Analogie des bons de commande
Un bon de commande (BC) est un document commercial remis par un acheteur à un vendeur. Il indique les types, quantités et prix convenus pour les produits ou services que le vendeur fournira à l'acheteur. Une facture est un document commercial remis par un vendeur à un acheteur. Elle indique les produits, quantités et prix convenus pour les biens ou services que le vendeur a fourni a l'acheteur.
De nombreuses entreprises gardent une trace des bons de commande. Les factures émises par les fournisseurs contiennent les numéros des bons de commande concernés. Lorsque vous traitez des factures, vous pouvez comparer les produits et services qui y figurent avec ceux qui figurent sur les bons de commande concernés.
Cela peut par exemple s'avérer utile si vous ne souhaitez pas passer par l'étape de vérification pour les factures correspondant à un bon de commande précédemment confirmé.
Par défaut, la comparaison des factures aux bons de commande est désactivée.
Pour activer la comparaison des factures à leurs bons de commande respectifs
I. Activez la fonctionnalité correspondante dans ABBYY FlexiCapture for Invoices.
- Dans le menu Projet, sélectionnez Définitions de document....
- Dans la boîte de dialogue qui apparaît, cliquez su Éditer....
- Dans le menu Définition de document, sélectionnez Propriétés de la définition de document....
- Cliquez sur l'onglet Paramètres de définition de document de la boîte de dialogue qui apparaît.
- Cliquez sur le bouton Éditer... situé à côté du groupe Champs et caractéristiques supplémentaires pour ouvrir la boîte de dialogue Fonctionnalités de définition de document.
- Sélectionnez l'option Association de bons de commande.
II. Connectez une base de données de bons de commande.
- Dans la fenêtre principale de l'éditeur de définitions de document, sélectionnez Définition de document → Propriétés de la définition de document....
- Cliquez sur l'onglet Jeux de données de la boîte de dialogue qui s'ouvre.
Un Jeu de données est une table spécifiant la structure des données. Cette table stocke les données ou les prélève dans une base de données externe. - Sélectionnez Bons de commande dans la liste, puis cliquez sur Configurer....
Observez la structure des données connectées. Voir Colonnes du jeu de données PurchaseOrders.
S'il n'y a aucune table de ce type dans votre base de données, vous devrez peut-être créer une vue qui y correspond à l'aide des outils disponibles dans votre logiciel de gestion de bases de données. - Dans la boîte de dialogue Jeu de données (PurchaseOrders), spécifiez la chaîne à utiliser pour établir la connexion à votre base de données de bons de commande compatible ODBC, ainsi que le schéma de données à employer, puis sélectionnez la table ou vue de base de données souhaitée.
- Spécifiez les correspondances entre les colonnes du Jeu de données et de la base de données externe.
Le programme va maintenant rechercher les numéros de bons de commande et montants totaux sur les factures, puis les comparer à la base de données de bons de commande.
III. Connecter des éléments de ligne de bons de commande
Si nécessaire, répétez les étapes 1 et 2 de la section II. Connectez une base de données de bons de commande pour ouvrir l'onglet Jeux de donnéesde la boîte de dialogue Propriétés de la définition de document....
- Sélectionnez PurchaseOrdersItems dans la liste, puis cliquez sur Configurer....
Observez la structure des données connectées. Voir Colonnes du jeu de données PurchaseOrdersItems.
Il est important que le numéro de bon de commande soit identique à celui qui est spécifié dans la base de données de bons de commande.
Jeu de données PurchaseOrders est une colonne obligatoire. toutes les autres colonnes sont facultatives.
S'il n'y a aucune table de ce type dans votre base de données, vous devrez peut-être créer une vue qui y correspond à l'aide des outils disponibles dans votre logiciel de gestion de bases de données. - Dans la boîte de dialogue Jeu de données (PurchaseOrdersItems), spécifiez la chaîne à utiliser pour établir la connexion à votre base de données de bons de commande compatible ODBC, ainsi que le schéma de données à employer, puis sélectionnez la table ou vue de base de données souhaitée.
- Spécifiez les correspondances entre les colonnes du Jeu de données et de la base de données externe.
Voir aussi Détection des champs principaux.
IV. Activer la capture des éléments de ligne de facture
Voir Champs supplémentaires.
V. Configurer les règles de comparaison
ABBYY FlexiCapture for Invoices propose plusieurs règles prédéfinies. L'administrateur doit activer celles dont il a besoin pour son projet spécifique. Il est possible de le faire dans l'onglet Règles de la boîte de dialogue Propriétés de la définition de document....
| Règle | Description | Emplacement | Statut par défaut |
|---|---|---|---|
| Vérifier le numéro de bon de commande et le montant | Vérifie si le numéro de bon de commande et le montant capturés sur la facture correspondent aux bons de commande du jeu de données PurchaseOrders. | PurchaseOrder | Activé |
| Analogie entre un élément de ligne de facture et un élément de ligne de bon de commande | Vérifie si l'élément de ligne de facture correspond à son élément de ligne de bon de commande respectif. Vous pouvez spécifier ce qui doit être comparé et la méthode de comparaison. | LineItems | Activé, si l'option Faites correspondre les éléments de l'apprentissage avec les éléments de la commande est activée |
| Vérifier le nombre d'éléments de ligne de facture par rapport au nombre d'éléments de ligne de bon de commande | Vérifie si le nombre d'éléments de ligne d'une facture est identique au nombre d'éléments de lignes du bon de commande correspondant. | PurchaseOrder | Désactivé |
| Vérifier si les éléments de ligne de facture sont analogues aux éléments de ligne du bon de commande unique | Vérifie si plusieurs éléments de ligne d'une facture sont associés à un seul et même élément de ligne de bon de commande. | PurchaseOrder | Désactivé |
| Collecter les éléments de commande pour la recherche d'analogie (nécessaire pour que l'option Analogie des bons de commande fonctionne correctement). | Compile une liste des éléments de ligne de BC qui sont déjà associés à des éléments de ligne de facture qui leur correspondent. Si l'opérateur a recours à une comparaison manuelle, il ne verra que les éléments de ligne de facture pour lesquels aucune analogie n'a encore été trouvée dans le bon de commande. . | PurchaseOrder | Activé |
Comparaison des éléments de ligne de facture avec le bon de commande
ABBYY FlexiCapture for Invoices offre plusieurs méthodes de comparaison :
- vous pouvez comparer le numéro et le montant d'une facture à ceux du bon de commande (comparaison des en-têtes de factures) ;
- vous pouvez comparer les éléments de ligne d'une facture à ceux du ou des bons de commande (comparaison des éléments de ligne de factures).
Comparaison des éléments de facture avec les éléments de bon de commande
Si vous sélectionnez l'option Association de bons de commande, le groupe Bons de commande sera affiché sur le formulaire de données lorsque vous vérifierez des factures.
Un élément de groupe sera affiché et comprendra ce qui suit pour chaque bon de commande relatif à une facture :
- le numéro de commande ;
- le montant total ;
- un bouton Détails... ;
- des cases à cocher Commande vérifiée.
Cliquer sur le bouton Détails... affiche les détails du bon de commande (à condition que l'administrateur ait connecté la base de données correspondant aux détails du BC) en bas de la fenêtre Image du document. Il est donc facile de comparer les éléments de facture aux éléments de bon de commande.
L'opérateur peut cocher la case Commande vérifiée pour confirmer que la facture correspond au bon de commande. Cette case ne peut être cochée que manuellement. Lorsqu'elle est cochée, cela indique que l'opérateur a comparé les valeurs des champs Numéro de commande et Total de la facture à celles du bon de commande et qu'il a confirmé leur analogie. Une fois que l'opérateur aura confirmé l'analogie, les valeurs de ces champs ne seront plus vérifiées automatiquement par le biais des règles.
Si une commande n'a pas été détectée sur l'image et n'apparaît pas dans le formulaire de données, cliquez sur le lien Ajouter une instance « Bon de commande » au bas du groupe Bons de commande. Un élément vide sera ajouté au groupe Bons de commande. Entrez les valeurs des champs Numéro de commande et Total en les sélectionnant sur l'image ou en les saisissant manuellement au clavier. Les valeurs que vous entrerez seront automatiquement vérifiées par rapport à la base de données du BC via une règle.
Comparaison élément par élément
Les éléments de ligne extraits de la facture peuvent être utilisés pour comparer une facture avec son bon de commande. L'opérateur devra également peut-être sélectionner l'élément de BC approprié pour chaque élément de facture.
Si la capture des éléments de ligne est activée, le groupe éléments de ligne sera affiché sur le formulaire de données. Ce groupe contiendra les éléments de ligne capturés sur l'image de facture.
ABBYY FlexiCapture associe automatiquement les éléments de ligne de facture à leurs homologues du BC. Pour les associer manuellement, l'opérateur doit cliquer sur le bouton situé dans la colonne OrderItemId et sélectionner l'élément de BC souhaité dans la liste qui s'ouvre.
Si un élément de ligne de facture ne peut pas être associé à un élément de bon de commande alors qu'il est tout de même valide, l'opérateur doit cocher la case Est valide qui lui correspond.
Les vérifications par règles suivantes seront effectuées selon les paramètres configurés par l'administrateur :
- le nombre d'éléments de ligne du bon de commande doit être identique au nombre d'éléments de ligne de la facture associée à ce bon de commande ;
- tous les éléments de ligne de facture sont associés à différents éléments de ligne de BC ou ont été marqués comme valides par l'opérateur.
12.04.2024 18:16:04