ベンダーや部署のデータベースの接続

When processing an invoice, ABBYY FlexiCapture will first look for the vendor (i.e. the company that issued the invoice) and the business unit (i.e. the company or department that received the invoice).

The vendor in most cases determines the language of the invoice and the formatting of its numbers, dates, and amounts. The business unit determines the tax rates and applicable regulatory requirements. ABBYY FlexiCapture will use all of this information when capturing invoice data and applying validation rules.

To help the program locate the vendor and business unit fields, you can use vendor and business unit databases. These must be connected to the data sets in your Document Definition. (A data set is a local copy of a table from an external database that stores information about vendors or business units. The values in a data set can be typified and normalized. A data set may be periodically updated to synchronize it with its external database. See Preparing vendor and business unit databases for more information.)

Vendor and business unit databases can also be used for automatic and manual data checks.

You do not have to use vendor and business unit databases, but note the following:

  • If vendor and business unit databases are used, ABBYY FlexiCapture can more reliably detect companies by looking for additional company information on invoice images. It can also make sure that a detected vendor is a "known" vendor. Additionally, if a vendor database is used, you will be able to train fields.
  • If no vendor or business unit databases are used, ABBYY FlexiCapture will use neural networks to look for vendor and business unit names and addresses on invoice images (see Detecting the main fields for details). Note also that you will not be able to train fields, as ABBYY FlexiCapture cannot reliably identify vendors without a vendor database.
  • If you have no vendor databases but still want to use field training, you can accumulate company information by adding records to your data sets while capturing invoices. For more information, see Looking up vendors and business units in the database.

データベースの接続

ベンダーや部署のデータベースは同じ方法で接続されます:

  1. フィールドプロパティをプロジェクトメニューを開き、文書定義...をクリック。
  2. 次に編集...ボタン(表示されたダイアログボックス内の)をクリックします。
  3. フィールドプロパティを文書の定義メニューを開き、文書定義プロパティ...をクリック。
  4. 表示されたダイアログボックス内のデータセットタブを開きます。
  5. 次に、BusinessUnits(Vendors)行をダブルクリックするか、セットアップ...ボタンをクリックして行ってください。ダイアログボックスデータセットが開きます。
    データセットは、要するにデータの表です。必要な列とそのタイプが含まれています。データセットの各列を外部データベースの列と比較が必要なユーザーは、そのような列やタイプを変更できません。必要なデータの表がデータベースに含まれていない場合は、このデータを持つビューを作成し、このビューを表として指定する必要があります。
  6. ドロップダウンリストからデータベースソース選択します。
    注:スクリプトを使ってデータセットを更新する予定であれば、スクリプトソースタイプだけをデータセット。詳しくは以下を参照してください:データセットの更新
  7. 文字列に接続しているデータベースを指定します。
    プロジェクトから既存の環境変数を 1 つ選択するか、指定...ボタンをクリックして行ってください。プロジェクトの環境変数を使用することで、文書定義を編集することなく、同じ構造のデータベースにプロジェクトを移動させたり、このデータベースに接続したりできます。
  8. 次を選択:データスキーマデータベースのテーブル
  9. データセットの列を、外部データベースで対応する列とマッチングさせます。
    データセットの各列について外部データベースの対応する列を指定するか、値を指定することができます。
    リスト一致フィールドには、以下が含まれます:
    • データセットの列の名前
    • 対応する外部データベースからの列

既定で、データセットの列の外部データベース列各フィールドには値が含まれています。これは、外部データベースの列が指定されていないことを意味します。

  • その検出済み列には、データセットフィールドとデータベースの列がマッチする場合はチェックマークが含まれます
  • その正規化列には、値に使用されている正規化のタイプが表示されます

正規化によって、非現実的に異なる値どうしを同一のものとして扱うことができます(詳細は正規化を参照してください)。
表の列を選択し、編集...ボタンをクリックして行ってください。

  1. 表示されたデータセット列のマッピングダイアログボックスで、マッチするデータベース列をデータベース列リストに追加してください。
    同じベンダーからのインボイスには、そのベンダーの会社のさまざまな名前や住所を含めることができます。Name1、Name2、Address1、...、AddressN など、複数の値が同じベンダー(同じ VATID)に対応している場合は、外部データベースのテーブル(またはビュー)の異なる列にその値を配置する必要があります。
    その後、マッチする列を指定する際に複数の列...リストから選択したり、データセット列と一致するようにデータベースの列の数を指定したりすることができます。
    注:外部データベースには 1 つの値(会社の名前や通りなど)しか含まれていないこともあります。ただしこれらのフィールドは、インボイスで発生すると複数の共通バリアントを持つことがあります。検出品質が最大となるよう、インボイスに印刷されるフィールドのテキストを、データセットの対応するテキストに可能な限り近づけることが必要です。詳しくは、データセットの複雑な列を参照してください。
    複数の列を作成するには、フィールドで可能な列の数を最大バリアント数ボックスで指定します。オペレータは、後でこれらの列に値を追加することもできます。
    注:実際の列の数より少ない数(フィールドの値を表現できる種類の数)を指定すると、この数はデータセットが更新されるたびに自動的に増加します。実際の列の数より多い数を指定すると、空白の列が追加されます。
    データベースがデータセット列と一致する列がない場合、Vendors データセットの列BusinessUnits データセットの列
  2. 列のデータのタイプに最もふさわしい正規化リストからエントリーを選択します(詳細は正規化を参照してください)。必要であれば、正規化された値を保存オプションを有効にします。
  3. 必要であれば、空白にできませんオプションを有効します。
    注:有効にされると、空白にできませんオプションによって、列に値が必要であることがプログラムに伝えられます。値がないことがわかると、レコードは無効とマークされます。
    重要!文書定義に外部データベースをソースとして使用するベンダーのデータセットが含まれている場合、文書定義でのベンダーフィールドの値は、部署フィールドの値によって決まり、空白にできませんが既定でBusinessUnitId列に対して有効になります。もし、ベンダーのデータセットが別のソースを使用している場合、このオプションは手動で有効にする必要があります。
  4. 変更の保存は次で出来ます→データセット列のマッピングダイアログボックスで選択します。
  5. また、追加...ボタンを使って、カスタム列をデータセットに追加し、外部データベースで対応する列を指定することもできます。
    注:複雑な列を管理するには、編集...削除ボタンを使います。事前定義の列(ロックアイコンで表示)は削除できません。
  6. 自動更新が必要であれば、データセットでデータベースの更新期間を指定します。
  7. スクリプトを使用してレコードを検証するには、スクリプトを使用してレコードをチェックオプションを有効にします。詳しくは以下を参照してください:データセット検証スクリプト
  8. 変更を保存します。

そのデータセットタブ

全てのデータセットがリスト化されますデータセット。このリストには追加情報がいくつか含まれています:

  • 名前(データセット表示された名前
  • 選択したソースのタイプ(ソース
  • レコードの合計数(レコード カウント
    注:レコードの合計数が表示されるのは、キャッシュデータオプションがデータセットのプロパティで有効な場合です。
  • 次にデータセットのステータス。例:接続済み列で有効にするかどうか。

リストの右にあるボタンを使って、データセットを管理できます:

  • セットアップ...次のプロパティのダイアログボックスを開く→選択済みデータセット
  • 更新選択されたデータセットを更新

ベンダーと部署データセットはプロジェクト内に保存され、時間の経過とともにデータが変化した場合は、外部データベースと同期する必要があります。プロジェクトが開かれると同期が発生しますが、前回の同期からの経過時間が指定の更新期間を超えた場合だけです。更新の詳細はこちら→データセットの更新

  • チェック...次を確認→データセット(データは別のウィンドウに表示されます)
  • 追加...新しいデータセットを作成
  • 名前変更...選択したデータセットの名前を変更
  • 削除削除→選択されたデータセット
  • 表示...次からデータの閲覧と編集ができるダイアログボックスを開く→選択されたデータセット
  • クリーンアップ次の全レコードを削除→データセット

データセットレコードの表示と編集

データセットを表示または編集するには、文書定義プロパティのダイアログボックスのデータセットタブで選択します。表示...ボタンをクリックして行ってください。

すべてのレコードは 3 つのレコードグループのいずれかに属します。表示したいレコードグループを、レコードグループドロップダウンリストで選択します。

  • 全般有効なレコードだけが含まれています。
  • 削除済みユーザーによって削除されたレコードが含まれています。これらのレコードは認識中は使用されず、次の結果にも表示されません→データベース検索。もし、データセットが更新されても、これらのレコードは復元されません。
  • 無効には、無効なレコードが含まれます。

次に設定...ボタンをクリックすると、リストのいずれかの列の値別にレコードで並べ替えてフィルターを適用できます。そのリセットボタンは、フィルターを無効にします。

各レコードグループで、さまざまな操作が可能です:

操作 全般 削除済み 無効
編集...* レコードを編集。編集されたレコードはリストに残ります。 ... レコードを編集。編集されたレコードはリストに残ります。
追加...* レコードをリストに追加。 ... ...
削除 レコードを削除済みへ移動。 ... レコードを削除済みへ移動。
復元 ... レコードを復元します(全般へ移動)。 レコードを検証します(全般へ移動)。

* -レコードの追加や編集は、プライマリキーオプションが有効なときのみ可能です。PurchaseOrdersやPurchaseOrderItemsの既定のデータセットのレコードは、追加や編集ができません。

注:データセットでレコードを追加または編集する時に指定した数値は、ダイアログボックスで指定した数最大バリアント数を超えるデータセット列のマッピングことはできません。データセット。下記、ボタン(レコードの追加レコードを編集ダイアログボックス)を使用し、レコードを管理できます。

注:新しく追加または編集されたレコードに並べ替えやフィルターを適用する場合は、フィルターを再設定してください。

データベースチェックルール

インボイス処理中のデータベース検索の実行

ベンダーや部署のレコードの変更、および新規レコードの追加

1/14/2021 2:17:22 PM


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