So konfigurieren Sie den Export in eine Datei:
- Wählen Sie im Fenster des Dokumentdefinitionseditors die Menüoptionen Dokumentdefinition → Exporteinstellungen....
- Klicken Sie auf Hinzufügen... nd wählen Sie im Feld Typ die Option Exportieren in Datendateien.
- Bestimmen Sie, ob der Export obligatorisch ist.
- Bestimmen Sie, ob Bilder exportiert werden sollen.
- Bestimmen Sie, welche Dokumente (mit und/oder ohne Fehler) exportiert werden sollen und klicken Sie auf Weiter>.
- Legen Sie die Exportparameter fest und klicken Sie auf Weiter>. Die änderbaren Exportparameter richten sich nach dem im Feld Ziel angegebenen Wert.
- Dateinamen und Struktur der Unterordner des Hot Folders nachbilden,
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Wenn Sie diese Option wählen, entspricht die Ordnerstruktur der des Hot Folders, aus dem die Dokumentbilder importiert wurden. Wenn Sie diesen Exporttyp konfigurieren, wählen Sie im Feld Exportpfad den Ordner aus, der die Struktur des Hot Folders widerspiegeln soll.
- Alle Dokumente in eine Datei exportieren,
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Wählen Sie diese Option aus, um alle Daten in eine Datei zu exportieren. Wenn Sie diesen Exporttyp konfigurieren, geben Sie im Feld Exportpfad den Pfad und den Namen der Datei für den Datenexport an.
- Für jeden Stapel separaten Ordner erstellen,
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Wählen Sie diese Option aus, um jedes Dokument als eine separate Datei zu exportieren:
- Geben Sie im Feld Dateipräfix den Pfad und die ersten Zeichen des Dateinamens ein.
- Wenn jeder Stapel in einen eigenen Ordner exportiert werden soll, wählen Sie die Option Für jeden Stapel separaten Ordner erstellen aus.
- Ordnerstruktur und Dateiname mittels Vorlage erstellen,
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Wenn Sie diese Option auswählen, werden die Dateinamen und die Struktur der Unterordner in Abhängigkeit von den Dokumentparametern gebildet.
- Geben Sie im Feld Exportpfad.
- Legen Sie die Optionen für die Dateinamen fest. Klicken Sie hierfür auf Bearbeiten... nd geben Sie die benötigten Regeln ein. Weitere Informationen finden Sie unter Optionen für die Namen von Exportdateien.
- Wählen Sie im Feld Wenn Datei bereits vorhanden aus, welche Aktion das Programm durchführen soll, wenn bereits eine Datei mit dem generierten Namen existiert.
- Wählen Sie den Dateityp egen Sie weitere Exporteigenschaften für den ausgewählten Dateityp fest und wählen Sie ggf. die Textcodierung aus. Klicken Sie dann auf Weiter>.
Microsoft Office Excel-Arbeitsmappe (*.xls)
- Wählen Sie die Version von Microsoft Excel (5.0/95; 97-2003; 97-2003 (kompatibel mit 5,0/95).
- Wählen Sie Werttyp beim Exportieren beibehalten aus, um die Daten basierend auf ihrem Typ zu exportieren. Deaktivieren Sie diese Option, um alle Daten mit dem Typ Allgemein zu exportieren;
Hinweis. Nur für Textfelder des Typs Zahl.
- Wählen Sie Separate Dateien für wiederholbare Elemente erstellen aus, um mehrmals vorkommende Felder und Tabellen in separate Dateien zu exportieren. Beachten Sie den Hinweis.
- Wählen Sie bei Excel 5.0/95 eine Zeichencodierung aus. Siehe Exportdateiformate.
- Konfigurieren Sie ggf. die Feldnamen und das Format. Klicken Sie hierfür auf Feldzuordnung und geben Sie im Dialogfeld Feldzuordnung ie Feldnamen und Formate von Feldern mit Zahlen und Datumsangaben ein.
XML Dokument (*.xml)
- Geben Sie die zusätzlich zu exportierenden Daten ein (Feldpositionen und -typen, Fehler, Daten zur Erkennungsqualität);
- Wählen Sie Werttyp beim Exportieren beibehalten, wenn Sie das XML-Schema mit den Beschreibungen der Feldtypen speichern möchten.
- Wählen Sie die Codierung aus. Siehe Exportdateiformate
- Legen Sie ggf. die Feldnamen fest. Klicken Sie hierfür auf Feldzuordnung und geben Sie im Dialogfeld Feldzuordnung die Feldnamen ein.
Kommagetrennte Datei (*.csv)
- Wählen Sie das Spaltentrennlinie aus.
- Wählen Sie Separate Dateien für wiederholbare Elemente erstellen aus, wenn Sie mehrmals vorkommende Felder und Tabellen in separate Dateien exportieren möchten. Beachten Sie den Hinweis.
- Wählen Sie die Codierung aus. Siehe Exportdateiformate
- Konfigurieren Sie ggf. die Feldnamen und das Format. Klicken Sie hierfür aufclick Feldzuordnung und geben Sie im Dialogfeld Feldzuordnung die Feldnamen und Formate von Feldern mit Zahlen und Datumsangaben ein.
Textdatei (*.txt)
- Wählen Sie das Spaltentrennlinie.
- Wählen Sie Separate Dateien für wiederholbare Elemente erstellen aus, wenn Sie mehrmals vorkommende Felder und Tabellen in separate Dateien exportieren möchten. Beachten Sie den Hinweis.
- Wählen Sie die Codierung aus. Siehe Exportdateiformate
- Konfigurieren Sie ggf. die Feldnamen und das Format. Klicken Sie hierfür auf Feldzuordnung und geben Sie im Dialogfeld Feldzuordnung die Feldnamen und Formate von Feldern mit Zahlen und Datumsangaben ein.
DBase-Datei (*.dbf)
- Wählen Sie Werttyp beim Exportieren beibehalten to export data basing on its types. Clear this option for all the fields to be of the Text type.
- Wählen Sie Separate Dateien für wiederholbare Elemente erstellen aus, wenn Sie mehrmals vorkommende Felder und Tabellen in separate Dateien exportieren möchten. Beachten Sie den Hinweis.
- Wählen Sie die Codierung aus. Siehe Exportdateiformate
- Konfigurieren Sie ggf. die Feldnamen. Klicken Sie hierfür auf Feldzuordnung und geben Sie im Dialogfeld Feldzuordnung die Feldnamen ein.
JSON Dokument (*.json)
- Geben Sie die zusätzlich zu exportierenden Daten ein (Feldpositionen und -typen, Fehler, Daten zur Erkennungsqualität);
- Wählen Sie Werttyp beim Exportieren beibehalten aus, um die Daten basierend auf ihrem Typ zu exportieren
- Wählen Sie die Codierung aus. Siehe Exportdateiformate
- Legen Sie ggf. die Feldnamen fest. Klicken Sie hierfür auf Feldzuordnung und geben Sie im Dialogfeld Feldzuordnung die Feldnamen ein.
Wichtig! Führen Sie die Schritte 8 und 9 nur aus, wenn Sie in Schritt 4 die Option Dokumentbilder speichern gewählt haben.
- Wenn Sie die Bilder speichern möchten, legen Sie die Parameter zum Speichern von Bildern fest und klicken auf Weiter>.
- Wählen Sie aus, ob die Bilder zusammen mit den Daten gespeichert werden sollen, oder geben Sie den Bildordner an;
- Wählen Sie das Namensschema für die Bilddateien aus: ähnlich wie bei den Datendateien oder anders. Weitere Informationen finden Sie unter Optionen für die Namen von Exportdateien.
- Geben Sie die Felder an, die Bilder enthalten, die Sie beim Export ausblenden möchten.
- Wenn Bilder gespeichert werden sollen, bestimmen Sie die Bildspeicheroptionen und klicken Sie auf Weiter>.
- Wählen Sie das gewünschte Bildformat, die Qualität und die Farbe.
- Wählen Sie zum Ändern der Auflösung des Ausgangsbildes Auflösung ändern in und wählen Sie den entsprechenden Wert aus der Liste.
- Wenn Sie zum Speichern von Bildern die Option PDF oder PDF/A ausgewählt haben, dann können Sie durchsuchbare PDF-Datei erstellen.
- Geben Sie einen Exportprofilnamen ein und klicken Sie auf Fertigstellen.
Das Programm exportiert dann alle Werte der Dokumentenfelder in eine oder mehrere Dateien des angegebenen Formats.
Hinweis. Mehrfach vorkommende Felder (d. h. Felder mit mehreren Instanzen und Tabellen) werden jeweils in separate Dateien exportiert, für die ein neuer Ordner erstellt wird. Der Name des Ordners besteht aus dem Namen der Exportdatei. Wenn mehrfach vorkommende Felder nicht in separate Dateien exportiert werden sollen, deaktivieren Sie auf der Registerkarte Separate Dateien für wiederholbare Elemente erstellen die Option Exportzielassistent (die Option ist für alle Formate mit Ausnahme von XML verfügbar). In diesem Fall werden mehrfach vorkommende Felder in eine Exportdatei exportiert und es wird eine neue Zeile für jede Elementinstanz hinzugefügt.
Hinweis. Wenn Sie Daten über die exportieren Bilder (Seitenbilder oder Felder) in eine Datei exportieren, kann der Pfad zur Datei folgende Eigenschaften haben:
- relativ, wenn die Bilder in denselben Ordner (oder deren Unterordner) exportiert werden, in dem sich die Datei befindet;
- absolut in allen anderen Fällen.