Zusätzliche Programmfunktionen für Operatoren aktivieren
Der Administrator kann für die Operatoren zusätzliche Funktionen für die Verarbeitung von Rechnungen aktivieren. Beachten Sie, dass diese zusätzlichen Funktionen für Benutzer mit Administratorberechtigungen immer verfügbar sind.
Trainieren des Programms während der Verarbeitung von Rechnungen
Ist die Qualität der Datenerfassung unzureichend, z. B. bei Rechnungen mit ungewöhnlichen Feldpositionen, kann der Operator das Programm zusätzlich trainieren, um die Daten solcher Rechnungen zu erfassen. Für weitere Informationen dazu Siehe ABBYY FlexiCapture for Invoices Trainieren.
Standardmäßig ist die Trainingsfunktion aktiviert und für Operatoren verfügbar. So wird die Trainingsfunktion für Operatoren deaktiviert:
- Wählen Sie im Hauptfenster des Dokumentdefinitionseditors Dokumentdefinition → Eigenschaften der Dokumentdefinition....
- Klicken Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld auf die Registerkarte Einstellungen der Dokumentdefinition.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten... neben der Gruppe Zusätzliche Felder und Funktionen um das Dialogfeld Funktionen der Dokumentdefinition zu öffnen.
- Deaktivieren Sie die Option Training während der Verarbeitung.
Hinweis. Um die Trainingsfunktion für Operatoren zu aktivieren (wenn sie deaktiviert wurde), wählen Sie die Option Training während der Verarbeitung.
Wenn ein Überprüfungsoperator die Feldmarkierung in einem Dokumentbild ändert, wird dieses Dokument im Schulungsstadium in den Trainingsstapel kopiert, der für diese Dokumentvariante verwendet wird. Jedes erste und zweite so hinzugefügte Dokument erhält den Status "Für Training", und jedes dritte Dokument erhält den Status "Für Tests".
Hinweis. Das Training erfolgt unabhängig für jede einzelnen Dokumentvariante. Rechnungen desselben Lieferanten werden als dieselbe Dokumentvariante angesehen.
Die Qualität des neu trainierten Modells wird an den Dokumenten getestet, die den Status "Für Tests" haben. Das Programm vergleicht die Anzahl der Felder, die korrekt zugeordnet wurden. Wenn das neu trainierte Modell mehr korrekt zugeordnete Felder liefert als das Referenzmodell, wird das neue FlexiLayout gespeichert und anschließend für diese Dokumentvariante (d. h. für die Verarbeitung von Rechnungen dieses bestimmten Lieferanten) verwendet. Weitere Informationen finden Sie unter Training während der Verarbeitung von Dokumenten.
Datensätze von Lieferanten und Geschäftseinheiten ändern und hinzufügen
Bei der Einrichtung Ihres Projekts zur Rechnungserfassung haben Sie Datenbanken von Lieferanten und Geschäftseinheiten mit den entsprechenden Datensätzen des Projekts verbunden. Diese Datensätze legen die Datenstruktur fest und speichern eine Kopie der Daten innerhalb des Projekts, wobei sie dann regelmäßig mit Ihrer externen Datenbank synchronisiert werden. Siehe Verbindung mit Datenbanken für Lieferanten und Geschäftseinheiten.
Die Rechnungserkennung startet mit der Suche nach dem Lieferanten und der Geschäftseinheit. Diese Feldgruppen können in einem Bild nur dann gefunden werden, wenn sie im Datensatz vorhanden sind. Es ist wichtig, dass der Lieferant und die Geschäftseinheit vom Programm gefunden werden, da diese Daten für die Auswahl des Landes der Rechnung verwendet werden, was die Steuersätze bestimmt, die beim Auffinden der Felder Beträge im Bild und für die Auswahl der Validierungsregeln verwendet werden.
Im Allgemeinen werden alle Lieferanten und Geschäftseinheiten bereits in den entsprechenden Datensätzen enthalten sein. Erhalten Sie jedoch eine Rechnung von einem neuen Lieferanten, der sich nicht in der Datenbank befindet, wird die Feldgruppe Lieferant nicht erkannt. Je nach Geschäftsvorgang können das Hinzufügen des neuen Lieferanten zur Lieferantendatenbank und ihre Synchronisierung mit den Datensätzen viel Zeit in Anspruch nehmen und das Programm kann erst dann Rechnungen von diesem Lieferanten verarbeiten, sobald der Lieferant im Datensatz gefunden wird
Ein weiteres Beispiel ist die Änderung der Adresse oder Kontonummer eines vorhandenen Lieferanten. Die Aktualisierung der Lieferantendatenbank und ihre Synchronisierung mit dem Datensatz kann viel Zeit in Anspruch nehmen, aber der Operator benötigt aktuelle Informationen, um die Rechnungen verarbeiten zu können.
Um die oben genannten Probleme zu lösen, kann der Administrator den Operatoren ermöglichen, den Datensätzen Einträge hinzuzufügen oder diese zu bearbeiten. Die Änderungen werden an den im Projekt gespeicherten Datensätzen vorgenommen, nicht an den externen Datenbanken für Lieferanten und Geschäftseinheiten.
Fügt ein Operator dem Datensatz einen neuen Lieferanten hinzu, kann das Programm die Feldgruppe Lieferant in den nachfolgenden Rechnungen dieses Lieferanten erkennen, so als wäre ein Datensatz für diesen Lieferanten in der externen Lieferantendatenbank vorhanden. Die Validierungsregeln werden jedoch erkennen, dass der Lieferant nicht in der externen Datenbank vorhanden ist und der Rechnung den Status Ausnahme zuweisen.
Wird der Datensatz das nächste Mal mit der externen Datenbank synchronisiert, werden alle von den Operatoren hinzugefügten Lieferanten durch die entsprechenden Einträge aus der Datenbank ersetzt oder aus dem Datensatz entfernt. Siehe Aktualisierung von Datensätzen für weitere Informationen über die Aktualisierung von Datensätzen.
Standardmäßig können Operatoren neue Einträge nicht bearbeiten und den Datensätzen keine neuen Einträge hinzufügen. So wird diese Funktion für Operatoren aktiviert:
- Wählen Sie im Hauptfenster des Dokumentdefinitionseditors Dokumentdefinition → Eigenschaften der Dokumentdefinition....
- Klicken Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld auf die Registerkarte Datensätze.
- Wählen Sie einen Datensatz aus der Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Einrichtung....
- Aktivieren Sie die Option Operatoren können Datensätze hinzufügen und/oder Operatoren können Datensätze bearbeiten.
Möchten Sie nicht, dass die Operatoren Datensätze hinzufügen oder bearbeiten können, müssen diese Optionen deaktiviert sein.
12.04.2024 18:16:01