Guardar documentos a un archivo

Los archivos grandes de documentos en papel son difíciles de organizar y mantener, y a menudo es práctico tomar los datos de estos archivos y almacenarlos digitalmente. Los archivos digitales tienen muchas ventajas: es más fácil acceder a los documentos, las búsquedas requieren menos tiempo, el archivo necesita menos espacio y los documentos no se deterioran. Los documentos en archivos digitales se almacenan a menudo en formato PDF/A.

PDF/A es una versión del formato PDF que omite varias características, incluyendo cifrado, contenido de audio y vídeo, y enlaces a fuentes externas. Los archivos PDF/A contienen todos los datos necesarios para renderizarlos de la misma forma en diferentes plataformas.

Nota: DjVu es otro formato de archivado de documentos. Comúnmente se utiliza para almacenar documentos que contienen muchas imágenes, gráficos y fórmulas. Consulte "Guardar libros electrónicos" para obtener más información sobre guardar documentos en DjVu.

Guardar en PDF/A

Seleccione el formato de guardado PDF/A si desea crear un documento PDF con función de búsqueda y que tenga el mismo aspecto que el original, o si desea almacenar su documento en un archivo.

Para guardar el texto en PDF/A:

  • En el menú Archivo, haga clic en Guardar documento como y luego haga clic en Documento PDF/A. Haga clic en la flecha situada junto al botón Guardar en la barra de herramientas principal y seleccione Guardar como documento PDF/A…. Si el formato que necesita no se muestra en la lista, haga clic en Guardar en otros formatos… y luego seleccione el formato deseado en la lista desplegable Guardar como tipo.

Consejo: existen opciones de guardado adicionales disponibles en el cuadro de diálogo Opciones: seleccione Herramientas > Opciones…, haga clic en la pestaña Guardar y luego en la pestaña PDF/A.

Las opciones para guardar que aparecen en esta pestaña están agrupadas en las siguientes categorías:

Tamaño de papel predeterminado

Seleccione el tamaño de papel que se utilizará para guardar en formato PDF en la lista desplegable.

Modo de guardado

En función de cómo tenga pensado utilizar el documento electrónico, seleccione una de las siguientes opciones:

  • Sólo texto e imágenes

Esta opción guarda solo el texto reconocido y las imágenes asociadas. La página permitirá búsquedas y el tamaño del PDF será pequeño. La apariencia del documento resultante puede diferir levemente del original.

  • Texto sobre imagen de página

Esta opción guarda el fondo y las imágenes del documento original y coloca el texto reconocido sobre ellas. Por lo general, este tipo de PDF requiere más espacio en disco que la opción Sólo texto e imágenes. El PDF resultante permite búsquedas. En algunos casos, es posible que la apariencia del documento resultante sea ligeramente diferente del original.

  • Texto debajo de imagen de página

Esta opción guarda la imagen de la página completa como una imagen y coloca el texto reconocido debajo. Utilice esta opción para crear un documento que permita búsquedas y tenga prácticamente el mismo aspecto que el original.

  • Sólo imagen de página

Esta opción guarda la imagen exacta de la página. Este tipo de documento PDF no se podrá prácticamente distinguir del original, pero el archivo no permitirá búsquedas.

En función del modo seleccionado para guardar, algunas de las siguientes opciones estarán disponibles:

  • Conservar texto y colores de fondo

Seleccione esta opción para conservar el color de la fuente y el fondo al guardar en PDF.

  • Conservar encabezados y pies de página

Conserva los encabezados y pies de página en el documento de salida.

  • Crear tabla de contenido

Seleccione esta opción si desea crear un índice a partir de los encabezamientos del documento.

  • Comprimir las imágenes utilizando MRC

Seleccione esta opción para conservar la calidad visual del texto y las imágenes en un documento altamente comprimido.

  • Habilitar PDF etiquetado

Seleccione esta opción para agregar etiquetas PDF al documento PDF de salida.

Aparte de texto e imágenes, los archivos PDF pueden contener información sobre la estructura del documento como partes lógicas, imágenes y tablas. Esta información está codificada en etiquetas PDF. Un archivo PDF equipado con etiquetas PDF puede modificarse para que encaje en diferentes tamaños de pantalla y se visualizará sin problemas en dispositivos móviles.

  • Aplicar ABBYY PreciseScan para suavizar los caracteres de las imágenes

Seleccione esta opción para suavizar los caracteres del documento usando la tecnología PreciseScan de ABBYY, que hace que estén menos pixelados.

Configuración de imágenes

El archivo resultante puede ser bastante grande si el texto contiene muchas imágenes o si elige guardar la imagen de la página junto con el texto reconocido. Para ajustar el tamaño del archivo resultante y la calidad de las imágenes, seleccione una de las opciones de la lista desplegable Configuración de imágenes:

  • Alta calidad (para impresión)

Seleccione esta opción para conservar la calidad de las imágenes o de la imagen de la página. Se conservará la resolución original de la imagen de origen.

  • Equilibrada

Seleccione esta opción para reducir el tamaño del archivo PDF a la vez que mantiene la calidad de las imágenes o imagen de la página a un nivel razonablemente alto.

  • Tamaño compacto

Seleccione esta opción para obtener un archivo PDF de tamaño pequeño. La resolución de las imágenes y la imagen de la página se reducirán a 300 ppp, lo cual afectará a su calidad.

  • Personalizado…

Seleccione esta opción para configurar sus propios ajustes de imágenes e imagen de la página en el cuadro de diálogo Configuración personalizada.

Consejo: si no desea guardar las imágenes en el texto reconocido, asegúrese de que la opción Conservar imágenes no esté seleccionada.

14.01.2020 17:26:19


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