A dokumentumok mentése archívumba

A papírdokumentumokat őrző hatalmas archívumok rendszerezése és karbantartása bonyolult, gyakran praktikus adatokat kivonni ezekből az archívumokból, és digitálisan tárolni őket. A digitális archívumoknak számos előnyük van: könnyebb hozzáférni a dokumentumokhoz, a keresések sokkal rövidebb ideig tartanak, az archívum kevesebb helyet igényel, és idővel nem romlik a dokumentumok állapota. A digitális archívumokban tárolt dokumentumok tárolása gyakran PDF/A formátumban történik.

A PDF/A a PDF formátum változata, mely több funkciót elhagy, többek közt a titkosítást, az audio- és videotartalmat, valamint a külső erőforrásokra mutató hivatkozásokat. A PDF/A-fájlok mindazokat az adatokat tartalmazzák, melyek ugyanolyan módon szükségesek a különféle platformokon való leképezésükhöz.

Megjegyzés: Még egy másik dokumentumarchiválási formátum a DjVu. Gyakran használják sok képet, grafikont és képletet tartalmazó dokumentumok tárolásához. A dokumentumok DjVu formátumban történő mentéséről bővebben lásd az "E-könyvek mentése" témakört.

Mentés PDF/A formátumban

A PDF/A mentési formátumot akkor válassza, ha olyan kereshető PDF-dokumentumot akar létrehozni, mely úgy néz ki, mint az eredeti, vagy ha archívumban kell tárolnia a dokumentumot.

A szöveg PDF/A formátumban való mentésének menete:

  • A Fájl menüben kattintson a Dokumentum mentése másként parancsra, ezután kattintson a PDF/A-dokumentum elemre. Másik lehetőségként a fő eszköztáron kattintson a Mentés gomb melletti nyílra, ezt követően kattintson a Mentés PDF/A-dokumentumként… elemre. Ha a szükséges formátum nem látható a listában, akkor kattintson a Mentés egyéb formátumokban… elemre, ezután válassza ki a kívánt formátumot a Fájltípus legördülő listából.

Tipp: A Beállítások párbeszédpanelen további mentési beállítások érhetők el: kattintson az Eszközök > Beállítások… parancsra, kattintson a Mentés fülre, ezután kattintson a PDF/A fülre.

Az ezen a fülön lévő mentési beállítások a következő kategóriákba csoportosítottak:

Alapértelmezett papírméret

Válassza ki a legördülő listából a dokumentumok PDF-ben történő mentésekor használandó papírméretet.

Mentési mód

Az elektronikus dokumentum felhasználási szándékától függően adja meg az egyik beállítást a következők közül:

  • Csak szöveg és képek

Ez a beállítás csak a felismert szöveget és a hozzárendelt képeket menti. Az oldal teljesen kereshető lesz, a PDF-fájl mérete pedig kicsi. Az eredményül kapott dokumentum megjelenése kissé eltérhet az eredetiétől.

  • Szöveg az oldalkép fölött

Ez a beállítás az eredeti dokumentum hátterét és képeit menti, a felismert szöveget pedig föléjük helyezi. Ez a PDF-típus általában több lemezterületet igényel, mint a Csak szöveg és képek. Az eredményül kapott PDF-dokumentum teljesen kereshető. Egyes esetekben az eredményül kapott dokumentum megjelenése kissé eltérhet az eredetiétől.

  • Szöveg az oldalkép alatt

Ez a beállítás képként menti a teljes oldalképet, a felismert szöveget pedig aláhelyezi. Ez a beállítás teljesen kereshető dokumentum létrehozásához használható, mely lényegében ugyanúgy néz ki, mint az eredeti.

  • Csak az oldal képe

Ez a beállítás az oldal pontos képét menti. Ez a PDF-dokumentumtípus lényegében megkülönböztethetetlen az eredetitől, viszont a fájl nem lesz kereshető.

A megadott mentési módtól függően a következő beállítások közül néhány válik elérhetővé:

  • A szöveg és a háttérszínek megőrzése

Ezt a beállítást a betűszín és a háttér PDF formátumban való mentéskor történő megőrzéséhez jelölje be.

  • A fejlécek és a láblécek megtartása

Megőrzi a fejléceket és a lábléceket a kimeneti dokumentumban.

  • Tartalomjegyzék létrehozása

Ezt a beállítást akkor jelölje be, ha tartalomjegyzéket kíván létrehozni a dokumentum címsoraiból.

  • Képtömörítés az MRC használatával

Ezt a beállítást a szöveg és a képek minőségének magas tömörítésű dokumentumban való megőrzéséhez jelölje be.

  • Címkézett PDF engedélyezése

Ezt a beállítást PDF-címkéknek a kimeneti PDF-dokumentumhoz való hozzáadásához jelölje be.

A szövegen és a képeken kívül a PDF-fájlok információkat tartalmazhatnak a dokumentum szerkezetéről, mint például a logikai részekről, a képekről és a táblázatokról. Ezek az információk PDF-címkékbe kódoltak. A PDF-címkékkel ellátott PDF-fájl újrarendezhető, hogy különböző képernyőméretekhez igazodjon, kézi eszközökön is jól jelenik meg.

  • Az ABBYY PreciseScan alkalmazása a képeken lévő karakterek simításához

Ezt a beállítást a dokumentumon lévő karaktereknek az ABBYY PreciseScan technológiájával való kisimításához jelölje be, hogy ne legyenek nagyon képpontszerűek.

Képbeállítások

Az eredményül kapott fájl egész nagy lehet, ha a szöveg sok képet tartalmaz, vagy ha az oldalkép felismert szöveggel együtt való mentését választja. Az eredményül kapott fájl méretének és a képek minőségének módosításához válassza ki az egyik beállítást a Képbeállítások legördülő listából:

  • Legjobb minőség (forráskép felbontása)

Ezt a lehetőséget a képek vagy az oldalkép minőségének a megőrzéséhez válassza. Megőrzésre kerül a forráskép eredeti felbontása.

  • Kiegyensúlyozott

Ezt a lehetőséget a PDF-fájl méretének csökkentéséhez válassza, a képek vagy az oldalkép minőségének meglehetősen kiváló szinten tartásával.

  • Tömör méret

Ezt a beállítást akkor jelölje be, ha kisméretű PDF-fájlhoz kíván hozzájutni. A képek és az oldalkép felbontása 300 dpi-re csökken, ami hatással van a minőségükre.

  • Egyéni…

Ezt a beállítást a saját kép- és oldalképbeállítások megadásához jelölje be az Egyéni beállítások párbeszédpanelen.

Tipp: Ha nem akarja megőrizni a képeket a felismert szövegben, akkor bizonyosodjon meg róla, hogy nem jelölte-e be a A képek megtartása beállítást.

1/14/2020 5:26:19 PM


Please leave your feedback about this article