インボイス認識時にベンダーや部署が自動的に決定されなかった場合は、データベースから選択できます。その方法は 2 つです：
グループのいずれかのフィールドに目的の値を入力開始
推奨リストが表示されます。入力したテキストとマッチするレコードが太字で表示されます。
目的のレコードが表示されたら、それをクリックするか矢印キーで選択します（Enterキーで選択を確定）。
レコードのフィールドが、フォームにあるグループの対応フィールドに挿入されます。
推奨リストに目的のレコードが見つからない場合は、「ベンダー（部署）が見つかりません」をクリックするか、以下を押します：Ctrl+Delを押してグループのフィールドをすべてクリアします。
「検索…」ボタンをフォームでクリック
そのベンダー（部署）の検索ダイアログボックスが開きます。このダイアログボックスは、データベースでエントリー検索に使えます。
検索ボックスで入力します。おすすめの検索は右のリストに表示され、一致した検索結果は太字で表示されます。選択済みレコードの全フィールドが左に表示されます。
マウスか矢印キーで好きなレコードを選択し、選択するボタンをクリックして行ってください。レコードのフィールドが、フォームにあるグループの対応フィールドに挿入されます。
ダイアログボックスで目的のエントリーが見つからない場合は、データをリセットボタンをクリックしてグループにあるフィールドをすべてクリアしてください。
ベンダーや部署のレコードの変更、および新規レコードの追加
重要！この機能は管理者による許可が必要です。
インボイスのキャプチャではベンダーや部署に関する情報が必要です。ベンダーや部署のグループのフィールドには基本情報が含まれています。インボイスの自動処理は、画像でのベンダーや部署の検索で始まります。ベンダーや部署が見つからなかった場合、インボイスは処理されません。
ベンダーや部署のリストからの情報は、インボイスでこれらのフィールドを見つけるために使用されます。このリストは、ベンダーや部署の情報を含んでいる外部データベースのローカルコピーです。定期的にデータベースと同期されます。
データベースのローカルコピーにベンダーや部署のレコードが見つからない場合、手動で作成する必要があります。
ベンダーの詳細情報（ベンダーの住所など）に変更があった場合、データベースのローカルコピーにあるベンダーのレコードも、これに応じて変更する必要があります。
注： If the program fails to detect vendor and business unit fields using your data sets, it will use neural networks for field detection, unless neural networks are disabled in the program settings. For more details, see Detecting the main fields.
新しいレコードをデータセットに追加したり既存のレコードを編集するには、データセットの表示/編集ダイアログボックスか、以下で説明するいずれかの方法を使用します。
データベースのローカルコピーに新しいレコードを追加する方法
- 次を入力開始します→IDフィールド（ベンダーまたは部署のグループ）。ベンダー/部署検索ダイアログボックスが開きます。
- 次にレコードを追加...ボタンをクリックして行ってください。
- 新しいレコードのデータを指定します（レコードの追加ダイアログボックスで選択します。
- クリックOK。これで新しいレコードを保存します。
または
- ベンダーか部署のフィールドを右クリックし、データセットレコードを追加...をショートカットメニューから選択します。
- 以上のステップ 2 - 4 を完了させます。
また、データフォームで検索...ボタンをクリックし、検索ダイアログボックスを開くこともできます。
外部データベースではなくデータベースのローカルコピーにレコードが追加されます。フィールドは緑色で強調表示されます。文書内のIDフィールドは、次の値を含みます→不明。これは、このレコードがデータベースのローカルコピーにだけ存在し、外部データベースには存在しないことを意味します。
インボイスに例外ステータスが割り当てられます。同じベンダーからこれ以降送られてくるどのインボイスも同様です。
新しいレコードが外部データベースに追加されると、次のインボイスのIDフィールドが入力されます。
データベースのローカルコピーで既存のレコードを編集する方法
- 次の値を変更開始→IDフィールド（ベンダーまたは部署のグループ）。ベンダー/部署検索ダイアログボックスが開きます。
- 次にレコードを編集...ボタンをクリックして行ってください。
- 目的の変更を行います。
- 変更を保存します。
または
- 目的のフィールドを右クリックしてから、データセットレコードを編集...ショートカットメニューでクリックします。
- 以上のステップ 2 - 4 を完了させます。
また、データフォームで検索...ボタンをクリックし、検索ダイアログボックスを開くこともできます。