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Configuration de l’exportation

Pour configurer des paramètres d'exportation de données, sélectionnez Définition de document → Paramètres d'exportation... dans l'éditeur de Définition de document.

Vous pouvez spécifier plusieurs profils d'exportation dans une Définition de document, ce qui vous permet d'exporter vos résultats de traitement vers plusieurs formats de fichier et vers plusieurs destinations.

Paramètres d'exportation de base et types d'exportation

Sur l'onglet Destinations d'exportation, vous pouvez voir la liste des profils d'exportation configurés et les informations suivantes sur chaque profil :

Nom : le nom du profil d'exportation.
Type : le type d'exportation. Les types d'exportation suivants sont disponibles :

Exportation personnalisée (utilise un script)
Exporter vers des fichiers de données (par défaut, chaque Définition de document inclut un profil d'exportation qui exporte les données dans un tableau Excel)
Exporter vers des fichiers image
Exportation vers une base de données
Exportation vers SharePoint

Critique : si cette option est sélectionnée, le profil d'exportation doit être exécuté. Sinon, le profil d'exportation est considéré comme optionnel.
Si un échec d'exportation se produit pour un profil d'exportation Critique, l'erreur est enregistrée dans le journal d'évènements et la tâche d'exportation correspondante obtient le statut Échec. Si un échec d'exportation se produit pour un profil d'exportation non Critique, un avertissement est enregistré pour le profil d'exportation et la tâche d'exportation correspondante obtient le statut Réussi.
Remarque : L'exportation peut échouer pour différentes raisons. Par exemple, un fichier ou une base de données peut être inaccessible.
Activé : si cette option est sélectionnée, le programme utilise ce profil pour exporter les données. Sinon, le profil est considéré comme désactivé.
Conditions : les conditions qui doivent être remplies pour que le programme exporte les données capturées.

Conditions d'exportation

Vous pouvez configurer ABBYY FlexiCapture pour qu'il exporte des données si certaines conditions sont remplies. Par exemple, vous pouvez exporter uniquement les documents comportant des erreurs de règle, uniquement les documents n'en comportant pas ou bien uniquement les documents comportant un champ particulier avec une valeur précise. Vous pouvez spécifier les conditions d'exportation sous Exporter si ces conditions sont vraies.

Pour configurer l'exportation conditionnée par les erreurs de règle, sélectionnez l'une des trois options suivantes dans la liste déroulante Condition de documents :

Les documents contiennent des erreurs Sélectionnez cette option pour exporter uniquement les documents sans erreurs de règle ou de format..
Les documents ne contiennent aucune erreur Sélectionnez cette option pour exporter uniquement les documents comportant des erreurs de règle ou de format.
Les erreurs ne sont pas pertinentes Sélectionnez cette option pour exporter tous les documents, qu'ils comportent des erreurs de règles et de format ou non.

Pour configurer une exportation conditionnée par la valeur d'un champ particulier, activez l'option Condition de champ dans la boîte de dialogue Exporter les conditions :

Sélectionnez un champ désiré
Dans la liste déroulante, sélectionnez une condition qui déclenchera l'exportation
Spécifiez les valeurs de champ possibles (le cas échéant)

Les conditions de valeur de champ suivantes peuvent déclencher l'exportation :

Fait partie du jeu Les données seront exportées si la valeur du champ correspond à l'une des valeurs spécifiées.
Ne fait pas partie du jeu Les données seront exportées si la valeur du champ ne correspond à aucune des valeurs spécifiées.
Est vide Les données seront exportées si le champ est vide.
Is not empty Les données seront exportées si le champ n'est pas vide.

Pour ajouter une valeur au jeu de valeurs possibles, inscrivez la valeur puis cliquez sur Ajouter. Pour supprimer une valeur du jeu, sélectionnez la valeur et cliquez sur Supprimer. Vous pouvez également ajouter une valeur vide au jeu des valeurs possibles. Pour ajouter une valeur vide, cliquez sur Ajouter sans saisir de valeur. La valeur vide apparaîtra comme <Valeur vide> dans le jeu des valeurs possibles. Une valeur ne peut être ajoutée qu'une fois.

Les conditions d'exportation ne peuvent impliquer que des champs de texte (notamment les champs avec des régions continues), codes-barres et colonnes de tableaux. Les conditions d'exportation ne peuvent impliquer de coches, groupes de coches, champs avec plusieurs instances, images ou cellules de tableau.

Remarque : Si une condition d'exportation implique une colonne de tableau, les données seront exportées si au moins une cellule dans la colonne satisfait la condition.

Vous pouvez utiliser les conditions d'exportation pour spécifier un emplacement où stocker les documents traités. Par exemple, vous pouvez placer des documents dans différents dossiers selon la valeur d'un champ particulier (disons Subsidiaire). Ou bien vous pouvez exporter les documents comportant des erreurs de règle dans un dossier particulier (disons Échec).

Réglage affiné de l'exportation

Le jeu de champs à exporter est d'abord généré selon les propriétés des champs (c'est-à-dire si l'option Exporter la valeur de champ est sélectionnée). Ensuite, lorsque vous configurez un profil d'exportation, vous pouvez supprimer les champs d'un jeu de champs ainsi généré. Les champs du même jeu peuvent être exportés vers différentes destinations. Sélectionnez les Paramètres d'exportation puis cliquez sur Éditer…→ Options… → Configurer le mappage des champs…. La boîte de dialogue Mappage des champs s'ouvre, et vous pouvez spécifier les destinations désirées.

Masquer des informations lors de l'exportation de documents

Lors de l'exportation de données vers des fichiers au format graphique (y compris PDF), vous pouvez masquer les champs contenant des informations sensibles.

Pour masquer des champs :

Activez l'option Masquer les données sensibles des images dans les paramètres du profil d'exportation.
Cliquez sur le bouton Sélectionner des champs à masquer....
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez le champ que vous souhaitez masquer dans la section Tous les champs, puis cliquez sur le bouton pour le déplacer dans la section Champs masqués. Le bouton permet de déplacer tous les champs dans la section Champs masqués.

Remarque : Si vous utilisez un ensemble de documents dans lequel un document est inclus dans plusieurs sous-documents, les champs de ce document ne seront affichés qu'une fois dans la boîte de dialogue Sélectionner des champs à masquer Les sous-documents seront assortis de l'icône pour signaler qu'ils contiennent des champs non affichés, car provenant d'un autre document.

Exportation automatique

Vous pouvez configurer ABBYY FlexiCapture pour exporter les documents automatiquement. Dans la boîte de dialogue des propriétés de votre Définition de document, cliquez sur Paramètres d'exportation puis sélectionnez Activer l'exportation automatique. À présent, les documents traités seront exportés automatiquement, sans qu'un opérateur n'ait besoin de cliquer sur un bouton d'initialisation d'exportation.

L'exportation automatique n'est possible que si votre Définition de document mentionne le nombre de pages dans les documents. Cela signifie que l'exportation automatique ne fonctionnera pas si certaines pages peuvent revenir plusieurs fois ou si le nombre de sections est spécifié par le biais d'un intervalle (y compris 0-1). L'exportation automatique ne fonctionnera pas non plus pour les documents soumis pour la vérification.

Remarque : Pour les lots de test, l'option Activer l'exportation automatique est désactivée par défaut.

Remarque : Si les documents sont automatiquement exportés, la vérification de l'intégrité du lot est ignorée et un avertissement est inscrit dans le journal d'évènements.

Enregistrer les résultats dans le système de fichiers

Vous pouvez configurer ABBYY FlexiCapture pour enregistrer les données capturées et/ou les images de documents dans le système de fichiers.

Si un chemin absolu vers un emplacement de stockage de données est utilisé, vous pouvez spécifier un chemin local ou un chemin réseau UNC.

Si un chemin relatif vers un emplacement de stockage de données est utilisé, c'est-à-dire seulement si un sous-dossier est spécifié, le sous-dossier est créé dans le sous-dossier Exporter du dossier de projet. Pour spécifier un emplacement de stockage différent, spécifiez un Chemin racine pour l'exportation dans les paramètres du projet. À présent, tout nouveau sous-dossier sera créé relativement au chemin racine spécifié. Vous pouvez spécifier un chemin réseau local ou UNC en guise de chemin racine.