Verarbeiten von Dokumentenmappen

Dokumentenmappen werden im Gegensatz zu einzelnen Dokumenten als auch zu Dokumenten mit mehreren Bereichen unterschiedlich verarbeitet.

Um eine Dokumentenmappe zu verarbeiten, kommen spezielle Vollständigkeitsregeln zum Einsatz, die überprüfen, dass die Dokumente der Mappe vollständig sind. Vollständigkeitsregeln können von einfachen Dokumentenlisten bis hin zu komplexen Regeln variieren, die festlegen, dass eine Mappe bestimmte Dokumente enthalten muss, wenn auf sie von anderen Dokumenten verwiesen wird oder wenn sie in der Bestandsliste enthalten sind.

Eine Dokumentenmappe durchläuft die folgenden Verarbeitungsphasen:

  1. Überprüfen Sie, ob die Mappe alle Dokumente enthält, die sie enthalten sollte, und überprüfen Sie die Anzahl der Dokumente für jeden Typ. Optional können Sie auch die Reihenfolge der Dokumente in der Mappe überprüfen.
  2. Erfassen von Daten aus einem Hauptdokument der Mappe oder Erfassen von Daten aus mehreren Dokumenten und Erkennen von Widersprüchen (z. B. um sicherzustellen, dass sich alle Dokumente auf dieselbe Person oder Organisation beziehen).
  3. Visuelle Prüfung der Dokumente auf Signaturen und Siegel.
  4. Erstellen eines durchsuchbaren PDF von allen Dokumenten der Dokumentenmappe.
  5. Exportieren der erfassten Daten sowie der Links zu den Original-Dokumentbildern in eine Datenbank.

Eine Dokumentenmappe kann Dokumente enthalten, deren Daten nicht erfasst werden sollen, deren Bilder aber in den Verarbeitungsergebnissen enthalten sein müssen. Solche Dokumente erfordern keine optische Erkennung, ihr Typ muss aber dennoch erkannt werden, um sicherzustellen, dass keine Dokumente aus der Dokumentenmappe fehlen. Beispiele dafür sind handschriftliche Anträge, Zertifikate und Belege.

Der Prozess der Erkennung von Dokumentenmappen weist verschiedene Merkmale auf:

Untergeordnete Dokumente müssen nicht aufgeführt werden. Stattdessen reicht es aus, nur die Dokumentenmappen anzugeben, die erkannt werden sollen. Gehen Sie dafür zu Stapeltypeigenschaften auf der Registerkarte Erkennung. Mappen, die den angegebenen Definitionen entsprechen, werden vollständig erkannt.

Wird ein untergeordnetes Dokument zur oberen Ebene einer Mappe verschoben, tritt ein Zusammenstellungsfehler auf, da die zugeordnete Definition nicht der Mappenstruktur entspricht. Um solche Fehler zu vermeiden, müssen Definitionen für das untergeordnete Element der allgemeinen Erkennungsliste hinzugefügt werden.

Siehe außerdem:

Erstellen und Einrichten von Dokumentenmappen

14.01.2021 14:17:18


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