Comment configurer un projet de capture de factures

Avant de commencer à traiter les factures, il vous faudra :

  1. Créer un nouveau projet.
    Ouvrez le menu Fichier et sélectionnez Nouveau projet.... Dans la liste déroulante Type de projet, sélectionnez Traitement de facture (Au-NZ), Traitement de facture (CA), Traitement de facture (ES), Traitement de facture (EU), Traitement de facture (JP) or Traitement de facture (US) comme type de projet, selon la localisation de l'entité commerciale. (Voir Pays pris en charge et langues prises en charge).
  2. Spécifiez un nom pour le projet et le chemin vers le dossier dans lequel il doit être enregistré.
    Remarque :Vous pouvez créer plusieurs projets. Par exemple, vous pouvez avoir un projet distinct pour chaque département ou pour des fournisseurs spécifiques.
  3. Configurer le projet. Un projet bien configuré offre une plus haute précision de capture de données. Les paramètres qui doivent être configurés avant que vous ne puissiez commencer le traitement sont décrits ci-dessous.

Configurer des profils d'importation

Le traitement des factures commence par l'ajout d'images de document. Il existe plusieurs manières d'acquérir des images :

  • Un opérateur peut scanner des documents papier.
  • Un opérateur peut ajouter des images depuis un dossier.
  • Un profil d'importation peut être utilisé. Les profils d'importation sont configurés par un administrateur et incluent l'importation depuis un scanner, un dossier actif et une boîte de réception.

Pour plus d'informations sur les profils d'importation, Voir Profils d'importation d'image.

Important !La version actuelle de ABBYY FlexiCapture for Invoices a une limite sur le traitement des factures de plusieurs pages. Si une facture a plusieurs pages, elles doivent être assemblées dans le bon ordre (de la première à la dernière). Le début et la fin d'un document de plusieurs pages doivent être définis. Ceci peut être fait dans les paramètres d'importation.

Spécifier les paramètres de région et de langue

Créez une liste des pays desquels proviendront vos factures. Cette liste sera utilisée pour déterminer le jeu de règles qui sera utilisé pour vérifier vos factures, le formatage des nombres, dates, sommes, taux d'imposition, devises, valeurs des champs spéciaux et une liste des langues autorisées pour les factures. La liste de langues sera ensuite utilisée pour sélectionner les mots clés qui permettent de trouver des champs sur les factures.

Remarque :Tous les paramètres régionaux et linguistiques sont disponibles dans un fichier XML. Pour plus de détails, éditer les paramètres de traitement d'images dans les fichiers XML.

Ajouter des bases de données

Effectuez cette étape si vous avez une base de données de fournisseurs et entités commerciales. De telles bases de données permettent d'identifier correctement des groupes de champs de fournisseurs et d'entités commerciales sur l'image de facture et d'en extraire les données. Sans bases de données, les groupes de champs de fournisseurs et d'entités commerciales doivent être spécifiés à la main pendant la vérification.

Configure export settings

Spécifiez un chemin d'exportation pour les données extraites. Le projet inclut déjà un profil d'exportation par défaut, mais divers autres profils peuvent être configurés pour les documents avec différents statuts. Par exemple, vous pouvez choisir d'exporter des documents avec le statut Refusé dans un dossier distinct.

Remarque :Pour plus d'informations sur les statuts de document et leur utilisation, Voir Le statut des documents dans les projet.

Paramètres supplémentaires

Formation

L'administrateur peut former le système lors de la configuration du projet. Si le test révèle que la qualité de la capture de données est inférieure dans certaines factures, la formation peut être utilisée pour améliorer la qualité de la capture de données.

Règles

Spécifiez les règles qui seront utilisées pour vérifier les factures.

Capture de données depuis les champs supplémentaires

Spécifiez les champs supplémentaires pour l'extraction de données ou créez vos propres champs personnalisés.

Analogie des bons de commande

Configurez l'association automatique des champs de factures avec les bons d'achat.

Options supplémentaires pour les opérateurs

Activez la formation pendant le traitement des factures ou autorisez les opérateurs à ajouter ou modifier les dossiers des fournisseurs et entités commerciales.

Paramètres de l'interface utilisateur graphique ABBYY FlexiCapture for Invoices :

Configurer l'apparence du formulaire de documents

Localiser la Définition de document

Traduisez les légendes de champs, noms des boutons, infobulles et autres zones de texte dans le formulaire de données. Traduisez les messages d'erreur.

Mettre à jour la Définition de document

Les utilisateurs peuvent mettre à jour leurs projets lorsqu'une nouvelle version de ABBYY FlexiCapture est publiée. oute modification apportée par l'utilisateur avant la mise à jour sera conservée autant que possible.

Paramètres du poste de travail

Informations complémentaires sur les paramètres personnels...

13.04.2021 11:12:29


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