Création et configuration des ensembles de documents
Pour constituer un ensemble de documents, vous devez créer une nouvelle définition de document. Les sections de cette définition de document seront des définitions de document existantes et vos propres sections. Les définitions de document existantes, en d'autres termes, les définitions de document déjà créées et déboguées de documents indépendants, sont sélectionnées lors de la création de la définition de document d'un ensemble de documents, alors que vos propres sections peuvent être ajoutées lors du débogage de la définition de document de l'ensemble de documents. De plus, lors de la création de la définition de document d'un ensemble de documents, vous pouvez ajouter une section Sommaire, ce qui permet de vérifier l'ensemble de documents en tant qu'unité unique.
Création d'une définition de document d'un ensemble de documents
- Ouvrez le menu Projet, puis cliquez sur Définitions de document... (Ctrl + T).
- Dans la boîte de dialogue Définitions de document, cliquez sur le bouton Nouveau....
- Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle définition de document, sélectionnez l'option Ensemble de documents et dans la liste ci-dessous, sélectionnez les définitions de document des documents que vous souhaitez inclure dans l'ensemble de documents. Ces définitions de document deviendront des sections de la définition de document de l'ensemble de documents.
- Éventuellement, activez l'option Ajouter un sommaire (pour plus de détails, reportez-vous ci-dessous). Cliquez sur Suivant.
- Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, spécifiez un nom pour l'ensemble de documents et fournissez une description (le nom est obligatoire, la description est facultative). Cliquez sur Terminer.
La nouvelle définition de document s'ouvre dans l'éditeur de définition de document. Toutes les sections que vous avez ajoutées à la définition de document s'affichent dans le volet Structure du document, y compris la section Sommaire. Les sections créées précédemment à partir de définitions de document existantes contiennent uniquement des champs d'index des définitions de document initiales. Vous pouvez également ajouter d'autres définitions de document sous forme de sections à la définition de document de l'ensemble de documents. Pour ce faire, dans l'éditeur de définition de document, cliquez sur Définition de document →Add link to document. Pour ajouter une section Sommaire, cliquez sur Définition de document → Ajouter la section Sommaire....
Important !Si vous ajoutez ou supprimez des champs d'index lors de la modification de la définition de document d'un ensemble de documents, vous devez les actualiser, sinon ils ne seront pas affichés correctement. Pour ce faire, cliquez avec le bouton de droite sur l'élément, puis cliquez sur Actualiser les champs d'index dans le menu contextuel.
Remarque : Vous pouvez modifier l'ordre des sections de la définition de document dans l'onglet Assemblage de la boîte de dialogue Propriétés de la définition de document.
Remarque : Vous pouvez choisir d'afficher ou non une section dans la section Sommaire en activant ou en désactivant l'option Afficher à la vérification dans la boîte de dialogue Propriétés de la section.
Section Sommaire
Une section Sommaire est une section de définition de document qui affiche tous les champs principaux d'un ensemble de documents. En matière de vérification des documents d'un ensemble de documents, la tâche des opérateurs en est grandement facilitée, car ils seront en mesure de voir toutes les erreurs et les données peu fiables en un seul endroit. De plus, les opérateurs auront seulement besoin d'ouvrir les documents susceptibles de contenir des erreurs.
Une section Sommaire :
- ne contient ni pages, ni images.
- n'influe en rien sur la façon dont la définition de document est appliquée.
- contient généralement des liens vers des champs existants à partir des documents de l'ensemble de documents.
Pour ajouter une section Sommaire à une définition de document, ouvrez-la dans l'éditeur de définition de document, puis cliquez sur Définition de document → Ajouter la section Sommaire.... Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, spécifiez un nom pour votre section Sommaire et fournissez une description (facultatif). La nouvelle section Sommaire s'affiche dans le volet Structure du document. Chaque règle activée dans la définition de document affectera les champs de la section Sommaire comme s'il s'agissait de champs de sections ordinaires.
Affichage des champs de documents répétitifs d'un ensemble
Si les répétitions de certains types de documents sont autorisées dans votre ensemble, les informations qui en seront extraites peuvent être affichées dans une section Sommaire sous forme de groupe ou de tableau répétitif.
Par exemple, un opérateur travaille sur une demande de prêt contenant plusieurs identifiants : l'identifiant d'un emprunteur, de son épouse et d'un garant. Dans cet ensemble de documents, l'identifiant indique un type de document répétitif. Si vous créez un groupe de champs faisant référence à ces documents, il s'agira également d'un groupe répété, ce qui vous permettra de le présenter sous forme d'un tableau. Dans ce cas, lors de la reconnaissance des documents, toutes les données seront affichées de manière pratique dans un formulaire de données, où chaque document sera présenté sous forme d’une ligne du tableau. Cela permettra à l'opérateur de voir immédiatement toutes les informations nécessaires sans avoir à ouvrir tous les documents un par un, ce qui réduira considérablement le temps consacré à la vérification.
Pour passer à l'image et au formulaire de données du document d'origine, effectuez un double clic sur la cellule du tableau ou sélectionnez la commande Aller au champ original dans le menu contextuel.
Lorsque l'opérateur ajoute des documents de ce type à l'ensemble, la ligne correspondante est ajoutée au tableau. Lorsque vous supprimez un document ou que vous le déplacez vers un autre ensemble, la ligne est supprimée.
Affichage des champs de documents répétitifs d'un ensemble sous forme de tableau
Pour configurer l'affichage des champs d'un ensemble de documents répétitifs sous forme de tableau, ajoutez un groupe qui référencera l'un des documents de l'ensemble dans une section Sommaire. Si le document est un document répétitif (répété plus d'une fois), le groupe devient également un groupe répétitif. Ensuite, l'utilisateur doit ajouter à ce groupe les champs du document qu'il souhaite afficher sous forme de tableau dans la section Sommaire.
- Ajoutez une section Sommaire (Définition de document → Ajouter la section Sommaire...).
- Dans l'onglet Assemblage des paramètres de l'ensemble de documents, définissez la répétition du document concerné.
- Dans la section Sommaire, définissez le groupe de champs qui référence le document. Pour ce faire, sélectionnez Créer un champ → Link to existing fielddans le menu contextuel de la section Sommaire et spécifiez le document. Si le document est répété plusieurs fois, le groupe est également un groupe répétitif.
- Dans le groupe, créez des liens vers les champs du document sélectionné lors de la création du groupe (Créer un champ → Link to existing field), spécifiez les champs à afficher dans le tableau. Seuls des champs simples peuvent être ajoutés au groupe. Ils comprennent les champs de texte et les images sans répétition ni sous-groupes.
- Si vous souhaitez configurer l'affichage des champs sous forme de tableau, sélectionnez le groupe de champs en résultant dans la structure du document. Dans le formulaire de données, le groupe est mis en évidence par un rectangle vert. Effectuez un clic droit sur le rectangle et sélectionnez Afficher en tant que tableau.
Si vous ajoutez un document à un ensemble ou l'en supprimez, la ligne correspondante sera également ajoutée au tableau ou en sera supprimée.
Assemblage automatique d'ensemble de documents
Les règles d'assemblage des ensembles de documents sont créées de la même manière que celles des documents avec plusieurs sections.
Un document reconnu sera automatiquement ajouté à un ensemble de documents (a) s'il s'agit du premier document de l'un des ensembles de documents et si la vérification de l'ordre des sections est activée ou (b) si ce document fait partie d'un seul ensemble de documents. Tous les documents suivants seront ajoutés à cet ensemble de documents en fonction des règles d'assemblage.
12.04.2024 18:16:04