Zapisywanie dokumentów w archiwum

Duże archiwa papierowych dokumentów są trudne w organizacji i utrzymaniu i dlatego często lepiej jest dane przechowywać w formie cyfrowej. Archiwa cyfrowe mają wiele zalet: łatwiejszy dostęp do dokumentów, szybsze przeszukiwanie informacji, zajmowanie mniej miejsca oraz nie niszczenie się dokumentów z czasem. Dokumenty w archiwach cyfrowych są często przechowywane w formacie PDF/A.

PDF/A to wersja formatu PDF pozbawiona niektórych właściwości, takich jak szyfrowanie, treść audio i wideo oraz łącza do zasobów zewnętrznych. Pliki PDF/A zawierają wszystkie rodzaje danych, które są potrzebne do renderowania ich w taki sam sposób na różnych platformach.

Uwaga: format DjVu to również format archiwizacji dokumentów. Wykorzystuje się go powszechnie do przechowywania dokumentów zawierających dużo grafik, wykresów i wzorów. Więcej informacji na temat dokumentów w formacie DjVu znajduje się w części „Zapisywanie książek elektronicznych”.

Zapisywanie w formacie PDF/A

Aby utworzyć dokument PDF z możliwością przeszukiwania oraz zachowaniem jakości wizualnej oryginału lub dokument do przechowywania w archiwum, wybierz format PDF/A.

Aby zapisać tekst w formacie PDF/A:

  • W menu Plik kliknij polecenie Zapisz dokument jako, a następnie wybierz opcję Dokument PDF/A. Można też kliknąć strzałkę znajdującą się obok przycisku Zapisz na głównym pasku narzędzi i wybrać polecenie Zapisz jako dokument PDF/A…. Jeżeli potrzebnego formatu nie ma na liście, kliknij polecenie Zapisz w innych formatach…, po czym wybierz odpowiedni format z listy rozwijanej Zapisz jako typ.

Podpowiedź: dodatkowe opcje zapisu są dostępne w oknie dialogowym Opcje: kliknij polecenie Narzędzia > Opcje…, przejdź na kartę Zapisywanie, a następnie kliknij kartę PDF/A.

Opcje zapisu znajdujące się na tej karcie są podzielone na następujące kategorie:

Domyślny rozmiar papieru

Można wybrać rozmiar papieru, który będzie używany do zapisu w formacie PDF.

Tryb zapisu

W zależności od planowanego sposobu ponownego użycia dokumentu elektronicznego, należy wybrać jedną z poniższych opcji:

  • Tylko teksty i grafika

Wybór tej opcji pozwala na zapisanie tylko rozpoznawanego tekstu i związanych z nim obrazów. Będzie można przeszukiwać stronę, a rozmiar pliku PDF będzie niewielki. Wygląd dokumentu wynikowego może różnić się nieznacznie od oryginału.

  • Tekst na tle obrazu strony

Wybór tej opcji umożliwia zapisanie tła i grafiki oryginalnego dokumentu oraz umieszczenie nad nimi rozpoznanego tekstu. Zwykle ten typ pliku PDF wymaga więcej miejsca na dysku niż typ Tylko teksty i grafika. Utworzony dokument PDF można przeszukiwać. W niektórych przypadkach wygląd utworzonego dokumentu może różnić się nieznacznie od oryginału.

  • Tekst pod graficznym obrazem strony

Wybór tej opcji umożliwia zapisanie całego obrazu strony jako obrazu i umieszczenie pod nim rozpoznanego tekstu. Opcji tej należy użyć w celu utworzenia dokumentu, który będzie wyglądał tak samo jak oryginał, ale ma być w pełni przeszukiwalny.

  • Tylko rysunki

Wybór tej opcji pozwala na zapisanie dokładnego obrazu strony. Ten typ dokumentu PDF nie będzie widocznie różnił się od oryginału, ale nie będzie go można przeszukiwać.

W zależności od wybranego trybu zapisu dostępne będą niektóre z poniższych opcji:

  • Zachowaj kolor tekstu i tła

Wybierz tę opcję, jeśli podczas zapisu w formacie PDF kolor czcionek i tła mają zostać zachowane.

  • Zachowaj nagłówki i stopki

Wybór tej opcji pozwala na zachowanie nagłówków i stopek w dokumencie wynikowym.

  • Utwórz spis treści

Wybierz tę opcję, aby utworzyć spis treści z nagłówków w dokumencie.

  • Skompresuj obrazy przy użyciu technologii MRC

Wybierz tę opcję, aby zachować wizualną jakość tekstu i obrazów w wysoce skompresowanym dokumencie.

  • Dodaj znaczniki PDF

Wybierz tę opcję, aby dodać znaczniki PDF do wynikowego dokumentu PDF.

Oprócz tekstu i obrazów pliki PDF mogą zawierać informacje o strukturze dokumentu, takie jak części logiczne, obrazy i tabele. Te informacje są zakodowane w znacznikach PDF. Plik PDF ze znacznikami PDF może być dopasowywany do różnych rozmiarów ekranu i dobrze się wyświetla na urządzeniach przenośnych.

  • Użyj technologii ABBYY PreciseScan, aby wygładzić znaki na obrazie

Wybierz tę opcję, aby wygładzić znaki w dokumencie przy użyciu technologii PreciseScan firmy ABBYY.

Ustawienia obrazu

Jeśli tekst zawiera dużo grafik lub zostanie wybrana opcja zapisania obrazu strony wraz z rozpoznanym tekstem, to utworzony plik może być bardzo duży. W celu ustawienia rozmiaru pliku i jakości grafik, użyj opcji z listy rozwijanej Ustawienia obrazu:

  • Wysoka jakość (wydruk)

Wybierz tę opcję, aby zachować jakość grafik lub obrazu strony. Rozdzielczość obrazu źródłowego zostanie zachowana.

  • Zbalansowany

Wybierz tę opcję, aby zmniejszyć rozmiar pliku PDF i jednocześnie utrzymać dość wysoką jakość grafik lub obrazu strony.

  • Zmniejszony

Wybierz tę opcję, aby otrzymać plik PDF o niewielkim rozmiarze. Rozdzielczość grafik i obrazu strony zostanie zmniejszona do 300 dpi, co będzie miało wpływ na ich jakość.

  • Niestandardowa…

Wybierz tę opcję, jeśli chcesz użyć własnych ustawień grafiki i obrazu strony w oknie dialogowym Ustawienia użytkownika.

Podpowiedź: jeśli nie ma potrzeby zachowania grafik w rozpoznanym tekście, usuń zaznaczenie opcji Zachowaj obrazy.

14.01.2020 17:26:20

Please leave your feedback about this article

Usage of Cookies. In order to optimize the website functionality and improve your online experience ABBYY uses cookies. You agree to the usage of cookies when you continue using this site. Further details can be found in our Privacy Notice.