Pour configurer l'exportation vers un fichier, procédez comme suit :
- Dans la fenêtre de l'éditeur de définitions de documents, sélectionnez l'élément de menu Définition de Document → Paramètres d'exportation....
- Cliquez sur Ajouter... puis sélectionnez Exportation vers des fichiers de données dans le champ Type.
- Spécifiez si l’exportation est obligatoire.
- Spécifiez si les images doivent être exportées.
- Spécifiez les documents (avec et/ou sans erreurs) devant être exportés puis cliquez sur Suivant>.
- Définissez les paramètres d'exportation puis cliquez sur Suivant>. Les paramètres d'exportation ajustables dépendent de la valeur spécifiée dans le champ Cible .
- Recréer les noms de fichier et la structure des sous-dossiers du dossier actif,
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Si vous sélectionnez cette valeur, la structure du dossier reprendra celle du dossier actif d'où les images de document proviennent. Lorsque vous configurez ce type d'exportation, sélectionnez le dossier qui reprendra la structure du dossier actif dans le champ Chemin d'exportation .
- Exporter tous les documents vers un fichier,
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Sélectionnez cette valeur pour exporter toutes les données vers un fichier. Lorsque vous configurez ce type d'exportation, saisissez le chemin d'accès et le nom du fichier vers lequel exporter les données dans le champ Chemin d'exportation .
- Créer un dossier distinct pour chaque lot,
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Sélectionnez cette valeur pour exporter chaque document vers un fichier distinct :
- ndiquez le chemin d'accès et les premiers caractères du nom de fichier dans le champ Préfixe de fichier ;
- pour que chaque lot soit exporté vers un dossier distinct, sélectionnez Créer un dossier distinct pour chaque lot.
- Créer une structure de dossier et un nom de fichier à l'aide d'un modèle,
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Si vous sélectionnez cette valeur, les noms de fichier et la structure des sous-dossiers seront créés selon les paramètres du document.
- Spécifiez le chemin d’exportation racine dans le champ Chemin d'exportation .
- Spécifiez les options de dénomination de fichiers. Pour ce faire, cliquez sur Éditer... et spécifiez les règles nécessaires. Pour plus d’informations, consultez Options de dénomination des fichiers exportés.
- Dans le champ Si le fichier existe, sélectionnez l'opération que le programme doit effectuer si un fichier portant le nom généré existe déjà.
- Sélectionnez les Formats de fichiers d'exportation, définissez si nécessaire les propriétés d'exportation supplémentaires pour le type de fichier et le codage du texte sélectionnés. Cliquez ensuite sur Suivant >.
Classeur Microsoft Office Excel (*.xls) :
- Sélectionnez la version de Microsoft Excel (5.0/95 ; 97-2003 ; 97-2003 (compatible avec 5.0/95)).
- Sélectionnez Préserver le type de valeur à l'exportation pour exporter les données en fonction de ses types. Désactivez cette option pour exporter toutes les données de type Général.
Remarque : Seulement pour un champs de type Numéro.
- Sélectionnez Créer des fichiers distincts pour les éléments répétables pour exporter les tableaux et les champs comportant plusieurs répétitions vers des fichiers distincts. Prenez connaissance de la remarque.
- Pour Excel 5.0/95, sélectionnez une page de code. Voir Formats de fichiers d'exportation.
- Configurez les noms et formats de champ, si nécessaire. Pour ce faire, cliquez sur Mappage de champ et, dans la boîte de dialogue Mappage de champ indiquez les noms et le format des champs à l'aide de nombres et de dates.
Document XML (*.xml) :
- Définissez les autres données à exporter (emplacements et types de champ, erreurs, données sur la qualité de la reconnaissance).
- Sélectionnez Préserver le type de valeur à l'exportation si vous souhaitez enregistrer le schéma xml avec les descriptions de type de champ.
- Sélectionnez le codage. Voir Formats de fichiers d'exportation.
- Indiquez les noms de champ, si nécessaire. Pour ce faire, cliquez sur Mappage de champ et, dans la boîte de dialogue Mappage de champ, spécifiez les noms de champ.
Fichier de valeurs séparées par des virgules (*.csv) :
- Sélectionnez Séparateur de colonnes .
- Sélectionnez Créer des fichiers distincts pour les éléments répétables, pour exporter les tableaux et les champs comportant plusieurs répétitions vers des fichiers distincts. Prenez connaissance de la remarque.
- Sélectionnez le codage. Voir Formats de fichiers d'exportation.
- Configurez les noms et formats de champ, si nécessaire. Pour ce faire, cliquez sur Mappage de champ et, dans la boîte de dialogue Mappage de champ, indiquez les noms et le format des champs à l'aide de nombres et de dates.
Fichier texte (*.txt) :
- Sélectionnez Séparateur de colonnes .
- Sélectionnez Créer des fichiers distincts pour les éléments répétables, pour exporter les tableaux et les champs comportant plusieurs répétitions vers des fichiers distincts. Prenez connaissance de la remarque
- Sélectionnez le codage. Voir Formats de fichiers d'exportation.
- Configurez les noms et formats de champ, si nécessaire. Pour ce faire, cliquez sur Mappage de champ et, dans la boîte de dialogue Mappage de champ indiquez les noms et le format des champs à l'aide de nombres et de dates.
Fichier DBase (*.dbf) :
- Sélectionnez Préserver le type de valeur à l'exportation pour exporter les données en fonction de ses types. Désactivez cette option pour que tous les champs soient de type Texte.
- Sélectionnez Créer des fichiers distincts pour les éléments répétables, pour exporter les tableaux et les champs comportant plusieurs répétitions vers des fichiers distincts. Prenez connaissance de la remarque.
- Sélectionnez le codage. Voir Formats de fichiers d'exportation.
- Configurez les noms de champ, si nécessaire. Pour ce faire, cliquez sur Mappage de champ et, dans la boîte de dialogue Mappage de champ, spécifiez les noms de champ.
Document JSON (*.json) :
- Définissez les autres données à exporter (emplacements et types de champ, erreurs, données sur la qualité de la reconnaissance).
- Sélectionnez Préserver le type de valeur à l'exportation pour exporter les données en fonction de ses types.
- Sélectionnez le codage. Voir Formats de fichiers d'exportation.
- Indiquez les noms de champ, si nécessaire. Pour ce faire, cliquez sur Mappage de champ et, dans la boîte de dialogue Mappage de champ, spécifiez les noms de champ.
Important !Complétez les étapes 8 et 9 seulement si vous avez sélectionné l'option Enregistrer les images du document à l'étape 4.
- Si vous souhaitez enregistrer les images, définissez les paramètres d'enregistrement d'image puis cliquez sur Suivant >.
- Choisissez entre enregistrer les images avec les données ou définir le dossier d'images.
- Sélectionnez le système de dénomination de fichier d'image : identique aux fichiers de données ou autre. Consultez la section Options de dénomination de fichier d'exportation.
- Définissez les champs qui contiennent les images que vous souhaitez masquer pendant l'exportation.
- Si des images doivent être stockées, définissez les options de stockage d'images puis cliquez sur Suivant>.
- Sélectionnez le format d’image ainsi que la qualité et que la couleur souhaités.
- Pour modifier la résolution des images sources, sélectionnez Changer la résolution en puis sélectionnez la valeur appropriée dans la liste.
- ◦Si vous avez sélectionné le format PDF ou PDF/A comme format de stockage, vous pouvez créer des fichiers PDF interrogeables.
- Saisissez un nom de profil d’exportation puis cliquez sur Terminer.
Le programme exportera toutes les valeurs des champs de document vers un ou plusieurs fichiers du format spécifié.
Remarque : Par défaut, les champs qui se répètent (c'est-à-dire les champs avec plusieurs instances et plusieurs tableaux) sont exportés dans des fichiers séparés, pour lesquels un nouveau dossier est créé. Le nom du dossier est composé du nom du fichier d'exportation. Pour désactiver l'exportation des champs qui se répètent, désactivez l'option Créer des fichiers distincts pour les éléments répétables dans l'onglet Assistant Destination de l'exportation (cette option est disponible pour tous les formats excepté en XML). Le cas échéant, lorsque les champs qui se répètent sont exportés dans un fichier d'exportation, le programme ajoute une nouvelle ligne pour chaque instance d'élément.
Remarque : Lorsque vous exportez des données sur les images exportées (images de pages ou champs) dans un fichier, le chemin d'accès au fichier peut être :
- relatif, si les images sont exportées dans le même dossier que le fichier (ou ses sous-dossiers)
- absolu dans tous les autres cas.