Statut des documents des projets de ABBYY FlexiCapture for Invoices

Une fois que vous entrez des factures dans le programme, elles sont automatiquement reconnues et vérifiées à l'aide d'un ensemble de règles de validation. Une fois les règles appliquées, un statut est attribué à chacune des factures.

Les statuts des factures sont automatiquement attribués selon l'ensemble de règles qui a déjà été créé (voir Règles disponible).

Les documents dont le statut est Valide peuvent être exportés sans vérification.

Les factures comportant d'autres statuts doivent d'abord être vérifiées par l'opérateur. L'opérateur examine chacun des documents et remédie aux erreurs et avertissements signalés en fonction des règles. Une fois que l'opérateur aura remédié aux erreurs et avertissements d'une facture, le statut de cette facture deviendra Valide. L'opérateur peut décider d'accepter le statut attribué automatiquement ou d'attribuer un statut manuellement, en fournissant la raison pour laquelle il a procédé ainsi dans le champ Commentaires.

Si le programme échoue constamment dans la détection de certains champs des factures sous forme d'images, l'opérateur peut le former au fil de son travail, en indiquant les positions de champs appropriées sur l'image en cours.

Les documents dont les statuts diffèrent peuvent être exportés vers différentes destinations afin d'être traités ultérieurement par votre logiciel de finance. Les commentaires fournis par l'opérateur lorsqu'il a changé le statut des documents apparaîtront également dans votre logiciel de finance.

Désactivation du statut de la facture

Désactiver le statut de la facture entraîne les changements suivants :

• Les champs Status (statut) et Reason (motif) disparaissent du formulaire de données et deviennent non modifiables dans l'éditeur Définition de document
• la colonne Statut de facture reste vide après la reconnaissance

Ces changements n'interféreront pas avec l'exécution des règles prédéfinies qui s'appliquent au statut du document.

Important !Quand le statut de facture est désactivé, l'exportation basée sur le statut ne fonctionnera pas (assurez-vous de décocher l'option Condition de champ  dans les paramètres du profil d'exportation) Les règles dépendantes du statut ne fonctionneront pas.

Pour désactiver le calcul du statut de la facture :

1. Dans le menu principal de l'éditeur Définition de document, cliquez sur Définition de document → Propriétés de la définition de document....
2. Dans la boîte de dialogue des propriétés de facture, cliquez sur l'onglet Paramètres de définition de document.
3. Cliquez sur le bouton Éditer... dans le groupe Champs et caractéristiques supplémentaires.
4. Dans la boîte de dialogue Fonctionnalités de définition de document décochez l'option Statut de facture.

Statuts attribués par un opérateur : commentaires de l'opérateur et motifs prédéfinis de changement de statut

L'opérateur peut ignorer les erreurs et avertissements détectés par le biais des règles et attribuer manuellement le statut d'une facture. Lorsqu'il procède ainsi, il devra fournir un commentaire ou sélectionner un motif dans la liste de motifs prédéfinis.

1. Dans le menu Projet, sélectionnez Définitions de document....
2. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, cliquez sur Éditer....
3. Dans le menu Définition de document, sélectionnez Propriétés de la définition de document....
4. Cliquez sur l'onglet Paramètres de définition de document de la boîte de dialogue qui apparaît.
5. Cliquez sur Éditer... à côté du groupe Handling Invoice Output Status. La boîte de dialogue  Motifs de modification de statut apparaît.

Modifier la liste de motifs prédéfinis :

En sélectionnant un élément de la liste État  vous pouvez consulter la liste de motifs prédéfinis pour le changement de statut d'une facture.

Cliquez sur Ajouter... pour ajouter un nouveau motif personnalisé. Ajoutez le nouveau motif et son code dans la boîte de dialogue Motif de modification de statut.

Cliquez sur le bouton Charger... pour charger un motif à partir d'un fichier texte.

Permettre aux opérateurs de fournir leurs propres motifs :

Sélectionnez l'option L'opérateur peut saisir des motifs personnalisés si vous souhaitez autoriser l'opérateur à fournir ses propres motifs ad-hoc pour le changement de statut.

Configurer une exportation dépendant du statut

La procédure de configuration d'une exportation ABBYY FlexiCapture for Invoices n'est généralement pas différente de la procédure de configuration d'une exportation ABBYY FlexiCapture (Voir Configuration de l’exportation de données). Pour obtenir des instructions détaillées sur la configuration d'une exportation dépendant du statut dans ABBYY FlexiCapture for Invoices, Voir Paramètres d'exportation de données.

Règles affectant le statut d'une facture

Pour afficher les règles

1. Dans le menu Définition de document, sélectionnez Propriétés de la définition de document....
2. Cliquez sur l'onglet Règles de la boîte de dialogue qui apparaît.

Une règle peut affecter le statut d'une facture.

Pour qu'une règle affecte le statut des factures, ajoutez le préfixe (Refusé) ou (Exception) à son nom. Si des erreurs sont détectées par le biais d'une règle comportant l'un de ces préfixes, le statut correspondant sera attribué à la facture défaillante. Vous pouvez ajouter un préfixe de changement de statut à une règle lorsque vous en créez une nouvelle ou lorsque vous en modifiez une qui existe déjà.