Utilisation d'un jeu de données pour améliorer la détection

La détection des fournisseurs peut parfois être plus fiable si vous constituez et utilisez un jeu de données sur les fournisseurs possibles. De plus, un jeu de données de ce type donnera la possibilité aux utilisateurs de spécifier des types de dépenses personnalisés pour certains fournisseurs. Par exemple, si les employés d'une entreprise achètent habituellement des fournitures de bureau et de la papeterie à un fournisseur particulier, pour ce dernier, le type de dépenses peut être défini en tant que « Fournitures de bureau ». Désormais, à l'acquisition des reçus de ce fournisseur, le type de dépense sera automatiquement changé en « Fournitures de bureau ».

Les champs et les règles de vérification du jeu de données sont désactivés par défaut. Pour les activer, procédez aux étapes ci-après.

  1. Dans l'éditeur de définitions de document, activez les champs suivants en cliquant Afficher à la vérification sur l'onglet Général de la boîte de dialogue des propriétés du champ : VendorID_Dataset, VendorName_Dataset, VendorExpenseType_Dataset et FinalExpenseType.
  2. Dans la boîte de dialogue Propriétés de la définition de document, activez les règles suivantes : Vérification de la base de données Fournisseurs, Copier le type de dépenses et Copier le nom de l'entreprise.
  3. Pour être en mesure de rechercher des fournisseurs pendant la vérification, ajoutez un bouton sur le formulaire de données (faites un clic droit sur le formulaire et sélectionnez Insérer un bouton dans le menu contextuel ou cliquez sur Formulaire → Insérer un contrôle → Bouton). Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cliquez sur l'onglet Format et spécifiez Recherche de base de données comme type d'action, puis sélectionnez la règle Vérification de la base de données Fournisseurs.
  4. Enregistrez et publiez votre définition de document.

Chaque fois que le programme détectera un nouveau nom de fournisseur sur un reçu, celui-ci sera automatiquement ajouté au jeu de données. À mesure que votre jeu de données sur les fournisseurs s'étoffera, la détection des fournisseurs par le programme gagnera en fiabilité.

Pour modifier le jeu de données sur les fournisseur ou pour trouver un fournisseur particulier lors de la vérification, cliquez sur le bouton que vous avez ajouté au formulaire de données, puis cliquez sur le bouton Modifier l'enregistrement, Ajouter un enregistrement, Réinitialiser les données ou Sélectionner, en fonction de l'action que vous souhaitez effectuer (pour plus d'informations, consultez Recherche de fournisseurs et d'unités opérationnelles dans la base de données). Lors de l'ajout ou de la modification d'un enregistrement, vous pouvez spécifier un type de dépenses spécifique au fournisseur donné. La prochaine fois qu'un utilisateur procédera à l'acquisition d'un reçu de ce fournisseur, ce type de dépenses apparaîtra dans le champ Type de dépenses (Final) .

1/14/2021 2:17:20 PM


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