Exportation de données vers un fichier

Pour configurer l'exportation vers un fichier, procédez comme suit :

1. Dans la fenêtre de l'éditeur de définitions de documents, sélectionnez l'élément de menu Définition de Document → Paramètres d'exportation....
2. Cliquez sur Ajouter... puis sélectionnez Exportation vers des fichiers de données dans le champ Type.
3. Spécifiez si l’exportation est obligatoire.
4. Spécifiez si les images doivent être exportées.
5. Spécifiez les documents (avec et/ou sans erreurs) devant être exportés puis cliquez sur Suivant>.
6. Définissez les paramètres d'exportation puis cliquez sur Suivant>. Les paramètres d'exportation ajustables dépendent de la valeur spécifiée dans le champ Cible .
• Recréer les noms de fichier et la structure des sous-dossiers du dossier actif,

  détails

  Si vous sélectionnez cette valeur, la structure du dossier reprendra celle du dossier actif d'où les images de document proviennent. Lorsque vous configurez ce type d'exportation, sélectionnez le dossier qui reprendra la structure du dossier actif dans le champ Chemin d'exportation .

• Exporter tous les documents vers un fichier,

  détails

  Sélectionnez cette valeur pour exporter toutes les données vers un fichier. Lorsque vous configurez ce type d'exportation, saisissez le chemin d'accès et le nom du fichier vers lequel exporter les données dans le champ Chemin d'exportation .

• Créer un dossier distinct pour chaque lot,

  détails

  Sélectionnez cette valeur pour exporter chaque document vers un fichier distinct :

  • ndiquez le chemin d'accès et les premiers caractères du nom de fichier dans le champ Préfixe de fichier ;
  • pour que chaque lot soit exporté vers un dossier distinct, sélectionnez Créer un dossier distinct pour chaque lot.

• Créer une structure de dossier et un nom de fichier à l'aide d'un modèle,

  détails

  Si vous sélectionnez cette valeur, les noms de fichier et la structure des sous-dossiers seront créés selon les paramètres du document.

  • Spécifiez le chemin d’exportation racine dans le champ Chemin d'exportation .
  • Spécifiez les options de dénomination de fichiers. Pour ce faire, cliquez sur  Éditer...  et spécifiez les règles nécessaires. Pour plus d’informations, consultez Options de dénomination des fichiers exportés.
  • Dans le champ  Si le fichier existe,  sélectionnez l'opération que le programme doit effectuer si un fichier portant le nom généré existe déjà.

Le chemin d'exportation se spécifie par rapport au dossier racine spécifié dans les Propriétés du projet. Il vous suffit de spécifier un nom de sous-dossier dans lequel les documents seront enregistrés. Si vous devez utiliser un chemin d'exportation différent du chemin racine des Propriétés du projet, vous devez spécifier le chemin d'exportation au format UNC (\\nom_de_l'ordinateur\nom_du_partage[\chemin]). Assurez-vous également que les postes impliqués dans l’exportation ont accès à l’emplacement spécifié. Des erreurs d’exportation se produiront si le chemin d’accès est indiqué au format suivant : \[path].

7. Sélectionnez les Formats de fichiers d'exportation,  définissez si nécessaire les propriétés d'exportation supplémentaires pour le type de fichier et le codage du texte sélectionnés. Cliquez ensuite sur Suivant >.

Important !Complétez les étapes 8 et 9 seulement si vous avez sélectionné l'option Enregistrer les images du document à l'étape 4.

8. Si vous souhaitez enregistrer les images, définissez les paramètres d'enregistrement d'image puis cliquez sur Suivant >.
• Choisissez entre enregistrer les images avec les données ou définir le dossier d'images.
• Sélectionnez le système de dénomination de fichier d'image : identique aux fichiers de données ou autre. Consultez la section Options de dénomination de fichier d'exportation.
• Définissez les champs qui contiennent les images que vous souhaitez masquer pendant l'exportation.
9. Si des images doivent être stockées, définissez les options de stockage d'images puis cliquez sur Suivant>.
• Sélectionnez le format d’image ainsi que la qualité et que la couleur souhaités.
• Pour modifier la résolution des images sources, sélectionnez Changer la résolution en  puis sélectionnez la valeur appropriée dans la liste.
• ◦Si vous avez sélectionné le format PDF ou PDF/A comme format de stockage, vous pouvez créer des fichiers PDF interrogeables.
10. Saisissez un nom de profil d’exportation puis cliquez sur Terminer.

Le programme exportera toutes les valeurs des champs de document vers un ou plusieurs fichiers du format spécifié.

Remarque :Par défaut, les champs qui se répètent (c'est-à-dire les champs avec plusieurs instances et plusieurs tableaux) sont exportés dans des fichiers séparés, pour lesquels un nouveau dossier est créé. Le nom du dossier est composé du nom du fichier d'exportation. Pour désactiver l'exportation des champs qui se répètent, désactivez l'option  Créer des fichiers distincts pour les éléments répétables dans l'onglet Assistant Destination de l'exportation (cette option est disponible pour tous les formats excepté en XML). Le cas échéant, lorsque les champs qui se répètent sont exportés dans un fichier d'exportation, le programme ajoute une nouvelle ligne pour chaque instance d'élément.

Remarque : Lorsque vous exportez des données sur les images exportées (images de pages ou champs) dans un fichier, le chemin d'accès au fichier peut être :

• relatif, si les images sont exportées dans le même dossier que le fichier (ou ses sous-dossiers)
• absolu dans tous les autres cas.