Die Erstellung von Dokumentdefinitionen ist der entscheidendste Schritt beim Konfigurieren von Projekten und trägt wesentlich zur Qualität der Daten nach der Verarbeitung bei.
In einer Dokumentdefinition sind die Positionen von Dokumentelementen definiert sowie die bei der Datenextraktion zu verwendenden Felder angegeben.
Zum Erstellen einer Dokumentdefinition starten Sie den Dokumentdefinitionsassistenten:
- Wählen Sie im Hauptfenster der Projektkonfigurationsstation Projekt → Dokumentdefinitionen...
- Klicken Sie im Dialogfeld Dokumentdefinitionen auf die Schaltfläche Neu....
- Befolgen Sie die Anweisungen des Dokumentdefinitionsassistenten.
Die einzelnen Schritte bei der Erstellung von Dokumentdefinitionen hängen vom verarbeiteten Dokumenttyp ab.
Die wichtigsten Schritte beim Erstellen einer Dokumentdefinition für statische Formulare
- Erstellen Sie mit dem Dokumentdefinitionsassistenten eine neue Dokumentdefinition. Öffnen Sie während der Ausführung des Assistenten das Bild der Dokumentseite, auf dessen Basis die Markierungen der Dokumentdefinition erstellt werden.
- Markieren Sie die statischen Elemente (Anker und Objekte zur Identifizierung), und konfigurieren Sie ihre Eigenschaften. Statische Elemente werden zur Zuordnung und Identifizierung der Dokumentdefinition verwendet. Normalerweise werden statische Elemente automatisch erkannt und Standardeigenschaften zugeordnet.
- Markieren Sie die Felder auf dem Bild. Felder werden für die Datenextraktion verwendet.
- Konfigurieren Sie die Feldeigenschaften. Feldeigenschaften beeinflussen die Erkennungsqualität und legen fest, ob die Werte der Felder exportiert und zur Überprüfung an den Operator gesendet werden. Sie geben die Datentypen und den Wertebereich eines Felds an.
- Erstellen einer Dokumentdefinition für mehrseitige Dokumente: Fügen Sie Seiten hinzu, und wiederholen Sie sämtliche Schritte für alle Seiten.
- Konfigurieren Sie den Datenexport.
- Sie können ggf. auch das Verfahren festlegen, mit dem die Daten im Dokumentfenster angezeigt werden, auf Regeleinhaltung geprüft werden usw.
- Testen Sie eine Dokumentdefinition mithilfe der Bilder verschiedener Dokumente.
Hinweis. Wenn Sie mit ABBYY FormDesigner maschinenlesbare Formulare erstellt haben, müssen Sie anstelle der ersten drei Schritte lediglich eine Datei mit der Dateinamenerweiterung *.xfd importieren. Daraufhin wird ein Seitenbild mit vorbereiteter Markierung geöffnet (bzw. Bilder mehrerer Seiten, wenn Sie mit ABBYY FormDesigner ein mehrseitiges Formular erstellt haben). Einzelheiten finden Sie unter Importieren einer Dokumentdefinition für mit ABBYY FormDesigner erstellte Formulare.
Die wichtigsten Schritte beim Erstellen einer Dokumentdefinition für flexible Dokumente
- Erstellen Sie mit ABBYY FlexiLayout Studio ein FlexiLayout (eine Datei mit der Dateinamenerweiterung *.afl). Einzelheiten finden Sie in den Hilfethemen von ABBYY FlexiLayout Studio.
- Erstellen Sie mit dem Dokumentdefinitionsassistenten eine neue Dokumentdefinition. Öffnen Sie während der Ausführung des Assistenten das Bild der Dokumentseite, und fügen Sie ein FlexiLayout an (die von Ihnen erstellte AFL-Datei). Nach Abschluss des Assistenten werden auf dem Bild die Feldmarkierungen angezeigt.
- Konfigurieren Sie die Feldeigenschaften. Folgen Sie dabei den Schritten beim Konfigurieren der Dokumentdefinitionseigenschaften für ein statisches Formular.
- Konfigurieren Sie den Datenexport.
- Sie können ggf. auch das Verfahren festlegen, mit dem die Daten im Dokumentfenster angezeigt werden, auf Regeleinhaltung geprüft werden usw.
- Testen Sie eine Dokumentdefinition mithilfe der Bilder verschiedener Dokumente.
Bei kombinierten Dokumenttypen, die Seiten mit statischen Formularen und teilweise strukturierte Bereiche enthalten, können Sie ein FlexiLayout als einen der Dokumentdefinitionsbereiche anfügen. Erstellen Sie zunächst eine Dokumentdefinition für einen der Bereiche (flexibel oder statisch), und fügen Sie dann einen neuen Bereich eines anderen Typs hinzu.
Sie können in einem Durchgang Dokumente unterschiedlichen Typs verarbeiten: Sie können als Teil desselben Projekts sowohl Dokumentdefinitionen für statische Formulare und flexible Dokumente als auch Dokumentdefinitionen für kombinierte Dokumenttypen erstellen. Das Programm wählt dann automatisch eine Dokumentdefinition aus.
Für die Verarbeitung von Dokumenten mit Anhängen erstellen Sie eine Dokumentdefinition und aktivieren dann in den Dokumentdefinitionseigenschaften die Option Anhangseiten berücksichtigen. Siehe Erstellen von Dokumentdefinitionen für Dokumente mit Anhängen.
Um eine Dokumentenmappe zu verarbeiten (d. h. eine Mappe mit verbundenen Dokumenten zum selben Zweck, wie z. B. Darlehensanträge oder Versicherungsberichte), erstellen Sie eine Dokumentdefinition für die Dokumentenmappe. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumentsprachen.
Siehe weiter:
Dokumentdefinitionen