Si un fournisseur ou une entité commerciale n'a pas été déterminé automatiquement lors de la reconnaissance d'une facture, vous pouvez en sélectionner un(e) dans la base de données. Vous disposez de deux moyens d'y parvenir :
Commencez à inscrire la valeur souhaitée dans l'un des champs du groupe
Une liste de suggestions sera affichée. Tout enregistrement correspondant au texte que vous avez saisi sera affiché en gras.
Lorsque vous voyez l'enregistrement souhaité, sélectionnez-le dans la liste en cliquant dessus ou choisissez-le à l'aide des touches fléchées (appuyez sur la touche Entrée pour confirmer votre choix).
Les champs de l'enregistrement seront insérés dans les champs correspondants du groupe sur le formulaire.
Si vous n'arrivez pas à trouver l'enregistrement souhaité dans la liste des suggestions, cliquez sur Fournisseur (entité commerciale) introuvable ou appuyez sur CTRL+Suppr pour effacer tous les champs du groupe.
Cliquez sur le bouton Rechercher... dans le formulair
La boîte de dialogue Recherche de fournisseur (entité commerciale) s'ouvre. Cette boîte de dialogue peut être utilisée pour rechercher des entrées dans la base de données.
Commencez à écrire dans la zone de recherche. Les suggestions s'afficheront dans la liste sur la droite et toutes les analogies seront affichées en gras. Tous les champs de l'enregistrement sélectionné s'afficheront à gauche.
Sélectionnez l'enregistrement souhaité à l'aide de la souris ou des touches fléchées, puis cliquez sur le bouton Sélectionner. Les champs de l'enregistrement seront insérés dans les champs du groupe sur le formulaire.
Si vous ne parvenez pas à trouver l'entrée souhaitée dans la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Réinitialiser les données pour effacer tous les champs de ce groupe.
Modifier des dossiers de fournisseur et d'entité commerciale et en ajouter de nouveaux
Important !Cette fonctionnalité doit être autorisée par l'administrateur.
Les informations sur les fournisseurs et les entités commerciales sont indispensables à la capture de factures. Les groupes Fournisseur et Entité commerciale contiennent des informations de base. Le traitement automatique des factures commence par la recherche d'un fournisseur ou d'une entité commerciale sur l'image. Si aucun fournisseur ou entité commerciale n'a pu être trouvé, la facture n'est pas traitée.
Les informations provenant de votre liste de fournisseurs et entités commerciales sert à trouver ces champs sur la facture. Cette liste est une copie locale d'une base de données externe contenant les informations sur les fournisseurs et les entités commerciales. Elle est synchronisée périodiquement avec la base de données.
Si un enregistrement d'un fournisseur ou d'une entité commerciale n'a pu être trouvé dans la copie locale de la base de données, il doit être créé manuellement.
Si les détails d'un fournisseur (comme l'adresse d'un fournisseur) sont modifiés, l'enregistrement du fournisseur dans la copie locale de la base de données doit être modifié en conséquence.
Remarque : If the program fails to detect vendor and business unit fields using your data sets, it will use neural networks for field detection, unless neural networks are disabled in the program settings. For more details, see Detecting the main fields.
Pour ajouter de nouveaux enregistrements à un Jeu de données ou modifier les existants, utilisez la boîte de dialogue Affichage/édition de jeu de données ou l'une des méthodes décrites ci-dessous.
Comment ajouter un nouvel enregistrement à la copie locale de la base de données
- Commencez à taper dans le champ Id du groupe Fournisseur ou Unité opérationnelle.La boîte de dialogue de recherche Entité commerciale/fournisseur s'ouvre.
- Cliquez sur le bouton Ajouter un enregistrement... button.
- Spécifiez les données du nouvel enregistrement dans la boîte de dialogue Ajouter un enregistrement.
- Cliquez sur OK pour enregistrer le nouvel enregistrement.
ou
- Cliquez avec le bouton droit sur un champ Fournisseur ou Entité commerciale, puis sélectionnez Ajouter un enregistrement de jeu de données dans le menu de raccourcis.
- Complétez les étapes 2 à 4 ci-dessous
Vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue de recherche en cliquant sur le bouton Rechercher... du formulaire de données.
L'enregistrement sera ajouté à la copie locale de la base de données (mais pas à la base de données externe). Les champs seront surlignés en vert. Le champ ID dans le formulaire de document contiendra la valeur UNKNOWN. Cela signifie que cet enregistrement n'existe que dans la copie locale de la base de données et qu'il n'est pas encore présent dans la base de données externe.
Le statut Exception sera affecté à la facture et toutes les factures suivantes du même fournisseur.
Une fois l'enregistrement ajouté à la base de données externe, le champ ID dans les factures suivantes sera rempli.
Comment éditer un enregistrement existant dans la copie locale de la base de données
- Commencez à modifier la valeur du champ Id du groupe Fournisseur ou Unité opérationnelle. La boîte de dialogue de recherche Entité commerciale/fournisseur s'ouvre.
- Cliquez sur le bouton Modifier l'enregistrement... button.
- Procédez aux modifications souhaitées.
- Enregistrez vos modifications.
ou
- Cliquez avec le bouton droit sur le champ souhaité puis cliquez sur Modifier l'enregistrement de jeu de données dans le menu de raccourcis.
- Complétez les étapes 2 à 4 ci-dessous.
Vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue de recherche en cliquant sur le bouton Rechercher... du formulaire de données.