Règles
ABBYY FlexiCapture for Invoices utilise des règles pour valider automatiquement les factures. Après validation, une facture se voit attribuer un statut et une liste des erreurs et avertissements émis est générée, permettant à l'opérateur de décider si la facture doit être vérifiée manuellement. Lorsque vous vérifiez une facture dans l'éditeur de documents, l'opérateur voit la liste d'erreurs détectées par les règles et peut utiliser cette liste pour parcourir et vérifier les champs erronés.
ABBYY FlexiCapture for Invoices inclut déjà des règles de validation prédéfinies pour les factures couramment utilisées dans différents pays (Voir Règles disponibles). Les utilisateurs peuvent modifier ou supprimer les règles existantes et créer de nouvelles règles personnalisées.
Certaines fonctionnalités spécifiques aux règles dans ABBYY FlexiCapture for Invoices
Pour obtenir des instructions détaillées sur l'utilisation des règles dans ABBYY FlexiCapture Voir Règles.
Les règles de ABBYY FlexiCapture for Invoices possèdent les fonctionnalités spécifiques suivantes :
Les règles peuvent affecter le statut d'un document
Les règles peuvent être appliquées à un certain ensemble de pays
Utilisation de la liste des règles
Afficher la liste complète des règles
Pour afficher toutes les règles configurées pour le projet :
- Dans le menu Définition de document, sélectionnez Propriétés de la définition de document....
- Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, cliquez sur l'onglet Règles.
- Dans la liste Afficher les règles , sélectionnez détenu par la définition du document et ses enfants.
Pour afficher toutes les règles qui seront appliquées aux factures depuis un pays en particulier, comme l'Allemagne par exemple, utilisez le filtre.
Configurer un filtre
Trouver une règle dans la liste
Création de nouvelles règles
Pour créer une nouvelle règle :
- Dans le menu Définition de document, sélectionnez Propriétés de la définition de document....
- Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, cliquez sur l'onglet Règles.
- Dans la liste Afficher les règles , sélectionnez détenu par la définition du document et ses enfants.
- Sélectionnez le champ où la règle sera stockée. Ceci peut affecter le fonctionnement de certaines règles (par ex. : comment ses messages d'erreur sont générés). Si vous avez des doutes sur le champ à choisir, sélectionnez le nœud le plus haut, c'est-à-dire Présentation de facture.
- Cliquez sur Nouvelle règle....
- Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez un des types de règle standard ou sélectionnez Script qui vous permet de rédiger votre propre règle.
Remarque : Pour de plus amples informations sur chaque type de règle et obtenir des instructions sur leur création, Voir Règles.
Les instructions ci-dessous sont spécifiques à la création de règles dans ABBYY FlexiCapture for Invoices.
- Après avoir sélectionné un type de règle, vous devez spécifier :
- Nom
Le nom de la règle doit refléter le type de validation effectuée par la règle. Les erreurs émises par la règle seront affichées à l'opérateur dans le format suivant :
Nom de règle : Message d'erreur.
Si vous voulez que la règle affecte le statut des factures, ajoutez à son nom le préfixe (Exception) ou (Refusé), selon le statut que vous voulez attribuer à une facture si la règle détecte une erreur. - Gravité
Les drapeaux de gravité aident l'opérateur à vérifier les erreurs et avertissements et décider quelles factures doivent être vérifiées manuellement.
L'exportation des données peut également être configurée pour être dépendante du drapeau de gravité. Par exemple, vous pouvez :
- exporter des documents ne comportant pas d'erreur de règle mais comportant des avertissements de règle vers votre base de données de travail
- exporter des documents comportant des erreurs de règles dans un dossier d'exceptions
- interdire l'exportation de tous les documents comportant des erreurs
Pour obtenir des instructions détaillées sur la configuration de l'exportation reposant sur la gravité d'une règle, Voir Règles.
- Savoir si la règle doit être activée une fois créée (option La règle est activée)
- Dans cette étape, vous devez spécifier la condition d'application de la règle. Généralement, cette condition est définie par la valeur du champ Présentation de facture\BU\Pays.
Par défaut, la règle sera toujours appliquée (Appliquer la règle =toujours). Si vous voulez que la règle soit appliquée uniquement sous certaines conditions :
- Dans la liste Appliquer la règle , sélectionnez sur condition.
- Cliquez sur Éditer... pour modifier la condition.
- Sélectionnez le champ dont la valeur déclenchera la règle (Présentation de facture\BU\Pays).
- Spécifiez la condition et, si nécessaire, les valeurs autorisées et interdites.
Exemple 1. La règle doit être appliquée aux factures allemandes.
Sélectionnez la condition Fait partie du jeu, cliquez sur Ajouter, et ajoutez la valeur DE.
Exemple 2. Les règles doivent être appliquées à toutes les factures sauf les factures allemandes et françaises.
Sélectionnez la condition Ne fait pas partie du jeu, cliquez sur Ajouter, et ajoutez les valeurs DE, FR.
- Dans cette étape, vous devez configurer la règle. Pour plus d'informations, Voir Règles.
Désactiver une règle
Pour désactiver une règle configurée précédemment :
- Trouvez la règle dans la liste (voir plus haut).
- Décochez la case de la colonne Activé à côté de cette règle. Autrement, double-cliquez sur la règle pour ouvrir sa boîte de dialogue Propriétés et décochez l'option Règle activée sur l'onglet Généralités.
Si vous êtes certain que vous n'aurez plus besoin d'une règle, vous pouvez la supprimer. Pour supprimer une règle :
- Trouvez la règle dans la liste (voir plus haut).
- Sélectionnez la règle en cliquant sur son nom dans la liste puis cliquez sur Supprimer.
12.04.2024 18:16:04