ABBYY FlexiCapture pour factures

• ABBYY FlexiCapture for Invoices est une solution logicielle intelligente et simple d'utilisation pour traiter les factures. Il remplace les tâches de saisies de données exigeant beaucoup de main d'œuvre par une capture de données transparente, gérable, efficace et automatisée reposant sur des technologies d'analyse intelligente de documents et de reconnaissance de caractères.
• ABBYY FlexiCapture for Invoices repose sur la puissante plate-forme ABBYY FlexiCapture et comprend des fonctionnalités supplémentaires, des paramètres prédéfinis, des règles de validation, la possibilité d'effectuer une recherche avancée dans les bases de données et des améliorations de l'interface utilisateur. Ces caractéristiques supplémentaires sont conçues sur mesure pour le traitement des factures.
• ABBYY FlexiCapture for Invoices est une solution prêt à l'emploi capable d'identifier les champs de données figurant sur une grande majorité de factures, ce qui vous permet de les traiter immédiatement. La technologie de formation automatique intelligente à la volée affine l'extraction de données des factures dont la mise en page n'est pas standard.
• ABBYY FlexiCapture for Invoices permet d'employer des règles de validation spécifiques aux pays et des vérifications logiques et arithmétiques adaptables. Il est en outre capable de comparer les données capturées avec les bases de données de l'entreprise, garantissant ainsi la conformité juridique et la cohérence des données, ce qui facilite l'approbation des factures et la détection des factures erronées. Les paramètres flexibles du programme vous permettent d'adapter le workflow de traitement aux exigences professionnelles spécifiques de votre entreprise, mais aussi de mettre en œuvre un traitement direct des factures conformes à la totalité des règles de validation automatique. Le personnel de vérification peut donc se concentrer sur les documents qui requièrent véritablement son attention.

Processus de capture de factures

1. Acquisition des images

Plusieurs moyens permettent de fournir les images de factures au programme :

• numériser des factures papier ;
• télécharger les images de factures à partir d'une boîte de réception ;
• télécharger les images de factures à partir d'un dossier stocké sur un ordinateur ou un serveur FTP

2. Reconnaissance et contrôles de règles

Une fois importées, les factures sont automatiquement reconnues par le programme. Les données des factures sont ensuite vérifiées via les règles et un statut est attribué à la facture selon les résultats de ces vérifications.

Le statut Valide est attribué aux factures ne requérant aucune modification ; elles sont prêtes pour l'exportation.

3. Vérification et correction des erreurs

Les factures dont le statut est autre que Valide doivent être vérifiées par un opérateur. Les opérateurs vérifient ces documents et remédient aux erreurs et avertissements signalés lors des vérifications en fonction des règles. Le statut de la facture devient Valide une fois que tous les défauts ont été corrigés. Les opérateurs peuvent également confirmer les statuts qui ont été attribués automatiquement. Les opérateurs peuvent changer manuellement le statut d'une facture. Dans ce cas, ils devront spécifier le motif du changement de statut.

Si le programme échoue systématiquement dans la localisation des champs de factures, les opérateurs peuvent le former lors du processus de capture de documents.

4. Exportation de données

L'exportation de données est la dernière étape de traitement. Au cours de cette étape, les données sont exportées comme spécifié dans les paramètres du programme. Les documents dont les statuts diffèrent peuvent être exportés de différentes manières. Par exemple, les documents dont le statut est Valide et dont le statut est Exception peuvent être exportés vers un autre dossier que les documents dont le statut est Refusé. Plusieurs destinations d'exportation peuvent être définies et les factures peuvent être exportées vers chacune de ces destinations.

Si le statut d'une facture a été modifié manuellement, le motif de changement de statut fourni par l'opérateur est également exporté.

Le programme prend en charge l'exportation vers des fichiers de données et des fichiers d'image, vers les bases de données compatibles ODBC et vers Microsoft SharePoint. Son API facile à utiliser permet l'intégration à n'importe quel système.

Vous pouvez en apprendre davantage sur la capture de factures avec ABBYY FlexiCapture for Invoices dans Comment capturer des factures.

Configuration de ABBYY FlexiCapture for Invoices

ABBYY FlexiCapture for Invoices inclut un projet préconfiguré prêt à l'emploi.

Avant de pouvoir commencer à capturer des factures, vous devez fournir des données concernant les fournisseurs et les entités commerciales au programme. Il les utilise pour détecter et reconnaître les champs contenant des données concernant les fournisseurs/entités commerciales qui figurent sur l'image de facture. Si aucune donnée concernant les fournisseurs/entités commerciales n'est fournie, l'opérateur devra spécifier manuellement l'emplacement de ces champs. Dans ce cas, les données reconnues seront enregistrées et utilisées lors du traitement des factures du fournisseur/de l'entité commerciale en question.

Bien qu' ABBYY FlexiCapture for Invoices soit préconfiguré et prêt à l'emploi, vous pouvez tout de même spécifier un certain nombre de paramètres supplémentaires :

• Vous pouvez ajouter des champs supplémentaires à la liste des champs à extraire de la facture. Ces champs peuvent inclure des champs prédéfinis qui sont désactivés par défaut, ainsi que d'autres champs.
• L'ensemble de règles peut être adapté aux diverses organisations et législations..
• Il est possible que la mise en page des factures d'un fournisseur particulier ne soit pas standard, ce qui entraîne une qualité insatisfaisante de capture de données. Dans ce cas, ABBYY FlexiCapture for Invoices peut être formé pour améliorer la qualité des données capturées à partir de telles factures.
• Les factures capturées peuvent être associées aux bons de commande.

Vous pouvez en apprendre davantage sur la configuration d'ABBYY FlexiCapture for Invoices dans Comment configurer un projet de capture de factures.

Remarque :Pour utiliser ABBYY FlexiCapture vous devez disposer de la licence  ABBYY FlexiCapture appropriée. Consultez Paramètres de licence pour en savoir plus sur les licences.