Lưu tài liệu vào kho lưu trữ

Kho lưu trữ lớn các tài liệu giấy rất khó sắp xếp và duy trì, và thông thường việc lấy dữ liệu từ những kho lưu trữ này và lưu trữ điện tử là khả thi. Kho lưu trữ điện tử có nhiều lợi thế: tài liệu dễ truy cập hơn, việc tìm kiếm tốn ít thời gian hơn, kho lưu trữ chiếm ít dung lượng hơn và tài liệu không bị hư hỏng theo thời gian. Tài liệu trong kho lưu trữ điện tử thường được lưu trữ trong định dạng PDF/A.

PDF/A là một phiên bản của định dạng PDF bỏ đi một vài tính năng, bao gồm mã hóa, nội dung âm thanh và video và liên kết đến các nguồn bên ngoài. Các tệp PDF/A chứa tất cả dữ liệu cần thiết để hiển thị chúng tương tự nhau trên các nền tảng khác nhau.

Lưu ý: DjVu là một định dạng lưu trữ tài liệu khác. Nó thường được sử dụng để lưu trữ tài liệu chứa nhiều ảnh, biểu đồ và công thức. Xem "Lưu sách điện tử" để biết thêm về lưu tài liệu trong DjVu.

Lưu ở định dạng PDF/A

Chọn định dạng lưu PDF/A nếu bạn muốn tạo tài liệu PDF có thể tìm kiếm trông giống như tài liệu gốc hoặc nếu bạn muốn lưu trữ tài liệu trong kho lưu trữ.

Để lưu văn bản của bạn ở định dạng PDF/A:

  • Trên menu Tệp, nhấp vào Lưu tài liệu dưới dạng rồi nhấp vào Tài liệu PDF/A. Hoặc, nhấp vào mũi tên bên cạnh nút Lưu trên thanh công cụ chính rồi nhấp vào Lưu thành tài liệu PDF/A…. Nếu định dạng bạn cần không hiển thị trong danh sách, nhấp vào Lưu ở định dạng khác… rồi chọn định dạng mong muốn từ danh sách thả xuống Loại lưu dưới dạng.

Gợi ý: Các tùy chọn lưu bổ sung sẵn có trong hộp thoại Tùy chọn: nhấp vào Công cụ > Tùy chọn…, nhấp vào tab Lưu rồi nhấp vào tab PDF/A.

Các tùy chọn lưu trong tab này được nhóm vào các danh mục sau:

Cỡ giấy mặc định

Chọn cỡ giấy sẽ sử dụng khi lưu tài liệu ở định dạng PDF từ danh sách thả xuống.

Lưu chế độ

Tùy thuộc vào cách bạn định sử dụng tài liệu điện tử, chọn một trong các tùy chọn sau đây:

  • Chỉ văn bản và hình ảnh

Tùy chọn này chỉ lưu văn bản được nhận dạng và ảnh kết hợp. Trang có thể được tìm kiếm đầy đủ và kích cỡ tệp PDF sẽ nhỏ. Hình thức của tài liệu thu được có thể hơi khác so với bản gốc.

  • Văn bản trên hình ảnh trang

Tùy chọn này lưu nền và ảnh của tài liệu gốc và đặt văn bản được nhận dạng trên nền và ảnh. Thông thường, loại PDF này yêu cầu nhiều dung lượng đĩa trống hơn Chỉ văn bản và hình ảnh. Tài liệu PDF thu được có thể được tìm kiếm đầy đủ. Trong một số trường hợp, hình thức của tài liệu thu được có thể hơi khác so với bản gốc.

  • Văn bản dưới hình ảnh trang

Tùy chọn này lưu toàn bộ hình ảnh trang dưới dạng ảnh và đặt văn bản được nhận dạng ở bên dưới ảnh đó. Sử dụng tùy chọn này để tạo tài liệu có thể tìm kiếm đầy đủ trông gần như tài liệu gốc.

  • Chỉ hình ảnh trang

Tùy chọn này lưu hình ảnh chính xác của trang. Loại tài liệu PDF này gần như không thể phân biệt được với tài liệu gốc nhưng tệp này sẽ không thể tìm kiếm được.

Tùy thuộc vào chế độ lưu mà bạn chọn, một số tùy chọn sau sẽ khả dụng:

  • Giữ màu văn bản và nền

Chọn tùy chọn này để giữ lại màu phông chữ và nền khi lưu ở định dạng PDF.

  • Giữ lại đầu trang và chân trang

Giữ nguyên đầu trang và chân trang trong tài liệu đầu ra.

  • Tạo mục lục

Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn tạo mục lục từ các tiêu đề tài liệu.

  • Nén hình ảnh bằng MRC

Chọn tùy chọn này để giữ lại chất lượng hình ảnh của văn bản và ảnh trong tài liệu được nén cao.

  • Cho phép PDF được gắn thẻ

Chọn tùy chọn này để thêm thẻ PDF vào tài liệu PDF đầu ra.

Ngoài văn bản và ảnh, các tệp PDF có thể chứa thông tin về cấu trúc tài liệu như các phần lôgic, ảnh và bảng. Thông tin này được mã hóa trong thẻ PDF. Tệp PDF được trang bị những thẻ PDF này có thể được sắp xếp lại để vừa với các kích cỡ màn hình khác nhau và sẽ hiển thị tốt trên các thiết bị cầm tay.

  • Áp dụng ABBYY PreciseScan để làm mịn các ký tự trên hình ảnh

Chọn tùy chọn này để làm mịn các ký tự trong tài liệu bằng công nghệ PreciseScan của ABBYY, làm cho chúng ít bị hiệu ứng răng cưa hơn.

Cài đặt hình ảnh

Tệp thu được có thể khá lớn nếu văn bản của bạn chứa nhiều ảnh hoặc nếu bạn chọn để lưu hình ảnh trang cùng với văn bản được nhận dạng. Để điều chỉnh kích cỡ tệp thu được và chất lượng ảnh, chọn một trong các tùy chọn từ danh sách thả xuống Cài đặt hình ảnh:

  • Chất lượng tốt nhất (độ phân giải hình ảnh nguồn)

Chọn tùy chọn này để lưu giữ chất lượng ảnh hoặc hình ảnh trang. Độ phân giải ban đầu của hình ảnh nguồn sẽ được giữ nguyên.

  • Cân bằng

Chọn tùy chọn này để giảm kích cỡ của tệp PDF trong khi giữ chất lượng của ảnh hoặc hình ảnh trang ở mức độ tương đối cao.

  • Kích cỡ nhỏ gọn

Chọn tùy chọn này để thu được tệp PDF có kích cỡ nhỏ. Độ phân giải của ảnh và hình ảnh trang sẽ giảm xuống 300 dpi, làm ảnh hưởng đến chất lượng của chúng.

  • Tùy chỉnh…

Chọn tùy chọn này để tạo cài đặt hình ảnh trang và ảnh riêng của bạn trong hộp thoại Cài đặt tùy chỉnh.

Gợi ý: Nếu bạn không muốn lưu ảnh trong văn bản được nhận dạng, đảm bảo tùy chọn Giữ lại ảnh không được chọn.

1/14/2020 5:26:22 PM


Please leave your feedback about this article