Dialogfeld "Ausgabeprofileinstellungen"

Das Dialogfeld Ausgabeprofileinstellungen enthält Einstellungen für die Anpassung der Art und Weise, wie verarbeitete Dokumente exportiert werden. Hier können die Auswahl des Formats der Ausgabedokumente gewählt, Exportziel und Dateibenennungsregeln und die Formatierung der Ausgabedateien festgelegt werden.

Das ausgewählte Speicherformat in der Format Dropdownliste bestimmt die Inhalte des Dialogfeldes, stellen Sie daher sicher, dass von Ihnen gewünschte Format auszuwählen, bevor Sie andere Einstellungen ändern.

Wählen Sie die Art und Weise, wie die Ausgabedateien aus der Dropdownliste oben in der Gruppe Ziel exportiert werden sollen. Die verbleibenden Einstellungen sind von der von Ihnen ausgewählten Option abhängig.

• Ausgabedatei im Ordner speichern

  Die Ausgabedateien werden in einem Ordner einer lokalen Festplatte oder in einem freigegebenen Ordner eines Netzwerklaufwerks gespeichert. Legen Sie den Pfad zum Ordner im Feld Ordner fest. Die Länge des Pfads darf 256 Zeichen nicht überschreiten. Falls erforderlich, wählen Sie eine Aktion für den Fall Wenn Datei vorhanden:

  • Neuen Namen erstellen
    Fügt dem Namen der Ausgabedatei einen Präfix hinzu und speichert diese am selben Speicherort. Die vorhandenen Dateien werden nicht geändert.
  • Datei überschreiben
    Überschreibt die vorhandene Datei mit der Ausgabedatei.

• Ausgabedatei auf FTP/SFTP-Server speichern

  Ausgabedateien werden auf dem FTP/SFTP-Server gespeichert. Falls erforderlich, wählen Sie eine Aktion für den Fall Wenn Datei vorhanden:

  • Neuen Namen erstellen
    Fügt dem Namen der Ausgabedatei einen Präfix hinzu und speichert diese am selben Speicherort. Die vorhandenen Dateien werden nicht geändert.
  • Datei überschreiben
    Überschreibt die vorhandene Datei mit der Ausgabedatei.

• Ausgabedatei in SharePoint-Bibliothek speichern

  Die Ausgabedateien werden in einer Microsoft Office SharePoint-Bibliothek gespeichert. Führen Sie für eine Verbindung zu SharePoint die folgenden Schritte durch:

  • Geben Sie die URL des SharePoint-Portals in das Feld Geben Sie die URL-Adresse der SharePoint-Server-Site an ein.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzerdaten.... Geben Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld SharePoint-Authentifizierung Benutzername und Passwort für den Zugriff auf das Portal ein. Soll die Windows-Authentifizierung verwendet werden, die entsprechende Option auswählen.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche , um zu SharePoint zu verbinden. Schlägt der Verbindungsversuch fehl, wird eine Meldung mit einem Fehlercode angezeigt.
  • Wählen Sie in der Dropdownliste Bibliothekdie gewünschte Bibliothek aus.
    Hinweis. Vermeiden Sie Bibliotheksnamen mit einem Schrägstrich "/". Bibliotheksnamen, die Schrägstriche enthalten, werden in der Liste nicht angezeigt.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche, Einstellungen... um die Metadatenfelder eines Dokuments den entsprechenden Spalten des ausgewählten Dokumententyps in SharePoint zuzuordnen.
  • Geben Sie im Feld Ordner den Ordner an, in dem die Ausgabedateien gespeichert werden sollen. Sie können entweder den Namen des Ordners manuell eingeben oder Sie klicken auf Suchen... und navigieren zum gewünschten Ordner. Lassen Sie dieses Feld leer, wenn die Ausgabedateien im Stammverzeichnis abgelegt werden sollen.

  Sie können die Art und Weise, wie Microsoft SharePoint die Dateien mit übereinstimmenden Namen behandelt, ändern, indem Sie aus der Dropdownliste Wenn Datei vorhanden die jeweiligen Elemente auswählen. Die Option Neuen Namen erstellen ist standardmäßig ausgewählt. Entspricht daher der Name einem Namen der in der SharePoint-Bibliothek gespeicherten Datei einer vorhandenen Datei in der Bibliothek, wird dem Namen der Ausgabedatei ein Präfix hinzugefügt, damit diese am selben Speicherort gespeichert werden kann. Die Dropdownliste Wenn Datei vorhanden enthält die folgenden Einstellungen:

  • Neuen Namen erstellen
    Fügt dem Namen der Ausgabedatei einen Präfix hinzu und speichert diese am selben Speicherort. Die vorhandenen Dateien werden nicht geändert.
  • Datei überschreiben
    Überschreibt die vorhandene Datei mit der Ausgabedatei.
  • SharePoint-Versionsverwaltungsoptionen verwenden
    Die Versionen werden beiden Dateien zugewiesen, wie in den SharePoint-Einstellungen festgelegt. Stellen Sie sicher, dass eine der Versionierungsoptionen (kleine Version oder Hauptversion) in SharePoint aktiviert ist.

  Beim Exportieren zur SharePoint-Bibliothek ist außerdem die Option Sicherungskopie der Quelldateien in Ausgabebibliothek erstellen verfügbar.

  Hinweis. Für die Erstellung von Backups sind die Berechtigungen Vollständig, Bearbeiten und Entwurf erforderlich. Sind die Berechtigungen eines Benutzers nicht ausreichend, wird das System lediglich eine Verarbeitung der Dateien durchführen und eine Warnung ausgeben, dass die Erstellung eines Backups nicht möglich ist.

  Bei Auswahl dieser Option führt das System die folgenden Vorgänge durch:

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstelle Backup-Inhaltstypen..., um den Dokumenttyp RS-Quelldatei zu erstellen, der der Ausgabebibliothek des Dokuments hinzugefügt wird (der neu erstellte Dokumenttyp befindet sich im Stammverzeichnis der SharePoint-Site).
    Hinweis. Stimmen Ausgabebibliothek und Eingabebibliothek nicht überein, werden die Inhaltstypen der Backup-Kopie nur in der Stamm-Site und in der Ausgabebibliothek erstellt. Stimmen Ausgabebibliothek und Eingabebibliothek nicht überein, werden die Inhaltstypen der Backup-Kopie nur in der Stamm-Site und in der Ausgabebibliothek erstellt.
  • Der Ordner _Backup wird im Stamm-Verzeichnis der Ausgabebibliothek erstellt. Originaldokumente, die dem Dokumenttyp RS-Quelldatei zugewiesen werden müssen, werden in diesem Ordner gespeichert.
  • Die Ausgabedokumente werden wie gewöhnlich exportiert. Die Spalte Quelldateien, die Verknüpfungen zu den Originaldokumenten im Ordner _Backup enthält, befindet sich in der Beschreibung des Ausgabedokuments der SharePoint-Site.

• Ausgabedatei in der Quellbibliothek speichern

  Die Ergebnisse der Verarbeitung werden in der Nähe der Quelldateien abgelegt.

  Falls die Quelldatei erneut verarbeitet wird, wird die Ergebnisdatei überschrieben oder deren Version erhöht, was von den Einstellungen der SharePoint-Bibliothek abhängig ist.

  Hinweis. Diese Option ist nur verfügbar für Workflows des Typs Dokumentbibliothek. Speichen Sie die Ausgabe in der Quellbibliothek, werden Sie aufgefordert, die Einstellungen für das Ausgabeformat zu überprüfen, wann immer Sie den Typ von Workflow oder Datenquelle ändern.

  Falls die Originaldateien neu verarbeitet werden, können Sie mit der Dropdownliste Wenn Datei vorhanden die Reihenfolge der Veröffentlichung der Ausgabedatei verwalten:

  • Neuen Namen erstellen
    Fügt dem Namen der Ausgabedatei einen Präfix hinzu und speichert diese am selben Speicherort. Die vorhandenen Dateien werden nicht geändert.
  • Datei überschreiben
    Überschreibt die vorhandene Datei mit der Ausgabedatei.
  • SharePoint-Versionsverwaltungsoptionen verwenden
    Die Versionen werden beiden Dateien zugewiesen, wie in den SharePoint-Einstellungen festgelegt. Stellen Sie sicher, dass eine der Versionierungsoptionen (kleine Version oder Hauptversion) in SharePoint aktiviert ist.

• Ausgabedatei über SMTP-Server senden

  Die Ausgabedateien werden von einem E-Mail-Konto eines SMTP-Servers aus per E-Mail versendet.

  Option	Beschreibung
  Alle beantworten	Die Ausgabedateien werden einer neuen Nachricht hinzugefügt und an den Sender der empfangenen E-Mail-Nacht und an alle Adressen in den Feldern An und Cc gesendet.
  An Adresse in 'Cc'-Feld senden	Die Ausgabedateien werden einer neuen Nachricht hinzugefügt und an alle Adressen des Cc-Feldes gesendet.
  An diese Adressen senden (durch Komma getrennt)	Die Ausgabedateien werden einer neuen Nachricht hinzugefügt und an alle ausgewählten Adressen gesendet. Die Adressen müssen durch ein Komma voneinander getrennt werden.
  E-Mail-Betreff und -Text... (Schaltfläche)	Öffnet den Dialog E-Mail-Betreff und -Text, wo Betreff und Haupttext der Standardnachricht bearbeitet werden können.
  E-Mail-Konto... (Schaltfläche)	Öffnet den E-Mail-Konto. In diesem Dialog können die Verbindungseinstellungen des SMTP-Servers festgelegt werden.
  E-Mail-Adressen verwenden, die auf benutzerdefinierten Regeln aufgebaut sind	Sie können die Regeln verwenden, um in diesem Feld eine E-Mail-Adresse zu erstellen. Folgendes kann als Variable verwendet werden: Datum und Uhrzeit, Dokumentattribute und Strichcodes, die zum Trennung von Dokumenten verwendet werden. Sie können auch manuell eine E-Mail-Adresse erstellen, indem Sie Kommas als Trennzeichen verwenden.

• Ausgabedatei über Exchange Server senden (veraltete Methode)

  Hinweis. Diese Methode wird ab ABBYY FineReader Server 14 Release 3 Update 4 nicht mehr unterstützt.

  Die Ausgabedateien werden von einem Microsoft Exchange-E-Mail-Konto aus per E-Mail versendet.

  Option	Beschreibung
  Alle beantworten	Die Ausgabedateien werden einer neuen Nachricht hinzugefügt und an den Sender der empfangenen E-Mail-Nacht und an alle Adressen in den Feldern An und Cc gesendet.
  An Adresse in 'Cc'-Feld senden	Die Ausgabedateien werden einer neuen Nachricht hinzugefügt und an alle Adressen des Cc-Feldes gesendet.
  An diese Adressen senden (durch Komma getrennt) (durch Komma getrennt)	Die Ausgabedateien werden einer neuen Nachricht hinzugefügt und an alle ausgewählten Adressen gesendet. Die Adressen müssen durch ein Komma voneinander getrennt werden.
  E-Mail-Betreff und -Text... (Schaltfläche)	Öffnet den Dialog E-Mail-Betreff und -Text, wo Betreff und Haupttext der Standardnachricht bearbeitet werden können.
  E-Mail-Adressen verwenden, die auf benutzerdefinierten Regeln aufgebaut sind	Sie können die Regeln verwenden, um in diesem Feld eine E-Mail-Adresse zu erstellen. Folgendes kann als Variable verwendet werden: Datum und Uhrzeit, Dokumentattribute und Strichcodes, die zum Trennung von Dokumenten verwendet werden. Sie können auch manuell eine E-Mail-Adresse erstellen, indem Sie Kommas als Trennzeichen verwenden.

Die folgenden Optionen finden für alle Exporttypen Anwendung:

• Dateiname(Dropdownliste) Gibt eine Regel zum Benennen von Ausgabedateien an. Über die vordefinierten Optionen kann der Name der Quelldatei verwendet werden, oder es können an diesen Namen das Datum und die Uhrzeit der Joberstellung in den folgenden Formaten angefügt werden:
• <Tt>-<Mm>-<Jjjj> <Uhrzeit>
• <Mm>-<Tt>-<Jjjj> <Uhrzeit>
• <Jjjj>-<Mm>-<Tt> <Uhrzeit>

Auch im Dialogfeld Dateiname und Ausgabepfad, das durch Klicken auf Benutzerdefiniert... in der Dropdownliste Dateiname angezeigt wird, können vorhandene Regeln bearbeitet oder neue Regeln erstellt werden.

• Ausgabedatei ohne Änderung des Bearbeitungsdatums erstellen

Ändert das Datum der letzten Bearbeitung der Ausgabedatei auf das Datum der letzten Bearbeitung der Eingabedatei. Diese Option ist bei Exportieren zu SharePoint nicht verfügbar.

Weitere Informationen

Registerkarte "Ausgabe" des Dialogfelds "Workflow-Eigenschaften"