Boîte de dialogue Paramètres du profil de sortie

La boîte de dialogue Paramètres du profil de sortie contient des paramètres qui vous permettent de personnaliser la manière dont les documents traités sont exportés. Vous pouvez choisir le format des documents de sortie, spécifier la destination d'exportation et les règles d'attribution d'un nom aux fichiers et personnaliser le formatage des fichiers de sortie.

Le format de sauvegarde sélectionné dans la liste déroulante Format  détermine le contenu de la boîte de dialogue. Assurez-vous donc de sélectionner le format à utiliser avant de modifier d'autres paramètres.

Sélectionnez de quelle manière vous souhaitez exporter les fichiers de sortie dans la liste déroulante située au groupe Destination . Le reste des paramètres dépend de l'option choisie.

• Sauvegarder le fichier de sortie dans le dossier

  Les fichiers de sortie seront sauvegardés dans un dossier sur un disque dur local ou dans un dossier partagé sur un disque réseau. Spécifiez le chemin d'accès vers le dossier dans le champ Dossier . La longueur du chemin ne doit pas excéder 256 symboles. Si nécessaire, sélectionnez une action pour le cas Si le fichier existe :

  • Créer un nouveau nom
    Ajoute un préfixe au nom du fichier de sortie et l’enregistre au même emplacement. Le fichier existant ne sera pas modifié.
  • Écraser le fichier
    Remplace le fichier existant par le fichier de sortie.

• Enregistrer le fichier de sortie sur le serveur FTP/SFTP

  Les fichiers de sortie seront enregistrés sur le serveur FTP/SFTP. Si nécessaire, sélectionnez une action pour le cas Si le fichier existe :

  • Créer un nouveau nom
    Ajoute un préfixe au nom du fichier de sortie et l’enregistre au même emplacement. Le fichier existant ne sera pas modifié.
  • Écraser le fichier
    Remplace le fichier existant par le fichier de sortie.

• Sauvegardez le fichier de sortie dans la bibliothèque SharePoint

  Les fichiers de sortie seront enregistrés dans une bibliothèque Microsoft Office SharePoint. Réalisez les étapes suivantes pour vous connecter à SharePoint :

  • Tapez l'URL du portail SharePoint dans le champ Spécifiez l'URL du site du serveur SharePoint .
  • Cliquez sur le bouton Identifiants.... Dans la boîte de dialogue Authentification SharePoint qui s'ouvre, tapez l'identifiant et le mot de passe que vous utilisez pour accéder au portail. Si vous souhaitez utiliser l'authentification Windows, sélectionnez l'option correspondante.
  • Cliquez sur le bouton pour vous connecter à SharePoint. Si la tentative de connexion échoue, un message avec un code d'erreur s'affiche.
  • Sélectionnez la bibliothèque dans la liste déroulante Bibliothèque .
    Note. Évitez les noms de bibliothèque contenant le caractère barre oblique « / ». Les noms de bibliothèque contenant des barres obliques ne seront pas affichés dans la liste.
  • Cliquez sur le bouton Paramètres... pour associer les champs de métadonnées du document aux colonnes correspondantes du type de document sélectionné dans SharePoint.
  • Dans le champ Dossier , spécifiez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer les fichiers de sortie. Vous pouvez soit saisir le nom du dossier manuellement, soit cliquer sur Parcourir... et naviguer jusqu'au dossier désiré. Laissez ce champ vide si vous souhaitez que les fichiers de sortie soient placés dans le dossier racine.

  Vous pouvez modifier la manière dont Microsoft SharePoint traitera les fichiers portant des noms similaires en sélectionnant l'une des options de la liste déroulante Si le fichier existe. L'option Créer un nouveau nom est sélectionnée par défaut. Ainsi, lorsque le nom d'un fichier enregistré dans une bibliothèque SharePoint est identique à celui d'un fichier existant dans la bibliothèque, un préfixe est ajouté au nom du fichier de sortie afin qu'il puisse être sauvegardé dans le même emplacement. La liste déroulante Si le fichier existe  contient les paramètres suivants :

  • Créer un nouveau nom
    Ajoute un préfixe au nom du fichier de sortie et l’enregistre au même emplacement. Le fichier existant ne sera pas modifié.
  • Écraser le fichier
    Remplace le fichier existant par le fichier de sortie.
  • Utiliser les options de gestion des versions de SharePoint
    Les versions seront attribuées aux deux fichiers comme spécifié dans les paramètres de SharePoint. Assurez-vous que l'une des options de gestion des versions (version mineure ou version majeure) est activée dans SharePoint.

  Lors de l'exportation vers la bibliothèque de SharePoint, l'option Sauvegarder les fichiers source sur la bibliothèque de sortie est également disponible.

  Note. Les autorisations Complet, Modifier et Conception sont nécessaires pour effectuer les sauvegardes. Si un utilisateur n'a pas les autorisations requises, le système se contente de traiter les dossier et affiche un avertissement informant que la sauvegarde est impossible.

  Si cette option est sélectionnée, le système effectue les opérations suivantes :

  • Cliquez sur le bouton Créer des types de contenu pour la sauvegarde... pour créer un type de document Fichier source RS à ajouter à la bibliothèque de sortie du document (le type de document nouvellement créé se trouve dans le répertoire racine du site SharePoint).
    Note. Si les bibliothèques de sortie et d'entrée ne correspondent pas, les types de contenu de la copie de sauvegarde sont créés sur le site racine et dans la bibliothèque de sortie uniquement. Si les bibliothèques d'entrée et de sortie ne correspondent pas, alors, les types de contenu de la copie de sauvegarde sont créés sur le site racine et dans la bibliothèque de sortie uniquement.
  • Le dossier _Backup est créé dans le répertoire racine de la bibliothèque de sortie. Les documents originaux auxquels le type de document Fichier source RS doit être attribué sont enregistrés dans ce dossier.
  • Les documents de sortie sont exportés normalement. La colonne Fichiers source qui contient les liens vers les documents originaux du dossier _Backup est incluse dans la description du document de sortie sur le site SharePoint.

• Sauvegarder les fichier de sortie dans la bibliothèque source

  Les résultats du traitement sont placés près des fichiers sources.

  Si le fichier source est traité une nouvelle fois, le fichier résultat précédent sera écrasé ou sa version sera ajustée, en fonction des paramètres de la bibliothèque SharePoint.

  Note. Cette option n'est disponible que pour les workflows de type Bibliothèque de documents. Si vous choisissez d'enregistrer la sortie dans la bibliothèque source, il vous sera demandé de vérifier les paramètres du format de sortie à chaque changement du type de workflow ou de source de données.

  Dans le cas du retraitement de fichiers originaux, la liste du menu déroulant Si le fichier existe  vous permet de gérer l'ordre de publication du fichier de sortie :

  • Créer un nouveau nom
    Ajoute un préfixe au nom du fichier de sortie et l’enregistre au même emplacement. Le fichier existant ne sera pas modifié.
  • Écraser le fichier
    Remplace le fichier existant par le fichier de sortie.
  • Utiliser les options de gestion des versions de SharePoint
    Les versions seront attribuées aux deux fichiers comme spécifié dans les paramètres de SharePoint. Assurez-vous que l'une des options de gestion des versions (version mineure ou version majeure) est activée dans SharePoint.

• Envoyer le fichier de sortie par le serveur SMTP

  Les fichiers de sortie seront envoyés par e-mail depuis le compte de messagerie d'un serveur SMTP.

  Option	Description
  Répondre à tous	Les fichiers de sortie seront joints à un nouveau message et envoyés à l'expéditeur du message électronique reçu et à toutes les adresses des champs À et Cc.
  Envoyer à l'adresse dans le champ 'Cc'	Les fichiers de sortie seront joints à un nouveau message et envoyés à toutes les adresses du champ Cc.
  Envoyer à ces adresses (liste séparée par des virgules)	Les fichiers de sortie seront joints à un nouveau message et envoyés aux adresses spécifiées. Les adresses doivent être séparées par des virgules.
  Objet et texte de l'e-mail... (bouton)	Ouvre la boîte de dialogue Objet et texte de l'e-mail dans laquelle vous pouvez modifier le texte de l'objet et du corps du message par défaut.
  Compte de messagerie... (bouton)	Ouvre Compte de messagerie. Vous pouvez spécifier les paramètres de connexion au serveur SMTP dans cette boîte de dialogue.
  Utiliser les adresses électroniques créées à l'aide de règles personnalisées	Vous pouvez utiliser des règles pour créer une adresse de messagerie dans ce champ. Les éléments suivants peuvent être utilisés en tant que variables : date et heure, attributs de document et codes-barres utilisés pour séparer des documents. Vous pouvez également créer une adresse de messagerie manuellement en utilisant des virgules en tant que séparateurs.

• Envoyer le fichier de sortie via Exchange Server (méthode obsolète)

  Note. Cette méthode n'est plus prise en charge à partir d'ABBYY FineReader Server 14 version 3, mise à jour 4.

  Les fichiers de sortie seront envoyés par courrier électronique depuis un compte de messagerie électronique Microsoft Exchange.

  Option	Description
  Répondre à tous	Les fichiers de sortie seront joints à un nouveau message et envoyés à l'expéditeur du message électronique reçu et à toutes les adresses des champs À et Cc.
  Envoyer à l'adresse dans le champ 'Cc'	Les fichiers de sortie seront joints à un nouveau message et envoyés à toutes les adresses du champ Cc.
  Envoyer à ces adresses (liste séparée par des virgules)	Les fichiers de sortie seront joints à un nouveau message et envoyés aux adresses spécifiées. Les adresses doivent être séparées par des virgules.
  Objet et texte de l'e-mail... (bouton)	Ouvre la boîte de dialogue Objet et texte de l'e-maildans laquelle vous pouvez modifier le texte de l'objet et du corps du message par défaut.
  Utiliser les adresses électroniques créées à l'aide de règles personnalisées	Vous pouvez utiliser des règles pour créer une adresse de messagerie dans ce champ. Les éléments suivants peuvent être utilisés en tant que variables : date et heure, attributs de document et codes-barres utilisés pour séparer des documents. Vous pouvez également créer une adresse de messagerie manuellement en utilisant des virgules en tant que séparateurs.

Les options suivantes s'appliquent à tous les types d'exportation :

• Nom de fichier (liste déroulante). Spécifie une règle d'attribution de nom aux fichiers de sortie. Les options prédéfinies permettent d'utiliser le nom du fichier source ou de lui associer la date et l'heure de création de la tâche aux formats suivants :
• <Jj>-<Mm>-<Aaaa> <Heure>
• <Mm>-<Jj>-<Aaaa> <Heure>
• <Aaaa>-<Mm>-<Jj> <Heure>

Vous pouvez également modifier une règle existante ou en créer une dans la boîte de dialogue Dénomination des fichiers et chemin de sortie, qui s'ouvre lorsque vous sélectionnez Personnaliser...dans la liste déroulante Nom de fichier .

• Créer un fichier extrait sans changer la Date de modification

Change la date de dernière modification du fichier de sortie en date de dernière modification du fichier d'entrée. Cette option n'est pas disponible lors de l'exportation vers SharePoint.

Voir aussi

Onglet Général de la boîte de dialogue Propriétés du workflow