Verbindung mit Datenbanken für Lieferanten und Geschäftseinheiten

When processing an invoice, ABBYY FlexiCapture will first look for the vendor (i.e. the company that issued the invoice) and the business unit (i.e. the company or department that received the invoice).

The vendor in most cases determines the language of the invoice and the formatting of its numbers, dates, and amounts. The business unit determines the tax rates and applicable regulatory requirements. ABBYY FlexiCapture will use all of this information when capturing invoice data and applying validation rules.

To help the program locate the vendor and business unit fields, you can use vendor and business unit databases. These must be connected to the data sets in your Document Definition. (A data set is a local copy of a table from an external database that stores information about vendors or business units. The values in a data set can be typified and normalized. A data set may be periodically updated to synchronize it with its external database. See Preparing vendor and business unit databases for more information.)

Vendor and business unit databases can also be used for automatic and manual data checks.

You do not have to use vendor and business unit databases, but note the following:

  • If vendor and business unit databases are used, ABBYY FlexiCapture can more reliably detect companies by looking for additional company information on invoice images. It can also make sure that a detected vendor is a "known" vendor. Additionally, if a vendor database is used, you will be able to train fields.
  • If no vendor or business unit databases are used, ABBYY FlexiCapture will use neural networks to look for vendor and business unit names and addresses on invoice images (see Detecting the main fields for details). Note also that you will not be able to train fields, as ABBYY FlexiCapture cannot reliably identify vendors without a vendor database.
  • If you have no vendor databases but still want to use field training, you can accumulate company information by adding records to your data sets while capturing invoices. For more information, see Looking up vendors and business units in the database.

Datenbanken verbinden

Die Datenbanken für Lieferanten und Geschäftseinheiten werden auf die gleiche Weise verbunden:

  1. Öffnen Sie das Menü Projekt und klicken Sie auf Dokumentdefinitionen....
  2. Klicken Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld auf die Schaltfläche Bearbeiten....
  3. Öffnen Sie das Menü Dokumentdefinition und klicken Sie auf Eigenschaften der Dokumentdefinition....
  4. Öffnen Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld die Registerkarte Datensätze.
  5. Doppelklicken Sie die Zeile BusinessUnits (Vendors) oder klicken Sie auf die Schaltfläche Einrichtung.... Das Dialogfeld Datensatz wird geöffnet.
    Ein Datensatz ist im Wesentlichen eine Tabelle mit Daten. Er enthält die benötigten Spalten und deren Typen. Diese Spalten und Typen können nicht von dem Benutzer geändert werden, der jede Spalte im Datensatz einer Spalte in einer externen Datenbank zuordnen muss. Enthält eine Datenbank keine Tabelle mit den benötigten Daten, muss anhand dieser Daten eine Ansicht erstellt und diese Ansicht als Tabelle festgelegt werden.
  6. Wählen Sie Datenbank aus der Dropdownliste Quelle aus.
    Hinweis. Wählen Sie nur den Quelltyp Skript, wenn Sie beabsichtigen, für die Aktualisierung des Datensatzes ein Skript zu verwenden. Weitere Details finden Sie unter Aktualisierung von Datensätzen.
  7. Legen Sie die Verbindungszeichenfolge für die Datenbank fest.
    Sie können eine der vorhandenen Umgebungsvariablen aus dem Projekt auswählen oder eine neue Zeichenfolge definieren, indem Sie auf die Schaltfläche Festlegen... klicken. Durch die Verwendung einer Umgebungsvariable kann das Projekt verschoben und mit Datenbanken der gleichen Struktur verbunden werden, ohne die Dokumentdefinition zu bearbeiten.
  8. Wählen Sie Datenschema und Datenbanktabelle.
  9. Ordnen Sie die Spalten aus dem Datensatz den entsprechenden Spalten in der externen Datenbank zu.
    Für jede Spalte im Datensatz kann eine entsprechende Spalte in der externen Datenbank oder der Wert festgelegt werden.
    Das Felder zuordnen Liste enthält:
    • Die Namen der Spalten im Datensatz
    • Die entsprechenden Spalten aus der externen Datenbank

Standardmäßig enthält jedes Feld in der Spalte Externe Datenbankspalte des Datensatzes den Wert. Das bedeutet, es wurden keine Spalten von einer externen Datenbank festgelegt.

  • Die Spalte Gefunden, die ein Auswahlkästchen enthält, falls eine Übereinstimmung zwischen dem Feld Datensatz und einer Datenbankspalte besteht.
  • Die Spalte Normalisierung, die den für den Wert verwendeten Normalisierungstyp anzeigt

Durch die Normalisierung können mehrere, unwesentlich unterschiedliche Werte als identisch behandelt werden (Ausführliche Informationen finden Siehe Normalisierung von Werten in Datensätzen).
Wählen Sie eine Spalte in der Tabelle und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten....

  1. Wählen Sie im Dialogfeld Spaltenzuordnung der Datensätze die übereinstimmende Datenbankspalte aus der Liste Datenbankspalten list.
    Rechnungen desselben Lieferanten können unterschiedliche Namen für das Unternehmen des Lieferanten und verschiedene Adressen enthalten. Für den Fall, dass mehrere Werte demselben Lieferanten entsprechen (die gleiche USt-IdNr), müssen diese in verschiedenen Spalten der Tabelle (oder Ansicht) der externen Datenbank platziert werden, wie z. B. Name 1, Name 2, Adresse 1,..., Addresse N.
    Sie können beim Festlegen der übereinstimmenden Spalten Mehrere Spalten... aus der Liste auswählen und die Anzahl der Spalten aus der Datenbank als Zuordnungen für die Spalte Datensatz festlegen.
    Hinweis. Die externe Datenbank kann beispielsweise nur einen Wert für Name und Straße des Unternehmens enthalten. Von diesen Feldern bestehen jedoch unter Umständen mehrere Varianten, wenn sie auf Rechnungen auftreten. Um eine maximal mögliche Erkennungsqualität zu erreichen, sollte der auf einer Rechnung gedruckte Text dieser Felder möglichst genau dem entsprechenden Text im Datensatz entsprechen. Siehe Komplexe Spalten eines Datensatzes.
    Um mehr als eine Spalte zu erstellen, geben Sie in das Feld Max. Anzahl Varianten die erlaubten Spalten für ein Feld ein. Operatoren können diesen Spalten später Werte hinzufügen.
    Hinweis. Wenn Sie eine Anzahl eingeben, die niedriger ist, als die tatsächliche Anzahl von Spalten (die Anzahl der verschiedenen Arten, wie der Wert eines Feldes geschrieben werden kann), wird diese Anzahl nach der Aktualisierung des Datensatzes automatisch erhöht. Geben Sie eine Anzahl ein, die höher ist, als die tatsächliche Anzahl von Spalten, werden leere Spalten hinzugefügt.
    Enthält Ihre Datenbank keine übereinstimmende Spalte für eine Datensatz spalte, siehe Spalten im Datensatz Vendors und Spalten im Datensatz BusinessUnits.
  2. Wählen Sie einen Eintrag aus der Liste Normalisierung, der am besten zu dem Datentyp in der Spalte passt (ausführliche Informationen finden Sie unter Normalisierung). Falls erforderlich, aktivieren Sie die Option  Normalisierten Wert speichern.
  3. Aktivieren Sie bei Bedarf die Option  Kann nicht leer sein.
    Hinweis. Falls aktiviert, teilt die Option Kann nicht leer sein dem Programm mit, dass eine Spalte Werte enthalten muss. Enthält die Spalte keine Werte, wird der Eintrag als ungültig markiert.
    Wichtig! Enthält Ihre Dokumentdefinition einen Lieferantendatensatz , der eine externe Datenbank als Quelle verwendet und der Wert des Feldes Lieferant in Ihrer Dokumentdefinition ist vom Wert des Feldes Geschäftseinheit abhängig, wird Kann nicht leer sein für die Spalte BusinessUnitId standardmäßig aktiviert. Verwendet der Lieferantendatensatz eine andere Quelle, muss diese Option manuell aktiviert werden.
  4. Speichern Sie die Änderungen, die Sie im Dialogfeld Spaltenzuordnung der Datensätze vorgenommen haben.
  5. Sie können außerdem mit der Schaltfläche Hinzufügen... einem Datensatz benutzerdefinierte Spalten hinzufügen und geben entsprechende Spalten in einer externen Datenbank an.
    Hinweis. Sie können mithilfe der Schaltfläche Bearbeiten... und Löschen komplexe Spalten verwalten. Vordefinierte Spalten (gekennzeichnet durch ein Schlosssymbol) können nicht gelöscht werden.
  6. Sind automatische Aktualisierungen erforderlich, legen Sie im Datensatz einen Zeitraum für die Datenbank-Aktualisierung fest.
  7. Um die Datensätze anhand eines Skripts zu überprüfen, aktivieren Sie die Option Datensätze mithilfe von Skripten überprüfen. Weitere Details finden Sie unter Validierungsskripte für Datensätze.
  8. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Die Registerkarte Datensätze

Alle Datensätze sind unter Datensätze aufgeführt. Diese Liste enthält ein paar zusätzliche Informationen:

  • Der Name des Datensatzes in der Spalte Name
  • Der Typ der ausgewählten Quelle in der Spalte Quelle
  • Die Gesamtzahl der Datensätze in der Spalte Datensatzanzahl
    Hinweis. Die Gesamtzahl der Datensätze wird nur angezeigt, wenn die Option Daten zwischenspeichern in den Eigenschaften des Datensatzes aktiviert wurde.
  • Der Status des Datensatzes, z. B. ob dieser in der Spalte Verbunden.

Sie können die Datensätze mithilfe der Schaltflächen rechts von der Liste verwalten:

  • Einrichtung... öffnet das Dialogfeld Eigenschaften des ausgewählten Datensatzes.
  • Aktualisierung aktualisiert den ausgewählten Datensatz.

Die Datensätze Lieferanten und Geschäftseinheiten werden innerhalb des Projekts gespeichert und müssen mit einer externen Datenbank synchronisiert werden, die sich von Zeit zu Zeit ändert. Synchronisierungen werden dann durchgeführt, wenn das Projekt geöffnet wird, aber nur dann, wenn die nach der letzten Synchronisierung vergangene Zeit den festgelegten Aktualisierungszeitraum überschreitet. Weitere Informationen über Aktualisierungen finden Sie unter Aktualisierung von Datensätzen.

  • Überprüfen... überprüft den Datensatz (die Daten werden in einem separaten Fenster angezeigt).
  • Hinzufügen... erstellt einen neuen Datensatz.
  • Umbenennen... benennt den ausgewählten Datensatz um.
  • Löschen löscht den ausgewählten Datensatz.
  • Anzeigen... öffnet ein Dialogfeld, in dem die Daten des ausgewählten Datensatzes angezeigt und bearbeitet werden können.
  • Bereinigen löscht alle Einträge im Datensatz.

Anzeigen und bearbeiten der Datensatzeinträge

Für das Anzeigen oder Bearbeiten eines Datensatzes wählen Sie diesen auf der Registerkarte Datensätze im Dialogfeld Eigenschaften der Dokumentdefinition und klicken auf die Schaltfläche Anzeigen....

AllAlle Datensätze gehören zu einer der drei Datensatzgruppen. Sie können die Datensatzgruppe, die angezeigt werden soll, aus der Dropdownliste Datensatzgruppe auswählen.

  • Allgemein enthält nur gültige Datensätze.
  • Gelöscht enthält Datensätze, die von einem Benutzer gelöscht wurden. Diese Datensätze werden während der Erkennung nicht verwendet und werden bei einer  Datenbanksuche nicht als Ergebnisse angezeigt. Wird der Datensatz aktualisiert, werden diese Datensätze nicht wiederhergestellt.
  • Ungültig enthält ungültige Datensätze.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Festlegen... um die Datensätze nach ihren Werten in einer der Spalten der Liste zu sortieren und zu filtern. Die Schaltfläche Zurücksetzen deaktiviert den Filter.

Für die jeweiligen Datensatzgruppen sind verschiedene Vorgänge verfügbar:

Vorgang Allgemein Gelöscht Ungültig
Bearbeiten...* Bearbeitet einen Datensatz. Bearbeitete Datensätze verbleiben in der Liste ... Bearbeitet einen Datensatz. Bearbeitete Datensätze verbleiben in der Liste.
Hinzufügen...* Fügt einen Datensatz zur Liste hinzu. ... ...
Löschen Verschiebt den Datensatz zu Gelöscht. ... Verschiebt einen Datensatz zu Gelöscht.
Wiederherstellen ... Stellt den Datensatz wieder her (verschiebt ihn zu Allgemein). Überprüft den Datensatz (verschiebt ihn zu  Allgemein).

* - Das Hinzufügen und Bearbeiten von Datensätzen ist nur möglich, wenn die Option Primärer Schlüssel aktiviert wurde. Datensätze in den PurchaseOrders und PurchaseOrderItems Standard-Datensätzen können hinzugefügt oder bearbeitet werden.

Hinweis. Die Anzahl der Werte, die Sie für ein Feld beim Hinzufügen oder Bearbeiten von Einträgen in einem Datensatz hinzufügen können, darf die Anzahl, die Sie im Feld Max. Anzahl Varianten im Dialogfeld  Spaltenzuordnung der Datensätze des Datensatzes angegeben haben, nicht überschreiten. Für die Verwaltung von Datensätzen verwenden Sie die Schaltflächen und die Dialogfelder Datensatz hinzufügen und Datensatz bearbeiten.

Hinweis. Um die Sortierung und Filterung für neu hinzugefügte oder bearbeiteten Datensätzen zu übernehmen, legen Sie den Filter erneut fest.

Regeln für die Datenbanküberprüfung

Durchführung von Datenbanksuchen während der Verarbeitung von Rechnungen

Einträge von Lieferanten und Geschäftseinheiten ändern und hinzufügen

14.01.2021 14:17:18


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