A dokumentumok mentése archívumba

A papírdokumentumokat őrző hatalmas archívumok rendszerezése és karbantartása bonyolult, gyakran praktikus adatokat kivonni ezekből az archívumokból, és digitálisan tárolni őket. A digitális archívumoknak számos előnyük van: könnyebb hozzáférni a dokumentumokhoz, a keresések sokkal rövidebb ideig tartanak, az archívum kevesebb helyet igényel, és idővel nem romlik a dokumentumok állapota. A digitális archívumokban tárolt dokumentumok tárolása gyakran PDF/A formátumban történik.

A PDF/A a PDF formátum változata, mely több funkciót elhagy, többek közt a titkosítást, az audio- és videotartalmat, valamint a külső erőforrásokra mutató hivatkozásokat. A PDF/A-fájlok mindazokat az adatokat tartalmazzák, melyek ugyanolyan módon szükségesek a különféle platformokon való leképezésükhöz.

Megjegyzés: Még egy másik dokumentumarchiválási formátum a DjVu. Gyakran használják sok képet, grafikont és képletet tartalmazó dokumentumok tárolásához. A dokumentumok DjVu formátumban történő mentéséről bővebben lásd az "E-könyvek mentése" témakört.

Mentés PDF/A formátumban

A PDF/A mentési formátumot akkor válassza, ha olyan kereshető PDF-dokumentumot akar létrehozni, mely úgy néz ki, mint az eredeti, vagy ha archívumban kell tárolnia a dokumentumot.

A szöveg PDF/A formátumban való mentésének menete:

  • A Fájl menüben kattintson a Dokumentum mentése másként parancsra, ezután kattintson a PDF/A-dokumentum elemre. Másik lehetőségként a fő eszköztáron kattintson a Mentés gomb melletti nyílra, ezt követően kattintson a Mentés PDF/A-dokumentumként… elemre. Ha a szükséges formátum nem látható a listában, akkor kattintson a Mentés egyéb formátumokban… elemre, ezután válassza ki a kívánt formátumot a Fájltípus legördülő listából.

Tipp: A Beállítások párbeszédpanelen további mentési beállítások érhetők el: kattintson az Eszközök > Beállítások… parancsra, kattintson a Mentés fülre, ezután kattintson a PDF/A fülre.

Az ezen a fülön lévő mentési beállítások a következő kategóriákba csoportosítottak:

Alapértelmezett papírméret

Válassza ki a legördülő listából a dokumentumok PDF-ben történő mentésekor használandó papírméretet.

Mentési mód

Az elektronikus dokumentum felhasználási szándékától függően adja meg az egyik beállítást a következők közül:

  • Csak szöveg és képek

Ez a beállítás csak a felismert szöveget és a hozzárendelt képeket menti. Az oldal teljesen kereshető lesz, a PDF-fájl mérete pedig kicsi. Az eredményül kapott dokumentum megjelenése kissé eltérhet az eredetiétől.

  • Szöveg az oldalkép fölött

Ez a beállítás az eredeti dokumentum hátterét és képeit menti, a felismert szöveget pedig föléjük helyezi. Ez a PDF-típus általában több lemezterületet igényel, mint a Csak szöveg és képek. Az eredményül kapott PDF-dokumentum teljesen kereshető. Egyes esetekben az eredményül kapott dokumentum megjelenése kissé eltérhet az eredetiétől.

  • Szöveg az oldalkép alatt

Ez a beállítás képként menti a teljes oldalképet, a felismert szöveget pedig aláhelyezi. Ez a beállítás teljesen kereshető dokumentum létrehozásához használható, mely lényegében ugyanúgy néz ki, mint az eredeti.

  • Csak az oldal képe

Ez a beállítás az oldal pontos képét menti. Ez a PDF-dokumentumtípus lényegében megkülönböztethetetlen az eredetitől, viszont a fájl nem lesz kereshető.

A megadott mentési módtól függően a következő beállítások közül néhány válik elérhetővé:

  • A szöveg és a háttérszínek megőrzése

Ezt a beállítást a betűszín és a háttér PDF formátumban való mentéskor történő megőrzéséhez jelölje be.

  • A fejlécek és a láblécek megtartása

Megőrzi a fejléceket és a lábléceket a kimeneti dokumentumban.

  • Tartalomjegyzék létrehozása

Ezt a beállítást akkor jelölje be, ha tartalomjegyzéket kíván létrehozni a dokumentum címsoraiból.

  • Képtömörítés az MRC használatával

Ezt a beállítást a szöveg és a képek minőségének magas tömörítésű dokumentumban való megőrzéséhez jelölje be.

  • Címkézett PDF engedélyezése

Ezt a beállítást PDF-címkéknek a kimeneti PDF-dokumentumhoz való hozzáadásához jelölje be.

A szövegen és a képeken kívül a PDF-fájlok információkat tartalmazhatnak a dokumentum szerkezetéről, mint például a logikai részekről, a képekről és a táblázatokról. Ezek az információk PDF-címkékbe kódoltak. A PDF-címkékkel ellátott PDF-fájl újrarendezhető, hogy különböző képernyőméretekhez igazodjon, kézi eszközökön is jól jelenik meg.

  • Az ABBYY PreciseScan alkalmazása a képeken lévő karakterek simításához

Ezt a beállítást a dokumentumon lévő karaktereknek az ABBYY PreciseScan technológiájával való kisimításához jelölje be, hogy ne legyenek nagyon képpontszerűek.

Képbeállítások

Az eredményül kapott fájl egész nagy lehet, ha a szöveg sok képet tartalmaz, vagy ha az oldalkép felismert szöveggel együtt való mentését választja. Az eredményül kapott fájl méretének és a képek minőségének módosításához válassza ki az egyik beállítást a Képbeállítások legördülő listából:

  • Legjobb minőség (forráskép felbontása)

Ezt a lehetőséget a képek vagy az oldalkép minőségének a megőrzéséhez válassza. Megőrzésre kerül a forráskép eredeti felbontása.

  • Kiegyensúlyozott

Ezt a lehetőséget a PDF-fájl méretének csökkentéséhez válassza, a képek vagy az oldalkép minőségének meglehetősen kiváló szinten tartásával.

  • Tömör méret

Ezt a beállítást akkor jelölje be, ha kisméretű PDF-fájlhoz kíván hozzájutni. A képek és az oldalkép felbontása 300 dpi-re csökken, ami hatással van a minőségükre.

  • Egyéni…

Ezt a beállítást a saját kép- és oldalképbeállítások megadásához jelölje be az Egyéni beállítások párbeszédpanelen.

Tipp: Ha nem akarja megőrizni a képeket a felismert szövegben, akkor bizonyosodjon meg róla, hogy nem jelölte-e be a A képek megtartása beállítást.

14.01.2020 17:26:19

Please leave your feedback about this article

Usage of Cookies. In order to optimize the website functionality and improve your online experience ABBYY uses cookies. You agree to the usage of cookies when you continue using this site. Further details can be found in our Privacy Notice.