Ukladanie dokumentov do archívu

Veľké archívy papierových dokumentov sa ťažko organizujú a spravujú, a často býva praktické vybrať údaje z týchto archívov a uložiť ich v digitálnej podobe. Digitálne archívy majú množstvo výhod: dokumenty sú ľahšie prístupné, hľadanie je oveľa rýchlejšie, archív zaberá menej miesta a dokumenty sa časom neznehodnocujú. Dokumenty sa v digitálnych archívoch často uchovávajú vo formáte PDF/A.

PDF/A je verzia formátu PDF, ktorá vypúšťa niektoré funkcie, vrátane šifrovania, zvukového a video obsahu a prepojenia na externé zdroje. Súbory PDF/A obsahujú všetky údaje potrebné na to, aby sa na rôznych platformách vykresľovali rovnako.

Poznámka: DjVu je ďalší formát na archiváciu dokumentov. Bežne sa používajú na uchovávanie dokumentov, ktoré obsahujú veľa obrázkov, grafov a vzorcov. Podrobnosti o ukladaní dokumentov vo formáte DjVu sú uvedené v časti "Ukladanie elektronických kníh".

Ukladanie vo formáte PDF/A

Vyberte si formát ukladania PDF/A, ak chcete vytvoriť prehľadávateľný dokument PDF, ktorý vyzerá ako originál alebo ak potrebujete uložiť svoj dokument do archívu.

Uloženie textu vo formáte PDF/A:

  • V ponuke Súbor kliknite na možnosť Uložiť dokument ako a kliknite na Dokument PDF/A. Alternatívne kliknite na šípku vedľa tlačidla Uložiť na hlavnom paneli nástrojov a vyberte možnosť Uložiť ako dokument PDF/A…. Ak v zobrazenom zozname nie je formát, ktorý potrebujete, kliknite na Uložiť v iných formátoch… a v rozbaľovacom zozname Uložiť ako typ vyberte požadovaný formát.

Tip: Ďalšie možnosti ukladania sú dostupné v dialógovom okne Možnosti: kliknite na Nástroje > Možnosti…, kliknite na kartu Uložiť a potom kliknite na kartu PDF/A.

Možnosti ukladania sú na tejto karte zoskupené v nasledujúcich kategóriách:

Predvolená veľkosť papiera

V rozbaľovacom zozname si vyberte tú veľkosť papiera, ktorú chcete použiť na uloženie dokumentov vo formáte PDF.

Režim ukladania

Podľa toho, akým spôsobom chcete používať elektronický dokument, vyberte jednu z nasledujúcich možností:

  • Len text a obrázky

Táto možnosť uloží iba rozpoznaný text a pridružené obrázky. Na stránke sa bude dať vyhľadávať a veľkosť súboru PDF bude malá. Vzhľad výsledného dokumentu sa môže od originálu mierne líšiť.

  • Text nad obrazom strany

Táto možnosť uloží pozadie a obrázky pôvodného dokumentu a rozpoznaný text uloží nad ne. Tento typ dokumentu PDF obvykle vyžaduje viac miesta na disku ako typ so zvolenou možnosťou Len text a obrázky. Vo výslednom dokumente PDF je možné vyhľadávať bez obmedzenia. V niektorých prípadoch sa môže vzhľad výsledného dokumentu mierne líšiť od originálu.

  • Text pod obrazom strany

Táto možnosť uloží snímku celej strany ako obrázok a rozpoznaný text umiestni podeň. Túto možnosť použite na vytvorenie dokumentu, ktorý vyzerá prakticky rovnako ako originál, a je v ňom možné vyhľadávať bez obmedzení.

  • Len obraz strany

Táto možnosť uloží presný obraz strany. Tento typ dokumentu PDF bude temer na nerozoznanie od originálu, ale v súbore sa nebude dať vyhľadávať.

V závislosti od zvoleného režimu ukladania budú dostupné nasledujúce možnosti:

  • Zachovať farbu textu a pozadia

Túto možnosť vyberte vtedy, keď chcete pri ukladaní dokumentu vo formáte PDF zachovať farbu textu a pozadia.

  • Zachovať hlavičky a päty

Zachová hlavičky a päty vo výstupnom dokumente.

  • Vytvoriť obsah

Túto možnosť vyberte, ak chcete z nadpisov v dokumente vytvoriť obsah.

  • Komprimovať snímky pomocou MRC

Túto možnosť vyberte vtedy, ak chcete zachovať vizuálnu kvalitu textu a obrázkov v dokumente s vysokým stupňom kompresie.

  • Povoliť PDF s tagmi

Túto možnosť vyberte, ak chcete pridať do výstupného dokumentu PDF značky PDF (tagy).

Okrem textu a obrázkov môžu súbory PDF obsahovať aj informácie o štruktúre dokumentu, ako napríklad o logických častiach, o obrázkoch a tabuľkách. Táto informácia je zakódovaná v značkách PDF. Súbor PDF so značkami (tagmi) PDF môže byť opätovne naliaty na stránku tak, aby zodpovedal rôznym veľkostiam obrazovky a zobrazoval sa správne aj na osobných prenosných zariadeniach.

  • Na vyhladenie znakov v snímkach použiť ABBYY PreciseScan

Túto možnosť vyberte vtedy, ak chcete vyhladiť znaky v dokumente použitím technológie PreciseScan spoločnosti ABBYY, ktorá redukuje ich pixlovú členitosť.

Nastavenia snímky

Ak text obsahuje veľký počet obrázkov alebo ak chcete uložiť snímku strany spolu s rozpoznaným textom, výsledný súbor môže byť pomerne veľký. Ak chcete nastaviť veľkosť výsledného súboru a kvalitu obrázkov, vyberte jednu z možností rozbaľovacieho zoznamu Nastavenia snímky:

  • Vysoká kvalita (pre tlač)

Túto možnosť vyberte, ak chcete zachovať kvalitu obrázkov alebo snímky strany. Zachová sa pôvodné rozlíšenie zdrojovej snímky.

  • Vyvážené

Túto možnosť vyberte, ak chcete znížiť veľkosť súboru PDF a súčasne zachovať pomerne vysokú kvalitu obrázkov alebo snímky strany.

  • Kompaktná veľkosť

Túto možnosť vyberte, ak chcete získať čo najmenší súbor PDF. Rozlíšenie obrázkov a snímky strany sa zníži na 300 dpi, čo ovplyvní ich výslednú kvalitu.

  • Vlastné…

Túto možnosť vyberte, ak chcete ručne nastaviť kvalitu obrázkov a snímky strany v dialógovom okne Vlastné nastavenia.

Tip: Ak nechcete ponechať obrázky v rozpoznanom texte, uistite sa, že nie je vybratá možnosť Zachovať obrázky.

1/14/2020 5:26:21 PM


Please leave your feedback about this article