将文档保存到存档

纸质文档的大型存档难以组织和维护,因此通常会从这些档案中提取数据并保存为数字化形式。数字存档有很多优点:文档存取更容易,搜索更省时,档案占用空间更小并且文档不会随时间的累积而损坏。数字存档中的文档通常以 PDF/A 格式保存。

PDF/A 是 PDF 格式的版本之一,其中删除了多种功能,包括加密、音频和视频内容以及外部资源的链接。PDF/A 文件包含所有必要的数据,以便在不同的平台以相同的方式显示。

注:DjVu 是另一种文档归档格式。通常用于保存包含大量图片、图表和公式的文档。有关使用 DjVu 保存文档的更多详情,请参阅“保存电子书”。

以 PDF/A 格式保存

如果您需要创建看起来像源文档的可搜索 PDF 文档,或您需要将文档保存在存档中,请选择 PDF/A 保存格式。

要以 PDF/A 格式保存文本:

  • 文件菜单上,单击将文档另存为,然后单击PDF/A 文档。或者,单击主工具栏保存按钮旁边的箭头,然后单击另存为 PDF/A 文档…。如果您需要的格式未显示在列表中,请单击保存为其他格式…,然后从另存为类型下拉列表中选择所需格式。

提示:可使用选项对话框中的附加保存选项:单击工具 > 选项…,单击 保存选项卡,然后单击 PDF/A 选项卡。

该选项卡上的保存选项分为以下几类:

默认纸张大小

将文档保存为 PDF 格式时,从下拉列表中选择需要使用的纸张尺寸。

保存模式

根据计划使用电子文档的方式,从以下选项中选择一个选项:

  • 仅适用于文本和图片

该选项仅保存已识别的文本和关联图片。可对页面进行全文搜索,PDF 文件的大小也将变小。生成文档的外观可能与原始文档略有不同。

  • 页面图像上方的文本

该选项可保存原始文档的背景和图片,并将已识别的文本置于其上。通常,该 PDF 类型比仅适用于文本和图片需要更多的磁盘空间。可对生成的 PDF 文档进行全文搜索。在某些情况下,生成文档的外观可能与原始文档略有不同。

  • 页面图像下方的文本

该选项将整个页面图像保存为一个图片,并将已识别的文本置于其下。使用该选项创建可进行全文搜索的文档,且该文档看上去几乎与原始文档相同。

  • 仅适用于页面图像

该选项可精确保存页面上的图像。用户几乎很难区分这类 PDF 文档和原始文档的差别,但不能对其进行搜索。

根据所选保存模式,可使用下列选项中的一些:

  • 保留文本和背景颜色

选择该选项可在以 PDF 格式保存文档时,保留字体颜色和背景。

  • 保留页眉和页脚

在输出文档中保留页眉和页脚。

  • 创建目录

如果您想要从文档标题创建目录,请选择该选项。

  • 使用 MRC 压缩图像

选择该选项以在高度压缩的文档中保留文本和图片的显示质量。

  • 启用标记的 PDF

选择该选项将 PDF 标记添加到输出 PDF 文档中。

除了文字和图片,PDF 文件还可包含有关文档结构的信息,如逻辑部分、照片和表格。这些信息用 PDF 标记编码。有 PDF 标记的 PDF 文档可重新载入以适合各种屏幕尺寸,在手持设备上显示效果也很好。

  • 应用 ABBYY PreciseScan 以使图像上的字符平滑

选择此选项使用 ABBYY 的 PreciseScan 技术使文档上的字符平滑,减少像素化现象。

图像设置

如果您的文本包含大量图片,或如果您选择将页面图像与已识别文本一起保存,生成的文件可能相当大。如需调节所生成文件的大小和图片的质量,请从图像设置下拉列表中选择选项之一:

  • 高(适用于打印)

选择该选项,以保留图片或页面图像的质量。将保留源图像的原始分辨率。

  • 平衡

选择该选项减小 PDF 文件的大小,同时将图片或页面图像的质量保持在合理的级别。

  • 压缩大小

选择该选项以获得小尺寸的 PDF 文件。图片和页面图像的分辨率将减至 300 dpi,这会影响它们的质量。

  • 自定义…

选择该选项,在自定义设置对话框中进行您自己的图片和页面图像设置。

提示:如果您不想在已识别文本中保留图片,请确定未选择保留图片选项。

14.01.2020 17:26:22


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