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Konfigurieren des Datenexports

Um die Exporteinstellungen zu konfigurieren, wählen Sie im Dokumentdefinitionseditor Dokumentdefinition → Exporteinstellungen....

Sie können innerhalb einer Dokumentdefinition mehrere Exportprofile festlegen, wodurch Sie Ihre Verarbeitungsresultate in verschiedenen Formaten und zu mehreren Zielorten exportieren können.

Grundlegende Exportparameter und Exporttypen

Auf der Registerkarte Exportziele finden Sie eine Liste der konfigurierten Exportprofile und die folgenden Informationen über jedes Profil:

Name Der Name des Exportprofils.
Typ Der Exporttyp. Folgende Exporttypen sind verfügbar:

Benutzerdefinierter Export (verwendet ein Skript)
Exportieren in Datendateien (Standard, alle Dokumentdefinitionen enthalten ein Exportprofil für den Export von Daten in eine Excel-Tabelle)
In Bilddateien exportieren
In eine Datenbank exportieren
Nach SharePoint exportieren

Kritisch Wurde diese Option ausgewählt, muss das Exportprofil zwingend ausgeführt werden. Anderenfalls ist das Exportprofil optional.
Ist ein Export eines kritischen Exportprofils fehlgeschlagen, wird der Fehler im Ereignisprotokoll festgehalten und der Exporttask erhält den Status Fehlgeschlagen. Ist ein Export eines nicht kritischen Exportprofils fehlgeschlagen, wird eine Warnung für das Exportprofil aufgezeichnet und der entsprechende Exporttask erhält den Status Erfolgreich.
Hinweis. Der Export kann aus mehreren Gründen fehlschlagen. Beispielsweise kann auf eine Datei oder eine Datenbank nicht zugegriffen werden.
Aktiviert Wird diese Option gewählt, verwendet das Programm dieses Profil für den Datenexport. Anderenfalls wird das Profil als deaktiviert interpretiert.
Bedingungen Die Bedingungen, die für das Programm erfüllt sein müssen, um erfasste Daten zu exportieren.

Exportbedingungen

Sie können ABBYY FlexiCapture so einrichten, dass Daten exportiert werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Sie können beispielsweise nur Dokumente mit Regelfehlern, nur Dokumente ohne Regelfehler oder nur Dokumente, in denen ein bestimmtes Feld einen bestimmten Wert hat, exportieren. Sie können die Exportbedingungen unter Exportieren, wenn diese Bedingungen erfüllt sind festlegen.

Wenn die Exportbedingungen auf Regelfehlern beruhen sollen, wählen Sie in der Dropdownliste Bedingungen des Dokuments der drei folgenden Optionen:

Dokumente enthalten Fehler Wählen Sie diese Option, um nur Dokumente ohne Regel- und Formatfehler zu exportieren.
Dokumente enthalten keine Fehler Wählen Sie diese Option, um nur Dokumente mit Regel- und Formatfehlern zu exportieren.
Fehler sind irrelevant Wählen Sie diese Option, um alle Dokumente unabhängig von Regel- und Formatfehlern zu exportieren.

Wenn die Exportbedingungen auf einem bestimmten Feldwert beruhen sollen, aktivieren Sie die Option Feldbedingung im Dialogfeld Exportbedingungen:

Wählen Sie ein Feld aus
Wählen Sie in der Dropdownliste eine Bedingung aus, die den Export auslöst
Geben Sie die möglichen Feldwerte an (soweit vorhanden)

Die folgenden Feldwerte können den Export auslösen:

Gehört zu Satz Die Daten werden exportiert, wenn der Feldwert mit einem der von Ihnen angegebenen Werte übereinstimmt.
Gehört nicht zu Satz Die Daten werden exportiert, wenn der Feldwert nicht mit einem der von Ihnen angegebenen Werte übereinstimmt.
Ist leer Die Daten werden exportiert, wenn das Feld leer ist.
Ist nicht leer Die Daten werden exportiert, wenn das Feld nicht leer ist.

Um einen Wert zu einem Satz möglicher Werte hinzuzufügen, geben Sie den Wert ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Um den Wert aus dem Satz zu löschen, wählen Sie den Wert aus und klicken Sie auf Löschen. Sie können auch einen leeren Wert zum Satz möglicher Werte hinzufügen. Klicken Sie dazu auf Hinzufügen, ohne einen Wert einzugeben. Der leere Wert erscheint im Satz möglicher Werte als <Leerer Wert>. Ein Wert kann nur einmal hinzugefügt werden.

Die Exportbedingungen können Textfelder beinhalten (einschließlich Felder mit fortgesetzten Bereichen), Barcodes und Tabellenspalten. Die Exportbedingungen dürfen keine Auswahlfelder, Auswahlfeldgruppen, Felder mit mehreren Instanzen, Bilder oder Tabellenzellen enthalten.

Hinweis. Enthält die Exportbedingung eine Tabellenspalte, werden die Daten exportiert, wenn wenigstens eine Zelle in der Spalte der Bedingung entspricht.

Sie können die Exportbedingungen nutzen, um den Speicherort der verarbeiteten Dokumente festzulegen. Sie können beispielsweise Dokumente in Abhängigkeit von einem bestimmten Feldwert (z. B. Tochtergesellschaft) in unterschiedlichen Ordnern ablegen. Ebenso können Sie Dokumente mit Regelfehlern in einen bestimmten Ordner exportieren (z. B. Fehlgeschlagen).

Feineinstellung des Exports

Der Satz der zu exportierenden Felder wird zunächst auf der Grundlage der Feldeigenschaften generiert (d. h. abhängig davon, ob die Option Feldwert exportieren gewählt wurde). Wenn Sie dann ein Exportprofil erstellen, können Sie alle Felder aus dem so generierten Satz von Feldern entfernen. Felder eines Satzes können zu verschiedenen Zielorten exportiert werden. Wählen Sie Exporteinstellungen und klicken Sie nacheinander auf Bearbeiten…→ Optionen… → Feldzuordnung einrichten…. Es öffnet sich das Dialogfeld Feldzuordnung, in dem Sie die gewünschten Zielorte festlegen können.

Schwärzen von Informationen beim Exportieren von Dokumenten

Beim Exportieren von Daten zu Dateien im Grafikformat (einschließlich PDF) können Felder mit sensiblen Informationen geschwärzt werden.

So werden Felder geschwärzt:

Aktivieren Sie die Option Sensible Daten in Bildern unkenntlich machen in den Einstellungen des Exportprofils.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Zu schwärzende Felder auswählen....
Wählen Sie im sich öffnenden Dialogfeld im Bereich Alle Felder ein Feld aus, das geschwärzt werden soll, und klicken Sie auf die Schaltfläche , um es in den Bereich Geschwärzte Felder zu verschieben. Die Schaltfläche verschiebt alle Felder in den Bereich Geschwärzte Felder.

Hinweis. Wenn Sie eine Dokumentenmappe verwenden, in der ein Dokument in mehreren Unterdokumenten enthalten ist, werden die Felder dieses Dokuments im Dialogfeld Felder auswählen, die unkenntlich gemacht werden sollen. nur einmal angezeigt. Die Unterdokumente werden mit dem Symbol angezeigt, das darauf hinweist, dass Felder enthalten sind, die nicht angezeigt werden, da sie von einem anderen Dokument stammen.

Automatischer Export

Sie können ABBYY FlexiCapture für den automatischen Export einrichten. Klicken Sie im Dialogfeld Eigenschaften Ihrer Dokumentdefinition auf Exporteinstellungen und wählen Sie Auto-Export aktivieren. Jetzt werden verarbeitete Dokumente automatisch exportiert, ohne dass ein Operator den Export durch Klicken auf eine Schaltfläche starten muss.

Der automatische Export ist nur möglich, wenn in Ihrer Dokumentdefinition die Seitenzahl des Dokuments explizit angegeben ist. Das bedeutet, dass der automatische Export nicht funktioniert, wenn Seiten mehrfach vorhanden sind oder die Anzahl der Bereiche mittels eines Intervalls (einschließlich 0-1) angegeben wurde. Dokumente, die zur Überprüfung eingereicht wurden, können ebenfalls nicht automatisch exportiert werden.

Hinweis. Für die Teststapel ist die Option Auto-Export aktivieren standardmäßig deaktiviert.

Hinweis. Wenn Dokumente automatisch exportiert werden, wird die Stapelintegritätsprüfung übersprungen und eine Warnung in das Taskprotokoll geschrieben.

Speichern von Resultaten im Dateisystem

Sie können ABBYY FlexiCapture so einrichten, dass erfasste Daten und/oder Dokumentbilder im Dateisystem gespeichert werden.

Wird ein absoluter Pfad zu einem Speicherort verwendet, können Sie entweder einen lokalen Pfad oder einen Pfad im UNC-Netzwerk festlegen.

Wird eine relativer Pfad verwendet, beispielsweise, wenn nur ein Unterordner angegeben ist, wird der Unterordner im Unterordner Export des Projektordners erstellt. Um einen anderen Speicherort festzulegen, geben Sie in den Projekteinstellungen einen Exportstammpfad an. Jetzt werden alle neuen Unterordner in Bezug auf den von Ihnen festgelegten Stammpfad erstellt. Sie können entweder einen lokalen Pfad oder einen UNC-Netzwerkpfad als Stammpfad eingeben.