Kontrolle von Rechnungspositionen
Eine Bestellung ist ein Geschäftsdokument, das von einem Käufer an einen Verkäufer ausgestellt wird, und in dem Typ, Menge und vereinbarter Preis für die Produkte oder Dienstleistungen angegeben werden, die der Verkäufer dem Käufer liefern wird. Eine Rechnung ist ein Geschäftsdokument, das von einem Verkäufer an einen Käufer ausgestellt wird, und in dem Produkte, Mengen und vereinbarter Preis für die Produkte oder Dienstleistungen angegeben werden, die der Verkäufer dem Käufer geliefert hat.
Viele Unternehmen führen Aufzeichnungen über ihre Bestellungen. Von Lieferanten ausgestellte Rechnungen enthalten die Nummern der jeweiligen Bestellung. Bei der Verarbeitung von Rechnungen können die darin angegebenen Produkte und Dienstleistungen mit den in den jeweiligen Bestellungen angegebenen verglichen werden.
Das kann beispielsweise nützlich sein, wenn Sie die Überprüfungsphase für Rechnungen, die mit einer zuvor bestätigten Bestellung übereinstimmen, überspringen möchten.
Standardmäßig ist der Vergleich von Bestellungen und Rechnungen deaktiviert.
Aktivierung des Vergleichs von Rechnungen mit deren jeweiligen Bestellungen
I. Aktivieren Sie die entsprechende Funktion in ABBYY FlexiCapture for Invoices.
- Wählen Sie im Menü Projekt Dokumentdefinitionen....
- Im daraufhin angezeigten Dialogfeld klicken Sie auf Bearbeiten....
- Öffnen Sie das Menü Dokumentdefinition und wählen Sie Eigenschaften der Dokumentdefinition....
- Klicken Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld auf die Registerkarte Einstellungen der Dokumentdefinition.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten... neben der Gruppe Zusätzliche Felder und Funktionen um das Dialogfeld Funktionen der Dokumentdefinition zu öffnen.
- Wählen Sie die Option Bestellungszuordnung.
II. Verbinden Sie eine Datenbank mit Bestellungen.
- Wählen Sie im Hauptfenster des Dokumentdefinitionseditors Dokumentdefinition → Eigenschaften der Dokumentdefinition....
- Im daraufhin angezeigten Dialogfeld klicken Sie auf die Registerkarte Datensätze tab.
Ein Datensatz ist eine Tabelle, die die Datenstruktur festlegt und entweder Daten speichert oder diese von einer externen Datenbank bezieht. - Wählen Sie PurchaseOrders aus der Liste und klicken Sie auf Einrichtung....
Beachten Sie die Struktur der verbundenen Daten. Siehe Spalten im Datensatz PurchaseOrders.
Befindet sich in Ihrer Datenbank keine solche Tabelle, muss mithilfe der in Ihrer Datenbanksoftware verfügbaren Tools eine entsprechende Ansicht erstellt werden. - Im Dialogfeld Datensatz (PurchaseOrders) legen Sie die Zeichenfolge fest, die für die Verbindung zu Ihrer ODBC-kompatiblen Datenbank von Bestellungen verwendet werden soll, sowie das zu verwendende Datenschema und wählen dann die gewünschte Tabelle oder Datenbankansicht.
- Bestimmen Sie die Korrespondenz zwischen den Spalten im Datensatz und der externen Datenbank.
Jetzt wird das Programm Bestellnummern und Gesamtbeträge in den Rechnungen suchen und diese mit den in der Bestelldatenbank gespeicherten vergleichen.
III. Verbinden der Artikel der Bestellung
Falls erforderlich, wiederholen Sie die Schritte 1 und 2 in II. Verbinden Sie eine Datenbank mit Bestellungen, um die Registerkarte Datensätze des Dialogfelds Eigenschaften der Dokumentdefinition....
- Wählen Sie PurchaseOrdersItems aus der Liste und klicken Sie auf Einrichtung....
Beachten Sie die Struktur der verbundenen Daten. Siehe Spalten im Datensatz PurchaseOrdersItems.
Es ist wichtig, dass die Nummer einer Bestellung mit der in der Bestelldatenbank angegebenen Nummer übereinstimmt.
Datensatz PurchaseOrders ist eine Pflichtspalte. Alle anderen Spalten sind optional.
Befindet sich in Ihrer Datenbank keine solche Tabelle, muss mithilfe der in Ihrer Datenbanksoftware verfügbaren Tools eine entsprechende Ansicht erstellt werden. - Im Dialogfeld Datensatz (PurchaseOrdersItems) legen Sie die Zeichenfolge fest, die für die Verbindung zu Ihrer ODBC-kompatiblen Datenbank von Bestellungen verwendet werden soll, sowie das zu verwendende Datenschema und wählen dann die gewünschte Tabelle oder Datenbankansicht.
- Bestimmen Sie die Korrespondenz zwischen den Spalten im Datensatz und der externen Datenbank.
Für weitere Informationen Siehe Erkennung der Hauptfelder.
IV. Aktivieren Sie die Erfassung von Rechnungspositionen
Siehe Zusätzliche Felder.
V. Konfigurieren Sie Vergleichsregeln
ABBYY FlexiCapture for Invoices bietet verschiedene vordefinierte Regeln. Der Administrator muss die Regeln aktivieren, die für ein bestimmtes Projekt erforderlich sind. Das erfolgt über die Registerkarte Regeln im Dialogfeld Eigenschaften der Dokumentdefinition....
| Regel | Beschreibung | Wo sie gespeichert ist | Standardstatus |
| Bestellnummer und Betrag überprüfen | Überprüft, ob die erfasste Bestellnummer und der erfasste Betrag einer Rechnung mit den Bestellungen im Datensatz Bestellungen übereinstimmen. | Bestellung | Aktiviert |
| Rechnungspositionen Bestellpositionen zuordnen | Überprüft, ob eine Rechnungsposition mit der jeweiligen Position in der Bestellung übereinstimmt. Sie können festlegen, welche und wie sie verglichen werden sollen. | Rechnungspositionen | Aktiviert, falls die Option Rechnungspositionen den Bestellpositionen zuordnen zuordnen aktiviert ist |
| Rechnungspositionen mit Artikelanzahl vergleichen | Überprüft, ob die Anzahl der Rechnungspositionen in einer Rechnung mit der Anzahl der Rechnungspositionen in der entsprechenden Bestellung übereinstimmt. | Bestellung | Deaktiviert |
| Überprüfen, ob die Rechnungspositionen den Artikeln der Bestellung eindeutig zugeordnet wurden | Überprüft, ob mehrere Rechnungspositionen einer Rechnung ein und derselben Rechnungsposition in der Bestellung zugewiesen wurden. | Bestellung | Deaktiviert |
| Übereinstimmende Artikel der Bestellung sammeln (erforderlich für die korrekte Funktion der Bestellzuordnung auf Artikelebene) | Kompiliert eine Liste der Bestellpositionen, die bereits ihren entsprechenden Rechnungspositionen zugewiesen sind. Im Falle eines manuellen Vergleichs werden dem Operator nur die Rechnungspositionen angezeigt, für die in der Bestellung noch keine Übereinstimmungen gefunden wurden. | Bestellung | Aktiviert |
Vergleich der Rechnungspositionen mit der Bestellung
ABBYY FlexiCapture for Invoices bietet mehrere Vergleichsmethoden:
- Sie können die Nummer und den Betrag einer Rechnung mit den Daten der Bestellung vergleichen (Vergleich der Rechnungskopfzeile)
- Sie können die Positionen einer Rechnung mit denen der Bestellung(en) vergleichen (Vergleich der Rechnungspositionen)
Vergleich der Rechnungspositionen mit den Artikeln der Bestellung
Ist Bestellungszuordnung ausgewählt, wird die Gruppe Purchase Orders bei der Überprüfung der Rechnungen im Datenformular angezeigt.
Für jede Bestellung, die in einer Rechnung gefunden wird, wird ein Gruppenelement angezeigt, das folgendermaßen aufgebaut ist:
- Bestellnummer
- Gesamtbetrag
- Schaltfläche Details...
- Bestellung überprüft Auswahlfelder
Durch das Klicken auf Details... werden die Details der Bestellung unten im Fenster des Dokumentbilds angezeigt (unter der Voraussetzung, dass der Administrator die Bestelldetails mit der entsprechenden Datenbank verknüpft hat), sodass die Rechnungspositionen mühelos mit den Artikeln der Bestellung verglichen werden können.
Um zu bestätigen, dass die Rechnung mit der Bestellung übereinstimmt, kann der Operator das Auswahlfeld Bestellung überprüft markieren. Dieses Auswahlfeld kann manuell ausgewählt werden. Wenn ausgewählt, zeigt es an, dass der Operator die Werte der Felder Bestellnummer und Gesamt in der Rechnung mit denen der Bestellung verglichen und die Übereinstimmung bestätigt hat. Nachdem die Übereinstimmung vom Operator bestätigt wurde, werden die Werte dieser Felder nicht automatisch anhand einer Regel überprüft.
Wurde eine Bestellung im Bild nicht erkannt und wird sie im Datenformular nicht angezeigt, klicken Sie auf den Link Instanz der 'Bestellung' hinzufügen unten in der Gruppe Bestellungen. Der Gruppe Bestellungen wird ein leeres Element hinzugefügt. Geben Sie die Werte der Felder Bestellnummer und Gesamt ein, indem Sie diese entweder im Bild auswählen oder manuell eingeben. Die von Ihnen eingegebenen Werte werden automatisch anhand einer Regel mit der Bestelldatenbank verglichen.
Artikel-für-Artikel-Vergleich
Um eine Rechnung mit einer Bestellung zu vergleichen, können die aus der Rechnung extrahierten Positionen verwendet werden. Der Operator muss unter Umständen außerdem die entsprechenden Bestellpositionen für jeden Rechnungsartikel auswählen.
Ist die Erfassung der Bestellpositionen aktiviert, wird die Gruppe Rechnungspositionen im Datenformular angezeigt. Diese Gruppe enthält dann die vom Rechnungsbild erfassten Rechnungspositionen.
ABBYY FlexiCapture ordnet die Rechnungspositionen automatisch den Positionen der Bestellung zu. Für die manuelle Zuordnung der Positionen muss der Operator auf die Schaltfläche innerhalb der Spalte OrderItemId klicken und die gewünschte Bestellposition aus der sich öffnenden Liste auswählen.
Kann eine Rechnungsposition einer Bestellposition nicht zugeordnet werden, ist aber weiterhin gültig, muss der Operator für diese Position das Auswahlfeld Gültig auswählen.
Gemäß den konfigurierten Einstellungen des Administrators werden die folgenden Regelüberprüfungen durchgeführt:
- die Anzahl der Rechnungspositionen in einer Bestellung muss mit der Anzahl der Rechnungspositionen, die mit dieser Bestellung in Bezug stehen, übereinstimmen.
- Alle Rechnungspositionen werden anhand verschiedener Bestellpositionen zugeordnet oder wurden vom Operator als gültig markiert.
12.04.2024 18:16:01