発注書のマッチング

発注書(PO)とは、買い手が売り手に発行する商業文書であり、売り手が買い手に提供する商品やサービスの種類、数量、合意価格などを示すものです。インボイスとは、 売り手が買い手に発行する商業文書であり、売り手が買い手に提供した商品やサービスの数量や合意価格などを示すものです。

多くの企業は発注書を追跡しています。サプライヤーが発行したインボイスには各自の発注書番号が含まれています。インボイスを処理する場合、インボイスに記載されている商品やサービスと、各発注書に記載されている商品やサービスを比較できます。

たとえば、以前に確認した発注書とマッチするインボイスの検証ステップを省略したい場合などに便利です。

既定では、インボイスと発注書のマッチングは無効になっています。

インボイスと対応する発注書の比較を有効にする

I. 対応する機能を有効にします。 ABBYY FlexiCapture for Invoices 。

  1. から プロジェクト メニューで次を選択→ 文書定義...
  2. 表示されるダイアログボックスで、次をクリック→ 編集...
  3. から 文書の定義 メニューで次を選択→ 文書定義プロパティ...
  4. 表示されたダイアログボックスで、 文書定義設定 タブをクリックします。
  5. 次に 編集... ボタン( 追加フィールドと機能 グループの横)をクリックして 文書定義機能 ダイアログボックスで選択します。
  6. そして 注文書のマッチング オプションを選択します。

II.発注書のデータベースに接続します。

  1. 文書定義エディタのメインウィンドウで、次を選択してください 文書定義 → 文書定義プロパティ...
  2. 表示されたダイアログボックスで、 データセット タブをクリックします。
    A データセット はデータの構造を指定するテーブルのことで、データを保存するか、外部データベースからデータを取得します。
  3. リストから 発注書 を選択し、 セットアップ... をクリックします。
    接続しているデータの構造に注意してください。詳しくは、 PurchaseOrders データセットの列 を参照してください。
    データベースにそのような表がない場合は、使用しているデータベースソフトウェアで利用できるツールを使って、対応するビューを作成する必要があります。
  4. データセット(PurchaseOrders) ダイアログボックスで、 発注書の ODBC 互換データベースへの接続で使用する文字列とデータスキーマを指定し、目的の表またはデータベースビューを選択します。
  5. 外部データベースの列と データセット の列の間で対応を指定します。

これによってプログラムはインボイスの発注書番号と合計金額を検索し、発注書データベースに保存されている内容と比較できるようにします。

III.発注書明細項目に接続します。

必要であれば、 II.のステップ 1 とステップ 2 を繰り返します発注書のデータベースに 接続して、 データセット タブで 文書定義プロパティ... ダイアログボックスを開きます。

  1. リストから PurchaseOrdersItems を選択し、 セットアップ... をクリックします。
    接続しているデータの構造に注意してください。詳しくは、 PurchaseOrdersItems データセットの列 を参照してください。
    発注書の番号は発注書データベースで指定されている番号と同一であることが重要です。
    データセット PurchaseOrders は必須の列です。その他の列はすべてオプションです。
    データベースにそのような表がない場合は、使用しているデータベースソフトウェアで利用できるツールを使って、対応するビューを作成する必要があります。
  2. データセット(PurchaseOrdersItems) ダイアログボックスで、 発注書の ODBC 互換データベースへの接続に使用する文字列とデータスキーマを指定し、目的の表またはデータベースビューを選択します。
  3. データセットの列と外部データベースの列の間で対応を指定します。

またこちらも参照してください→ メインフィールドの検出

IV.インボイス明細項目のキャプチャを有効にします。

詳しくは、 追加フィールド を参照してください。

V. 比較ルールを設定

ABBYY FlexiCapture for Invoices には事前定義ルールが複数含まれています。管理者は、特定のプロジェクトに必要なこれらのルールを有効にする必要があります。この操作は ルール タブのある 文書定義プロパティ... ダイアログボックスで選択します。

ルール 説明 保存場所 デフォルトのステータス
発注番号と金額のチェック インボイスからキャプチャされた発注番号と金額が PurchaseOrders データセットの発注とマッチしているかどうかチェックします。 PurchaseOrder 有効
インボイスの明細項目と発注項目をマッチング インボイスの明細項目が発注書の該当する明細項目とマッチしているかどうかチェックします。比較する項目とその方法を指定できます。 LineItems が有効になるのは 明細行の抽出 オプションが有効である場合です
インボイスの明細項目数と発注項目数をチェック インボイスの明細項目数と対応する発注書の明細項目数が同じかどうかチェックします。 PurchaseOrder 無効
インボイスの明細項目が発注書の固有の明細項目とマッチするかどうかチェック インボイスでは複数存在する明細項目が、発注書では 1 つの同じ明細項目に関連付けられているかどうかチェックします。 PurchaseOrder 無効
マッチした発注項目を収集(項目レベルで適切に発注書のマッチングを行うために必要) 対応するインボイス明細項目と既に関連付けられている発注明細項目のリストをコンパイルします。手動で比較する場合は、 オペレータ には、発注書に一致が見つからないインボイスの明細のみを表示します。 PurchaseOrder 有効

インボイスの明細項目と発注書を比較

ABBYY FlexiCapture for Invoices には、複数の比較方法があります:

  • インボイスの番号と金額を、発注書の番号と金額と比較できます(インボイスヘッダーの比較)
  • インボイスの明細項目を発注書の明細項目と比較できます(インボイスの明細項目の比較)

インボイスの項目を発注書の項目と比較

もし、 注文書のマッチング が選択されている場合は、インボイスの検証の際に 発注書 グループがデータに表示されます。

インボイスで見つかったそれぞれの発注書について、以下を構成するグループエレメントが表示されます:

  • 発注番号
  • 合計金額
  • 詳細... ボタン
  • 発注チェック済み チェックボックス

詳細... クリックすると、文書画像ウィンドウの下部に発注書の詳細(管理者が該当するデータベースを発注書の詳細に接続している場合)が表示されます。これによって、インボイスの項目と発注書の項目を簡単に比較できるようになります。

インボイスが注文書と一致することを確認するには、 オペレータ チェックボックスで 発注チェック済み を選択してください。このチェックボックスは手動でしか選択できません。選択すると、 オペレータ が 発注番号合計 フィールドを発注書の内容と比較してマッチを確定したことを示します。1度 オペレータ がマッチを確定すると、フィールドの値はルールにより自動でチェックされません。

画像で注文が検出されておらず、データフォームにも表示されない場合は、 「発注書」インスタンスを追加する リンク( 発注書 グループの下部)をクリックします。空白のエレメントが、 発注書 グループに追加されます。画像の値を選択するか手動で入力することで、 発注番号合計 フィールドの値を入力します。ルールによって、入力する値は発注書データベースに対して自動的にチェックされます。

項目ごとの比較

インボイスを発注書に対して比較する場合は、インボイスから抽出した明細項目を使用できます。その オペレータ はまた、各インボイス項目について適切な発注項目を選択することも必要です。

明細項目キャプチャが有効であれば、 明細項目 グループがデータフォームに表示されます。このグループには、インボイス画像からキャプチャされた明細項目が含まれています。

ABBYY FlexiCapture は、インボイスの明細項目と発注書の該当項目を自動的にマッチさせます。項目を手動でマッチする場合は、 オペレータ は OrderItemId 列内にあるボタンをクリックし、表示されるリストから目的の発注項目を選択する必要があります。

インボイスの明細項目が発注書の項目とマッチしないものの有効である場合、 オペレータ は、明細項目の 有効(Is valid) のチェックボックスを選択してください。

管理者が行った設定によって、以下のルールチェックが実行されます:

  • 発注書の明細項目数は、その注文に関連付けられているインボイスの明細項目の数同じでなければなりません。
  • インボイス明細項目はすべて、発注書の異なる明細項目とマッチさせるか、オペレータによって有効とマークされていなければなりません。 オペレータ 。

1/14/2021 2:17:22 PM


Please leave your feedback about this article