Salvare documenti in un archivio

I grandi archivi di documenti cartacei sono difficili da organizzare e gestire, quindi spesso è comodo estrarre i dati da tali archivi e salvarli in formato digitale. Gli archivi digitali offrono numerosi vantaggi: accesso più semplice ai documenti, ricerche più rapide, ingombro ridotto e nessun problema di deterioramento dei documenti. I documenti conservati negli archivi digitali sono spesso salvati in formato PDF/A:

una versione del formato PDF priva di diverse caratteristiche, come crittografia, contenuti audio e video e collegamenti a fonti esterne. I file PDF/A contengono tutti i dati necessari per assumere lo stesso aspetto su diverse piattaforme.

Nota. Un altro formato per l'archiviazione dei documenti è DjVu: è frequentemente usato per salvare i documenti contenenti numerose immagini, grafici e formule. Per ulteriori informazioni su come salvare i documenti in formato DjVu, consultare la sezione "Salvare E-book".

Salvare in formato PDF/A

Selezionare il formato di salvataggio PDF/A per creare un documento PDF ricercabile che conserva l'aspetto originale o per archiviare il documento.

Per salvare il testo in formato PDF/A:

  • Selezionare nel menu File la voce Salva documento come, quindi fare clic su Documento PDF/A. In alternativa, fare clic sulla freccia accanto al pulsante Salva della barra degli strumenti principale, quindi fare clic su Salva come documento PDF/A…. Se il formato desiderato non è presente nell'elenco, fare clic su Salva in altri formati… e selezionare il formato desiderato nell'elenco a discesa Salva come.

Suggerimento. Nella finestra di dialogo Opzioni sono disponibili altre opzioni di salvataggio: fare clic su Strumenti > Opzioni…, quindi fare clic sulla scheda Salva e selezionare la scheda PDF/A.

Le opzioni di salvataggio in questa scheda sono suddivise nelle categorie seguenti:

Formato carta predefinito

Selezionare nell'elenco a discesa il formato della carta da utilizzare per il salvataggio in PDF.

Modalità di salvataggio

Selezionare una delle seguenti opzioni, a seconda di come si prevede di utilizzare il documento elettronico:

  • Solo testo e immagini

Questa opzione consente di salvare soltanto il testo riconosciuto e le immagini associate. La pagina risultante supporta le operazioni di ricerca e il file PDF ha dimensioni ridotte. L'aspetto del documento risultante potrebbe essere leggermente diverso rispetto all'originale.

  • Testo sopra immagine pagina

Questa opzione consente di salvare lo sfondo e le immagini del documento originale, a cui viene sovrapposto il testo riconosciuto. In genere i file PDF di questo tipo richiedono una quantità di spazio su disco superiore a quella richiesta dai file creati con l'opzione Solo testo e immagini. Il documento PDF risultante supporta le operazioni di ricerca. In alcuni casi, l'aspetto del documento risultante potrebbe essere leggermente diverso rispetto all'originale.

  • Testo sotto immagine pagina

Questa opzione consente di salvare l'intera immagine della pagina come immagine e di posizionare il testo riconosciuto sotto l'immagine. Il risultato è un documento con un layout sostanzialmente identico all'originale e con il supporto integrale delle funzionalità di ricerca di testo.

  • Solo immagine pagina

Questa opzione consente di salvare l'immagine esatta della pagina. Questo tipo di documento PDF è identico a quello ottenuto con l'opzione precedente, ma non è possibile eseguire ricerche all'interno di esso.

Alcune delle opzioni seguenti si attivano in base alla modalità di salvataggio selezionata:

  • Mantieni colore testo e sfondo

Selezionare questa opzione per conservare il colore originale di testo e sfondo quando si salva in PDF.

  • Mantieni intestazioni e piè di pagina

Questa opzione consente di conservare le intestazioni e i piè di pagina nel documento di destinazione.

  • Crea un indice

Selezionare questa opzione se si desidera creare un indice a partire dalle intestazioni del documento.

  • Comprimi le immagini utilizzando MRC

Selezionare questa opzione per conservare la qualità visiva del testo e delle immagini in un documento molto compresso.

  • Attiva Tagged PDF

Selezionare questa opzione per aggiungere dei tag PDF al documento PDF di destinazione.

Oltre a testo e immagini, i file PDF possono contenere informazioni sulla struttura del documento, ad esempio parti logiche, immagini e tabelle. Queste informazioni sono codificate nei tag PDF. Un file PDF provvisto di tag PDF si adatta a schermi di varie dimensioni e viene visualizzato correttamente su dispositivi come i palmari.

  • Applica ABBYY PreciseScan per smussare i caratteri nell'immagine

Questa opzione consente di utilizzare la tecnologia ABBYY PreciseScan per rendere omogenei i caratteri presenti in un documento, in modo da evitare che appaiano sgranati.

Impostazioni immagine

Il file risultante potrebbe essere molto grande se il testo contiene molte immagini o se si sceglie di salvare l'immagine delle pagina insieme al testo riconosciuto. Per regolare le dimensioni del file risultante e la qualità delle immagini, selezionare una delle opzioni dall'elenco a discesa Impostazioni immagine:

  • Qualità alta (risoluzione immagine sorgente)

Selezionare questa opzione per conservare la qualità delle immagini o dell'immagine della pagina. Verrà preservata la risoluzione originale dell'immagine di origine.

  • Bilanciata

Selezionare questa opzione per ridurre le dimensioni del file PDF conservando una qualità delle immagini o dell'immagine della pagina ragionevolmente alta.

  • Dimensione compatta

Selezionare questa opzione per ottenere un file PDF di dimensioni ridotte. La risoluzione delle immagini e dell'immagine della pagina verrà ridotta a 300 dpi, influenzando la relativa qualità.

  • Personalizzata…

Selezionare questa opzione per personalizzare le impostazioni delle immagini e dell'immagine della pagina nella finestra di dialogo Impostazioni personalizzate.

Suggerimento. Se non si desidera salvare le immagini nel testo riconosciuto, verificare che l'opzione Mantieni immagini sia deselezionata.

14.01.2020 17:26:19


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