Activer des fonctionnalités de programme supplémentaires pour les opérateurs
L'administrateur peut activer des fonctionnalités supplémentaires pour les opérateurs en charge du traitement des factures. Notez que ces fonctionnalités supplémentaires sont toujours accessibles aux utilisateurs disposant des autorisations de l'administrateur.
Procéder à l'apprentissage du programme pendant le traitement des factures
Si les résultats de l'extraction automatique des champs ne répondent pas à la norme attendue, l'opérateur peut en plus procéder à l'apprentissage d'ABBYY FlexiCapture pour les factures en même temps qu'il traite les factures. Lors du processus, de nouveaux FlexiLayouts sont créés. Ils peuvent alors être utilisés à la place du FlexiLayout habituel. Pour plus de détails, consultez Apprentissage d'ABBYY FlexiCapture pour les factures.
Pour activer cette fonction supplémentaire d'apprentissage, procédez de la manière suivante :
- Dans la fenêtre principale de l'éditeur de définitions de document, sélectionnez Définition de document → Propriétés de la définition de document....
- Cliquez sur l'onglet Paramètres de définition de document de la boîte de dialogue qui s'ouvre.
- Cliquez sur le bouton Éditer... situé à côté du groupe Champs et caractéristiques supplémentaires pour ouvrir la boîte de dialogue Fonctionnalités de définition de document.
- Décochez l'option Apprentissage pendant le traitement.
Remarque : Pour désactiver la fonction supplémentaire d'apprentissage pour les opérateurs (si elle est activée), désélectionnez l'option Apprentissage pendant le traitement.
Si un opérateur de vérification modifie le marquage de champ sur une image d'un document, alors, à l'étape de l'apprentissage, ce document sera copié dans le lot d'apprentissage utilisé pour cette version de document. Chaque premier et deuxième documents ainsi ajoutés se verront attribuer le statut « À former » et chaque troisième document se verra attribuer le statut « À tester ».
Remarque : Pour chaque version de document, l'apprentissage est effectué de manière indépendante. Les factures d'un même fournisseur sont considérées comme une même version de document.
La qualité du modèle venant de faire l'objet de l'apprentissage sera testée sur les documents avec le statut « À tester ». Le programme comparera le nombre de champs qui ont été correctement associés. Si lors du test du modèle venant de faire l'objet de l'apprentissage, l'association des champs s'avère être meilleure, le nouveau FlexiLayout sera enregistré et sera ensuite utilisé pour cette version de document (à savoir, pour le traitement des factures de ce fournisseur en particulier). Pour plus de détails, consultez Apprentissage tout en traitant des documents.
Modifier et ajouter des entrées Fournisseur et Entité commerciale
Lorsque vous avez configuré votre projet de capture de factures, vous avez connecté des bases de données de fournisseurs et d'entités commerciales aux Jeux de données correspondants du projet. Ces Jeux de données spécifient la structure des données et stockent une copie des données dans le projet, en synchronisant régulièrement ces données avec votre base de données externe. Voir Connexion des bases de données d'entités commerciales et de fournisseurs.
La reconnaissance des factures commence par la recherche du fournisseur et de l'entité commerciale. Ces groupes ne peuvent être détectés sur une image que s'ils sont présents dans le Jeu de données. Il est important que le programme puisse détecter le fournisseur et l'entité commerciale, car ces données sont utilisées pour identifier le pays de la facture, qui à son tour permet de déterminer les taux de taxe à employer pour la détection des champs Montants de l'image, mais aussi les règles de validation à utiliser.
En règle générale, toutes les entités commerciales et tous les fournisseurs feront déjà partie des Jeux de données correspondants. Cependant, si vous recevez une facture d'un nouveau fournisseur qui ne figure pas dans la base de données, le groupe de champs Fournisseur ne sera pas détecté. L'ajout d'un nouveau fournisseur à la base de données de fournisseurs et la synchronisation de cette base de données avec les Jeux de données peuvent prendre beaucoup de temps, cela dépend de la démarche employée par l'entreprise. Le programme ne sera pas en mesure de traiter les factures du fournisseur concerné tout le temps qu'il ne le trouvera pas dans le Jeu de données.
Un autre exemple intervient en cas de changement d'adresse ou de numéro de compte bancaire d'un fournisseur existant. Mettre à jour la base de données des fournisseurs et la synchroniser avec le Jeu de données peut prendre beaucoup de temps, mais l'opérateur a cependant besoin d'informations à jour pour traiter les factures.
Pour résoudre les problèmes mentionnés ci-dessus, l'administrateur peut autoriser les opérateurs à ajouter ou modifier des entrées des Jeux de données. Ces modifications seront apportées aux Jeux de données stockés dans le projet et non aux bases de données externes de fournisseurs et d'entités commerciales.
Si un opérateur ajoute un nouveau fournisseur au Jeu de données, le programme pourra détecter le groupe de champs Fournisseur des prochaines factures de ce fournisseur, tout comme si une entrée existait pour ce fournisseur dans la base de données externe. Les règles de validation détecteront cependant que ce fournisseur ne figure pas dans la base de données externe et attribueront le statut Exception à la facture.
À la prochaine synchronisation du Jeu de données avec la base de données externe, tous les fournisseurs ajoutés par les opérateurs seront remplacés par les entrées appropriées de la base de données ou supprimés du Jeu de données. Voir Mise à jour des jeux de données pour plus d'informations sur la mise à jour des Jeux de données.
Par défaut, les opérateurs ne peuvent pas ajouter de nouvelles entrées aux Jeux de données. Pour activer cette fonctionnalité pour les opérateurs :
- Dans la fenêtre principale de l'éditeur de définitions de document, sélectionnez Définition de document → Propriétés de la définition de document....
- Cliquez sur l'onglet Jeux de données de la boîte de dialogue qui s'ouvre.
- Sélectionnez un Jeu de données dans la liste et cliquez sur le bouton Configurer....
- Activez l'option Les opérateurs peuvent ajouter des enregistrements et/ou Les opérateurs peuvent modifier des enregistrements.
Si vous ne souhaitez pas que les opérateurs ajoutent ou modifient les Jeux de données, assurez-vous que ces options sont bien désactivées.
12.04.2024 18:16:04