Der Status von Dokumenten in Projekten von ABBYY FlexiCapture for Invoices
Nachdem die Rechnungen in das Programm eingespeist wurden, werden sie automatisch erkannt und dann anhand einer Reihe von Validierungsregeln überprüft. Nach der Anwendung der Regeln wird jeder Rechnung ein Status zugewiesen.
Der Status einer Rechnung wird auf der Basis von Regelsätzen zugewiesen, die bereits erstellt wurden (Siehe Verfügbare Regeln).
Die Dokumente mit dem Status Gültig können ohne Überprüfung exportiert werden.
Rechnungen mit einem anderen Status müssen zuerst vom Operator überprüft werden. Der Operator untersucht jedes Dokument und korrigiert Fehler oder Warnungen, die von den Regeln ausgegeben werden. Nachdem die Fehler und Warnungen in einer Rechnung korrigiert wurden, ändert sich der Status auf Gültig. Der Operator kann außerdem wählen, ob er einem automatisch zugewiesenen Status zustimmen oder einen Status manuell zuweisen möchte, und kann den Grund dafür in das Kommentarfeld eingeben.
Kann das Programm durchgehend bestimmte Felder in Rechnungsbildern nicht erkennen, kann der Operator das Programm trainieren, indem die korrekten Feldpositionen im aktuellen Bild angegeben werden.
Dokumente mit unterschiedlichen Statusangaben können zur nachfolgenden Verarbeitung durch Ihre Finanzsoftware zu verschiedenen Zielen exportiert werden. Die vom Operator angegebenen Statusänderungen werden auch in Ihrer Finanzsoftware angezeigt.
Deaktivierung des Rechnungsstatus
Werden die Rechnungsstatus deaktiviert, beinhaltet das die folgenden Änderungen:
- Die Felder Status und Ursache verschwinden vom Datenformular und können im Dokumentdefinitionseditor nicht mehr bearbeitet werden.
- die Spalte Rechnungsstatus bleibt nach der Erkennung leer.
Diese Änderungen wirken sich nicht auf den Betrieb der vordefinierten Regeln aus, die sich auf die Dokumentstatus auswirken.
Wichtig! Werden die Rechnungsstatus deaktiviert, wird der statusbasierte Export nicht funktionieren (die Option Feldbedingung in den Einstellungen für den Profilexport muss deaktiviert werden). Außerdem werden auch die Status-ausgelösten Regeln nicht funktionieren.
Deaktivierung der Berechnung des Rechnungsstatus:
- Klicken Sie im Hauptmenü des Dokumentdefinitionseditors auf Dokumentdefinition → Eigenschaften der Dokumentdefinition....
- Klicken Sie im Dialogfeld Rechnungseigenschaften auf die Registerkarte Einstellungen der Dokumentdefinition.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten... in der Gruppe Zusätzliche Felder und Funktionen.
- Deaktivieren Sie im Dialogfeld Funktionen der Dokumentdefinition die Option Rechnungsstatus.
Vom Operator zugewiesener Status: Kommentare des Operators und vordefinierte Gründe für die Statusänderung
Der Operator kann die von den Regeln ausgegebenen Fehler und Warnungen ignorieren und der Rechnung manuell einen Status zuweisen. Ist das der Fall, muss der Operator einen Kommentar eingeben oder aus der Liste vordefinierter Gründe einen Grund auswählen.
- Wählen Sie im Menü Projekt Dokumentdefinitionen....
- Im daraufhin angezeigten Dialogfeld klicken Sie auf Bearbeiten....
- Öffnen Sie das Menü Dokumentdefinition und wählen Sie Eigenschaften der Dokumentdefinition....
- Klicken Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld auf die Registerkarte Einstellungen der Dokumentdefinition.
- Klicken Sie auf Bearbeiten... neben der Gruppe Handling Invoice Output Status. Das Dialogfeld Gründe der Statusänderung wird geöffnet.
Bearbeiten der Liste mit vordefinierten Gründen:
Durch die Auswahl eines Elements in der Liste Status kann die Liste vordefinierter Gründe für die Statusänderung einer Rechnung angezeigt werden.
Um einen neuen benutzerdefinierten Grund hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen.... Geben Sie im Dialogfeld Grund für Statusänderung einen neuen Grund und dessen Code ein.
Um einen Grund aus einer Textdatei zu laden, klicken Sie auf die Schaltfläche Laden....
Operatoren erlauben, ihre eigenen Gründe einzugeben:
Wählen Sie die Option Der Operator kann benutzerdefinierte Gründe eingeben, wenn es dem Operator erlaubt sein soll, seine eigenen Gründe für die Statusänderung einzugeben.
Einrichtung eines statusabhängigen Exports
Im Allgemeinen unterscheidet sich der Export für ABBYY FlexiCapture for Invoices nicht von der Einrichtung eines Exports in ABBYY FlexiCapture (Siehe Konfigurieren des Datenexports). Zu ausführlichen Anweisungen für die Einrichtung eines statusabhängigen Exports in ABBYY FlexiCapture for Invoices, Siehe Einstellungen für den Datenexport.
Regeln, die sich auf den Status einer Rechnung auswirken
Anzeige der Regeln:
- Öffnen Sie das Menü Dokumentdefinition und wählen Sie Eigenschaften der Dokumentdefinition....
- Im daraufhin angezeigten Dialogfeld klicken Sie auf die Registerkarte Regeln.
Eine Regel kann sich auf den Status einer Rechnung auswirken.
Damit sich eine Regel auf den Status einer Rechnung auswirkt, fügen Sie ihrem Namen den Präfix (Abgelehnt) oder (Ausnahme) hinzu. Von einer Regel mit diesem Präfix ausgegebene Fehler führen dazu, dass der entsprechende Status einer fehlgeschlagenen Rechnung zugewiesen wird. Ein statusändernder Präfix kann einer Regel entweder bei Erstellung einer neuen Regel oder bei Bearbeitung einer vorhandenen Regel hinzugefügt werden.
12.04.2024 18:16:01