Como salvar documentos em um arquivo

Grandes arquivos de documentos em papel são difíceis de organizar e manter, e muitas vezes é prático para pegar os dados desses arquivos e armazená-los digitalmente. Os arquivos digitais têm muitas vantagens: os documentos são mais fáceis de acessar, as buscas levam muito menos tempo, o arquivo ocupa menos espaço e os documentos não se deterioram ao longo do tempo. Os documentos em arquivos digitais são armazenados no formato PDF/A.

PDF/A é uma versão do formato PDF que omite vários recursos, incluindo a criptografia, o conteúdo de áudio e vídeo e links para fontes externas. Os arquivos PDF/A contém todos os dados necessários para apresentá-los da mesma maneira em diferentes plataformas.

Observação: DjVu é mais um formato de arquivamento de documentos. É muito usado para armazenar documentos que contêm muitas fotos, gráficos e fórmulas. Consulte "Como salvar e-books" mais saber mais sobre como salvar documentos em DjVu.

Como salvar em PDF/A

Selecione o formato PDF/A para salvar, se quiser criar um documento PDF pesquisável que se pareça com o original ou se precisar armazenar o documento em um arquivo.

Para salvar seu texto em PDF/A:

  • No menu Arquivo, clique em Salvar documento como e em Documento PDF/A. Como alternativa, clique na seta ao lado do botão Salvar na barra de ferramentas principal e clique em Salvar como documento PDF/A…. Se o formato necessário não for exibido na lista, clique em Salvar em outros formatos… e selecione o formato desejado da lista suspensa Salvar como tipo.

Dica: as opções adicionais para salvar estão disponíveis na caixa de diálogo Opções: clique em Ferramentas > Opções…, clique na guia Salvar e na guia PDF/A.

As opções para salvar exibidas nessa guia são agrupadas nas seguintes categorias:

Tamanho de papel padrão

Selecione o tamanho do papel a ser utilizado para salvar documentos em PDF da lista suspensa.

Modo de gravação

Dependendo de como você está planejando usar seu documento eletrônico, selecione uma das seguintes opções:

  • Texto e figuras somente

Essa opção salva apenas o texto reconhecido e as fotos associadas. A página será totalmente pesquisável e o tamanho do arquivo PDF será reduzido. A aparência do documento resultante poderá ser um pouco diferente do original.

  • Texto sobre a imagem da página

Essa opção salva o plano de fundo e as figuras do documento original e coloca o texto reconhecido sobre eles. Normalmente, este tipo de PDF requer mais espaço do que Texto e figuras somente. O documento PDF resultante será totalmente pesquisável. A aparência do documento resultante poderá ser um pouco diferente do original.

  • Texto sob a imagem da página

Essa opção salva toda a imagem da página como uma foto e coloca o texto reconhecido subjacente. Essa opção salva toda a imagem da página como uma figura e coloca o texto reconhecido subjacente.

  • Imagem da página somente

Essa opção salva a imagem exata da página. Esse tipo de documento PDF será praticamente idêntico ao original, mas o arquivo não será pesquisável.

Dependendo do modo de gravação selecionado, algumas das opções a seguir estarão disponíveis:

  • Manter cores do texto e do plano de fundo

Selecione essa opção para manter a cor da fonte e o plano de fundo ao salvar no formato PDF.

  • Manter cabeçalhos e rodapés

Preserva os cabeçalhos e os rodapés no documento resultante.

  • Criar sumário

Selecione essa opção se você desejar criar um índice dos cabeçalhos do documento.

  • Compacte as imagens usando MRC

Selecione essa opção para manter a qualidade visual do texto e das fotos em um documento altamente compactado.

  • Ativar PDF com marcas

Selecione essa opção para adicionar marcas de PDF ao documento PDF de saída.

Além de texto e figuras, os arquivos PDF podem conter informações sobre a estrutura do documento, como partes lógicas, fotos e tabelas. Essas informações são codificadas em marcas de PDF. Um arquivo PDF que contenha essas marcas pode ter o fluxo redirecionado para se ajustar a diferentes tamanhos de tela e terá boa exibição em dispositivos portáteis.

  • Aplicar o ABBYY PreciseScan para ajustar os caracteres nas imagens

Selecione essa opção para suavizar caracteres no documento usando a tecnologia PreciseScan da ABBYY, tornando-os menos pixelizados.

Configurações da imagem

O arquivo resultante pode ser muito grande se seu texto contiver várias fotos ou se você optar por salvar a imagem da página junto com o texto reconhecido. Para ajustar o tamanho do arquivo resultante e a qualidade das fotos, selecione uma das opções da lista suspensa Configurações da imagem:

  • Alta qualidade (resolução da imagem de origem)

Selecione essa opção para manter a qualidade das fotos ou a imagem da página. A resolução original da imagem de origem será preservada.

  • Equilibrado

Selecione essa opção para reduzir o tamanho do arquivo PDF, mantendo a qualidade das fotos ou da imagem da página em um nível razoavelmente elevado.

  • Tamanho compacto

Selecione essa opção para obter um arquivo de PDF pequeno. A resolução das fotos e da imagem da página será reduzida para 300 dpi, afetando sua qualidade.

  • Personalizar…

Selecione essa opção para fazer suas próprias configurações de foto e imagem da página na caixa de diálogo Configurações personalizadas.

Dica: se não quiser manter as fotos no texto reconhecido, certifique-se de que a opção Manter figuras não está marcada.

14.01.2020 17:26:21


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