Cuadro de diálogo Configuración del perfil de salida

El cuadro de diálogo Configuración del perfil de salida contiene ajustes que le permiten personalizar la forma en que se exportan los documentos procesados. Puede elegir el formato de los documentos de salida, especificar el destino de exportación y las reglas para los nombres de los archivos, así como personalizar el formato de los archivos de salida.

El formato para guardar seleccionado en la lista desplegable Formato determina el contenido del cuadro de diálogo, por lo que asegúrese de seleccionar el formato que quiera usar antes de cambiar el resto de los ajustes.

Seleccione la forma en la que quiere exportar los archivos de salida en la lista desplegable del grupo Destino. El resto de los ajustes dependen de la opción que elija.

• Guardar el archivo de salida en una carpeta

  Los archivos de salida se guardarán en una carpeta en un disco duro local o en una carpeta compartida en una unidad en red. Especifique la ruta de acceso a la carpeta en el cuadro Carpeta. La longitud de la ruta no puede ser superior a 256 símbolos. De ser necesario, seleccione una opción para el caso Si el archivo ya existe:

  • Crear nombre
    Añade un prefijo al nombre del archivo de salida y lo guarda en la misma ubicación. El archivo ya existente no sufrirá ninguna modificación.
  • Sobrescribir archivo
    Sobrescribe el archivo ya existente con el archivo de salida.

• Guardar el archivo de salida en el servidor FTP/SFTP

  Los archivos de salida se guardarán en el servidor FTP/SFTP. De ser necesario, seleccione una opción para el caso Si el archivo ya existe:

  • Crear nombre
    Añade un prefijo al nombre del archivo de salida y lo guarda en la misma ubicación. El archivo ya existente no sufrirá ninguna modificación.
  • Sobrescribir archivo
    Sobrescribe el archivo ya existente con el archivo de salida.

• Guardar el archivo de salida en una biblioteca de SharePoint

  Los archivos de salida se guardarán en una biblioteca de Microsoft Office SharePoint. Complete los siguientes pasos para conectarse a SharePoint:

  • Escriba la dirección URL del portal de SharePoint en el cuadro Especifique la dirección URL del sitio de SharePoint Server.
  • Haga clic en el botón Credenciales.... En el cuadro de diálogo Autenticación de SharePoint que se abre, escriba el nombre de usuario y la contraseña que utiliza para entrar al portal. Si desea usar la autenticación de Windows, seleccione la opción correspondiente. Marque la casilla SharePoint Online para conectarse a SharePoint 365.
  • Haga clic en el botón para conectarse a SharePoint. Si el intento de conexión falla, aparecerá un mensaje con un código de error.
  • Seleccione la biblioteca en la lista desplegable Biblioteca.
    Nota. Procure no usar nombres con el carácter de barra diagonal («/»). Los nombres de biblioteca que contengan barras diagonales no se mostrarán en la lista.
  • Haga clic en el botón Configuración... para asociar los campos de metadatos de un documento a las columnas correspondientes del tipo de documento seleccionado en SharePoint.
  • En el cuadro Carpeta, especifique la carpeta en la que quiera guardar los archivos de salida. Puede escribir el nombre de la carpeta manualmente o hacer clic en Examinar... y navegar hasta la carpeta deseada. Deje este campo vacío si quiere que los archivos de salida se ubiquen en la carpeta raíz.

  Puede cambiar la forma en que Microsoft SharePoint gestiona los archivos con nombres iguales seleccionando uno de los elementos de la lista desplegable Si el archivo ya existe. La opción «Crear nombre» está seleccionada de forma predeterminada, de tal forma que cuando el nombre de un archivo guardado en la biblioteca de SharePoint es igual al de un archivo que ya existe en la biblioteca, se agregará un prefijo al nombre de salida del archivo para que pueda guardarse en la misma ubicación. La lista desplegable Si el archivo ya existe contiene los siguientes ajustes:

  • Crear nombre
    Añade un prefijo al nombre del archivo de salida y lo guarda en la misma ubicación. El archivo ya existente no sufrirá ninguna modificación.
  • Sobrescribir archivo
    Sobrescribe el archivo ya existente con el archivo de salida.
  • Usar opciones de versiones de SharePoint
    Se asignarán versiones a ambos archivos según lo especificado en la configuración de SharePoint. Asegúrese de que esté activada una de las opciones de control de versiones (versión secundaria o versión principal) en SharePoint.

  Al exportar a la biblioteca de SharePoint, también está disponible la opción Realizar copia de seguridad de archivos de origen a biblioteca de salida.

  Nota. Para realizar copias de seguridad se necesitan los permisos Completo, Edición y Diseño. Si un usuario no tiene los permisos necesarios, el sistema solo llevará a cabo el procesamiento de los archivos y mostrará una advertencia de que no es posible realizar una copia de seguridad.

  Si se selecciona esta opción, el sistema llevará a cabo las siguientes operaciones:

  • Pulse el botón Crear tipos de contenido de copia de seguridad… para crear un tipo de documento Archivo de origen de sitio raíz, que se añadirá a la biblioteca de salida del documento. (El tipo de documento recién creado se ubica en el directorio raíz del sitio de SharePoint).
    Nota. Si las bibliotecas de salida y de entrada no coinciden, solo se crearán los tipos de contenido de copia de seguridad en el sitio raíz y en la biblioteca de salida. Si las bibliotecas de salida y de entrada no coinciden, solo se crearán los tipos de contenido de copia de seguridad en el sitio raíz y en la biblioteca de salida.
  • La carpeta «_Copia de seguridad» se crea en el directorio raíz de la biblioteca de salida. En esta carpeta se guardan los documentos originales que van a asignarse al tipo de documento Archivo de origen de sitio raíz.
  • Los documentos de salida se exportan con normalidad. La columna Archivos de origen que contiene vínculos a documentos originales de la carpeta «_Copia de seguridad» se incluye en la descripción del documento de salida en el sitio de SharePoint.

• Guarde el archivo de salida en la biblioteca de origen.

  Los resultados del procesamiento se ubican junto a los archivos de origen.

  Si el archivo de origen vuelve a procesarse, se sobrescribirá el archivo final o se aumentará su versión, en función de la configuración de la biblioteca de SharePoint.

  Nota. Esta opción solo está disponible para flujos de trabajo de tipo Biblioteca de documentos. Si elige guardar la salida a la biblioteca de origen, se le pedirá que compruebe los ajustes del formato de salida siembre que cambie el tipo de flujo de trabajo o el origen de los datos.

  En caso de procesar de nuevo archivos originales, en la lista desplegable Si el archivo ya existe puede gestionar el orden de publicación del archivo de salida:

  • Crear nombre
    Añade un prefijo al nombre del archivo de salida y lo guarda en la misma ubicación. El archivo ya existente no sufrirá ninguna modificación.
  • Sobrescribir archivo
    Sobrescribe el archivo ya existente con el archivo de salida.
  • Usar opciones de versiones de SharePoint
    Se asignarán versiones a ambos archivos según lo especificado en la configuración de SharePoint. Asegúrese de que esté activada una de las opciones de control de versiones (versión secundaria o versión principal) en SharePoint.

• Enviar el archivo de salida mediante un servidor SMTP

  Los archivos de salida se enviarán por correo electrónico desde una cuenta de correo electrónico en un servidor SMTP.

  Opción	Descripción
  Responder a todos	Los archivos de salida se adjuntarán a un mensaje nuevo y se enviarán al remitente del mensaje de correo electrónico recibido y a todas las direcciones de los campos Para y Cc.
  Enviar a la dirección del campo 'CC'	Los archivos de salida se adjuntarán a un mensaje nuevo y se enviarán a todas las direcciones del campo Cc.
  Enviar a estas direcciones (lista separada por comas)	Los archivos de salida se adjuntarán a un mensaje nuevo y se enviarán a las direcciones especificadas. Las direcciones deben separarse con comas.
  Asunto y texto de correo electrónico... (botón)	Abre el cuadro de diálogo Asunto y texto de correo electrónico, donde puede editar el asunto y el cuerpo del mensaje predeterminado.
  Cuenta de correo electrónico... (botón)	Abre el cuadro de diálogo Probar correo electrónico. Puede especificar la configuración de conexión del servidor SMTP en este cuadro de diálogo.
  Usar direcciones de correo electrónico creadas mediante reglas comunes	Puede utilizar normas para crear una dirección de correo en este campo. Es posible utilizar como variables los siguientes elementos: fecha y hora, atributos de documentos y códigos de barras usados para separar documentos. También puede crear manualmente una dirección de correo usando comas como separadores.

• Enviar el archivo de salida mediante Exchange Server (método obsoleto)

  Nota. Este método no es compatible con ABBYY FineReader Server 14 Release 3 Update 4 y posteriores.

  Los archivos de salida se enviarán por correo electrónico desde una cuenta de correo de Microsoft Exchange.

  Opción	Descripción
  Responder a todos	Los archivos de salida se adjuntarán a un mensaje nuevo y se enviarán al remitente del mensaje de correo electrónico recibido y a todas las direcciones de los campos Para y Cc.
  Enviar a la dirección del campo 'CC'	Los archivos de salida se adjuntarán a un mensaje nuevo y se enviarán a todas las direcciones del campo Cc.
  Enviar a estas direcciones (lista separada por comas)	Los archivos de salida se adjuntarán a un mensaje nuevo y se enviarán a las direcciones especificadas. Las direcciones deben separarse con comas.
  Asunto y texto de correo electrónico... (botón)	Abre el cuadro de diálogo Asunto y texto de correo electrónico, donde puede editar el asunto y el cuerpo del mensaje predeterminado.
  Usar direcciones de correo electrónico creadas mediante reglas comunes	Puede utilizar normas para crear una dirección de correo en este campo. Es posible utilizar como variables los siguientes elementos: fecha y hora, atributos de documentos y códigos de barras usados para separar documentos. También puede crear manualmente una dirección de correo usando comas como separadores.

Las siguientes opciones son válidas para todos los tipos de exportación:

• Nombre de archivo(lista desplegable). Especifica una regla para nombrar archivos de salida. Las opciones predefinidas permiten usar el nombre del archivo de origen o colocarlo junto con la fecha y la hora de creación del trabajo en los siguientes formatos:
• <Dd>-<Mm>-<Yyyy> <Time>
• <Mm>-<Dd>-<Yyyy> <Time>
• <Yyyy>-<Mm>-<Dd> <Time>

También puede editar una regla existente o crear una nueva en el cuadro de diálogo Nombre de archivo y ruta de salida, que aparece al seleccionar Personalizado... en la lista desplegable Nombre de archivo.

• Crear un archivo de salida sin cambiar la fecha de modificación

Cambia la fecha de la última modificación del archivo de salida por la fecha en la que se ha modificado por última vez el archivo de entrada. Esta opción no está disponible cuando se exporta a SharePoint.

Consulte también:

Pestaña «Salida» del cuadro de diálogo «Propiedades del flujo de trabajo»