Documenten opslaan naar een archief

Grote archieven met papieren documenten zijn moeilijk om te beheren en te onderhouden. Het is dan handiger om de gegevens uit deze archieven digitaal op te slaan. Digitale archieven hebben veel voordelen: documenten zijn toegankelijker, zoeken gaat sneller, archieven nemen minder ruimte in beslag en ze kunnen niet vergaan. Documenten in digitale archieven worden vaak opgeslagen in een PDF/A-indeling.

PDF/A een versie van de PDF-indeling waarin een aantal functies zijn weggelaten, zoals versleuteling, audio en video, en koppelingen naar externe bronnen. PDF/A-bestanden bevatten alle gegevens die nodig zijn om ze op verschillende platforms op dezelfde manier te gebruiken.

Opmerking: DjVu is een andere indeling voor de archivering van documenten. Deze wordt vaak gebruikt om documenten met veel illustraties, grafieken en formules op te slaan. Zie "E-books opslaan" voor meer informatie over het opslaan van documenten in DjVu.

Opslaan als PDF/A

Selecteer de PDF/A-indeling als u doorzoekbare PDF-documenten wilt maken die er net zo uitzien als het origineel of als u documenten moet opslaan in een archief.

U kunt de tekst als volgt in de PDF/A-indeling opslaan:

  • Klik in het menu Bestand op Document opslaan als en klik vervolgens op PDF/A-document. U kunt ook klikken op het pijltje naast de knop Opslaan op de hoofdwerkbalk en klikken op Opslaan als PDF/A-document…. Indien de gewenste indeling niet wordt weergegeven in de lijst, klikt u op In andere indelingen opslaan… en selecteert u de gewenste indeling in de vervolgkeuzelijst Opslaan als type.

Tip: Er zijn aanvullende opties voor het opslaan beschikbaar in het dialoogvenster Opties: Selecteer Extra > Opties…, klik op het tabblad Opslaan en klik vervolgens op het tabblad PDF/A.

De opties op dit tabblad zijn ingedeeld in de volgende categorieën:

Standaardpapierformaat

Selecteer in de vervolgkeuzelijst het papierformaat dat u wilt gebruiken voor het opslaan van documenten als PDF.

Opslagmodus

Afhankelijk van de manier waarop u het elektronische document wilt gebruiken, selecteert u één van de onderstaande opties:

  • Alleen tekst en illustraties

Alleen de herkende tekst en de bijbehorende illustraties worden opgeslagen. U kunt de tekst van de volledige pagina doorzoeken en het PDF-bestand heeft een geringe omvang. Het uiterlijk van het resulterende document kan enigszins afwijken van het origineel.

  • Tekst boven het paginabeeld

De achtergrond en de illustraties van het originele document blijven bewaard en de herkende tekst wordt tegen deze achtergrond weergegeven. Een PDF-document van dit type neemt meestal meer ruimte in beslag dan wanneer u kiest voor de optie Alleen tekst en illustraties. U kunt in het PDF-document zoekacties op de tekst uitvoeren. Het uiterlijk van het resulterende document kan in bepaalde gevallen enigszins afwijken van het origineel.

  • Tekst onder het paginabeeld

De volledige pagina-afbeelding wordt als afbeelding opgeslagen en de herkende tekst wordt eronder geplaatst. Gebruik deze optie als u een volledig doorzoekbaar document wilt maken dat er vrijwel hetzelfde uitziet als het origineel.

  • Alleen paginabeeld

De exacte afbeelding van de pagina wordt opgeslagen. Dit type PDF-document is bijna niet van het origineel te onderscheiden, maar u kunt geen zoekacties in het document uitvoeren.

Afhankelijk van de geselecteerde opslagmethode zijn enkele van de onderstaande opties beschikbaar:

  • Tekst- en achtergrondkleur behouden

Selecteer deze optie als u wilt dat de tekst- en achtergrondkleuren in het PDF-bestand bewaard blijven.

  • Kop- en voetregels behouden

Met deze optie blijven kop- en voetregels in het uitvoerdocument bewaard.

  • Inhoudsopgave genereren

Selecteer deze optie als u een inhoudsopgave wenst aan te maken van de documenttitels.

  • Afbeeldingen comprimeren met MRC

Selecteer deze optie om in een sterk gecomprimeerd document de visuele kwaliteit van tekst en afbeeldingen te behouden.

  • PDF met tags inschakelen

Selecteer deze optie als u wilt dat er PDF-tags aan het PDF-document worden toegevoegd.

Naast tekst en illustraties kunnen PDF-bestanden ook informatie bevatten over de documentstructuur, zoals de logische indeling, illustraties en tabellen. Deze informatie wordt opgeslagen in PDF-tags. Een PDF-document met PDF-tags kan aan verschillende schermformaten worden aangepast en kan ook worden weergegeven op mobiele apparatuur met kleine beeldschermen.

  • ABBYY PreciseScan toepassen voor mooie tekens op afbeeldingen

Selecteer deze optie om de tekens in een document te effenen met ABBYY's PreciseScan-technologie, zodat ze minder pixelachtig worden.

Beeldinstellingen

Het resulterende bestand kan vrij groot zijn als uw tekst een groot aantal illustraties bevat of als u ervoor kiest om de pagina-afbeelding op te slaan samen met de herkende tekst. Om de grootte van het resulterende bestand en de kwaliteit van de illustraties aan te passen, selecteert u één van de opties uit de vervolgkeuzelijst Beeldinstellingen :

  • Hoge kwaliteit (voor afdrukken)

Selecteer deze optie om de kwaliteit van de illustraties of de pagina-afbeelding te behouden. De oorspronkelijke resolutie van de bronafbeelding wordt behouden.

  • Uitgebalanceerd

Selecteer deze optie om de omvang van het PDF-bestand te verkleinen, maar een vrij hoge kwaliteit van de illustraties of pagina-afbeelding te behouden.

  • Compact

Selecteer deze optie om een PDF-bestand van kleine omvang te verkrijgen. De resolutie van de illustraties en de pagina-afbeelding worden verkleind tot 300 dpi, waardoor de kwaliteit minder wordt.

  • Aangepast…

Selecteer deze optie om uw eigen instellingen te maken voor illustraties en pagina-afbeeldingen in het dialoogvenster Aangepaste instellingen.

Tip: Als u geen illustraties wilt behouden in de herkende tekst, schakelt u de optie Illustraties behouden uit.

14.01.2020 17:26:20


Please leave your feedback about this article