de considérer plusieurs valeurs très proches comme étant identiques (Voir Normalisation pour plus de détails).
Sélectionnez une colonne dans le tableau et cliquez sur le bouton Éditer....

  1. Dans la boîte de dialogue Mappage de colonnes de jeux de données, sélectionnez la base de données correspondante dans la liste  Colonnes de bases de données .
    Les factures du même fournisseur peuvent contenir différents noms de la société du fournisseur et différentes adresses. Dans les cas où plusieurs valeurs correspondent au même fournisseur (le même VATID), elles doivent être placées dans différentes colonnes du tableau (ou affichage) de la base de données externe, telles que Nom 1, Nom 2, Adresse 1, Adresse Vous pouvez ensuite sélectionner Plusieurs colonnes... dans la liste lorsque vous spécifiez des colonnes correspondantes et indiquez un nombre de colonnes de la base de données comme étant des analogies de la colonne du Jeu de données.
    Remarque :La base de données externe peut contenir, par exemple, uniquement une valeur du nom et de la rue de la société. Toutefois, ces champs peuvent avoir plusieurs variantes communes lorsqu'ils sont présents sur les factures. Pour parvenir à la meilleure qualité de détection, le texte de ces champs imprimé sur une facture doit être aussi proche que possible du texte correspondant dans le jeu de données. Voir Colonnes complexes de jeu de données.
    Pour créer plusieurs colonnes, spécifiez le nombre de colonnes autorisées pour un champ donné dans la case Nombre maximal de variantes. Les opérateurs pourront ajouter des valeurs à ces colonnes ultérieurement.
    Remarque :Si vous spécifiez un nombre inférieur au véritable nombre de colonnes (le nombre de manières différentes d'écrire la valeur d'un champ), ce nombre augmentera automatiquement à la mise à jour du Jeu de données. Si vous spécifiez un nombre supérieur au véritable nombre de colonnes, des colonnes vides seront ajoutées.
    Si votre base de données n'a pas de colonne correspondante pour une colonne du Jeu de données, voir Colonnes du jeu de données Vendors et Colonnes du jeu de données BusinessUnits.
  2. Sélectionnez une entrée de la liste Normalisation  qui correspond le mieux au type de données de la colonne (Voir Normalization pour plus de détails). Si nécessaire, activez l'option Stocker la valeur normalisée.
  3. Si nécessaire, activez l'option Ne peut être vide.
    Remarque :Activer l'option Ne peut être vide permet d'indiquer au programme que la colonne doit contenir des valeurs. S'il s'avère qu'il ne contient aucune valeur, l'enregistrement sera considéré comme non valide.
    Important !Si votre Définition de document contient un Jeu de données Fournisseurs utilisant une base de données externe comme source, la valeur du champ Fournisseur de votre Définition de document dépendra de la valeur du champ Entité commerciale, et par défaut, l'option  Ne peut être vide sera activée pour la colonne BusinessUnitId. Si le Jeu de données Fournisseurs utilise une autre source, cette option doit être activée manuellement.
  4. Enregistrez les modifications que vous avez apportées dans la boîte de dialogue Mappage de colonnes de jeux de données.
  5. Vous pouvez aussi utiliser le bouton Ajouter... pour ajouter des colonnes personnalisées à un Jeu de données et spécifier les colonnes correspondantes d'une base de données externe.
    Remarque :Vous pouvez utiliser les boutons Éditer... et Supprimer pour gérer les colonnes complexes. Les colonnes prédéfinies (indiquées par une icône de cadenas) ne peuvent pas être supprimées.
  6. Spécifiez une période de mise à jour de base de données dans le jeu de données si des mises à jour automatiques sont requises.
  7. Pour naviguer entre les enregistrements à l'aide d'un script, activez l'option Vérifier les enregistrements à l'aide de scripts Consultez Script de validation de jeu de données pour plus de détails.
  8. Enregistrez vos modifications.

L'onglet  Jeux de données

Ous les Jeux de données sont répertoriés dans l'ongle Jeux de données. Cette liste comprend quelques informations supplémentaires :

  • le nom du Jeu de données dans la colonne Nom ;
  • le type de la source sélectionnée dans la colonne Source ;
  • le nombre total d'enregistrements de la colonn Nombre d'enregistrements ;
    Remarque :Le nombre total d'enregistrements ne sera affiché que si l'option Mettre les données en cache est activée dans les propriétés du Jeu de données.
  • Le statut du Jeu de données, c'est-à-dire, s'il est activé ou non, apparaîtra dans la colonne Connecté.

Vous pouvez gérer les Jeux de données en utilisant les boutons à droite de la liste :

  • Configurer... ouvre la boîte de dialogue Propriétés du Jeu de données sélectionné.
  • Mettre à jour met à jour le Jeu de données sélectionné.

Les Jeux de données Fournisseurs et Entités commerciales sont stockés dans le projet et doivent être synchronisés avec une base de données externe dont les données peuvent changer au fil du temps. La synchronisation a lieu à l'ouverture du projet, mais uniquement si le temps écoulé depuis la dernière synchronisation dépasse l'intervalle de mise à jour spécifié. Consultez Mise à jour des jeux de données pour en savoir plus sur les mises à jour.

  • Vérifier... vérifie le Jeu de données (les données seront affichées dans une fenêtre distincte)
  • Ajouter... crée un nouveau Jeu de données.
  • Renommer... renomme le Jeu de données sélectionné.
  • Supprimer supprime le Jeu de données sélectionné.
  • Afficher... ouvre une boîte de dialogue vous permettant de consulter et de modifier les données du Jeu de données sélectionné.
  • Effacer supprime tous les enregistrements du Jeu de données.

Afficher et modifier des enregistrements de jeux de données

Pour afficher ou modifier un Jeu de données, sélectionnez-le dans l'onglet Jeux de données de la boîte de dialogue Propriétés de la définition de document, puis cliquez sur le bouton Afficher....

Tous les enregistrements faisant partie de l'un des trois groupes d'enregistrements. Vous pouvez sélectionner le groupe d'enregistrements que vous souhaitez afficher dans la liste déroulante Groupe d'enregistrements .

  • Général ne contient que les enregistrements valides.
  • Supprimé(e) contient les enregistrements qui ont été supprimés par un utilisateur. Ces enregistrements ne sont pas utilisés durant la reconnaissance et ne seront pas affichés en tant que résultats lorsque vous effectuez une recherche dans la base de données. Si le Jeu de données est mis à jour, ces enregistrements ne seront pas restaurés.
  • Non valide contient les enregistrements non valides.

Cliquez sur le bouton Définir... pour trier et filtrer les enregistrements selon leurs valeurs dans l'une des colonnes de la liste. Le bouton Réinitialiser désactive le filtre.

Différentes opérations sont accessibles pour chacun des groupes d'enregistrements :

Opération Général Supprimé(e) Non valide
Éditer...* Permet de modifier un enregistrement. Les enregistrements modifiés restent dans la liste. ... Permet de modifier un enregistrement. Les enregistrements modifiés restent dans la liste.
Ajouter...* Ajoute un enregistrement à la liste. ... ...
Supprimer Déplace l'enregistrement vers  Supprimé(e). ... Déplace un enregistrement vers  Supprimé(e).
Restaurer ... Restaure l'enregistrement (le déplace dans Général). Valide l'enregistrement (le déplace dans Général).

* - l'ajout et la modification d'enregistrements ne sont possibles que si l'option Clé primaire est activée. Il est impossible de modifier ou d'ajouter des enregistrements aux jeux de données par défaut PurchaseOrders et PurchaseOrderItems.

Remarque :Le nombre de valeurs que vous pouvez spécifier pour un champ lorsque vous ajoutez ou modifiez les enregistrements d'un Jeu de données ne peut pas dépasser le nombre que vous avez spécifié dans la case Nombre maximal de variantes de la boîte de dialogue Mappage de colonnes de jeux de données du Jeu de données. Vous pouvez utiliser les boutons et des boîtes de dialogue Ajouter un enregistrement et Modifier l'enregistrement pour gérer les enregistrements.

Remarque :Pour appliquer un tri ou un filtre aux enregistrements nouvellement ajoutés ou modifiés, reconfigurez le filtre.

Règles de vérification de la base de données

Effectuer des recherches dans la base de données pendant le traitement des factures

Modifier des dossiers de fournisseur et d'entité commerciale et en ajouter de nouveaux

14.01.2021 14:17:20


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