Enregistrement de documents dans une archive

Les archives volumineuses de documents papier sont difficiles à organiser et à conserver ; il est souvent pratique de collecter les données de ces archives et de les stocker numériquement. Les archives numériques ont beaucoup d'avantages : il est plus facile d'accéder aux documents, les recherches prennent moins de temps, l'archive prend moins de place et les documents ne se détériorent pas au fil du temps. Les documents contenus dans les archives numériques sont souvent stockés au format PDF/A.

Le format PDF/A est une version du format PDF omettant plusieurs caractéristiques, telles que le codage, le contenu audio et vidéo et les liens vers les sources externes. Les fichiers PDF/A contiennent toutes les données nécessaires pour rester fidèles à l'original, quelles que soient les plateformes.

Remarque : DjVu est encore un autre format d'archivage de document. Il est habituellement utilisé pour stocker les documents contenant beaucoup d'images, graphiques et formules. Consultez la section "Enregistrements de livres électroniques" pour obtenir plus d'informations sur l'enregistrement de documents au format DjVu.

Enregistrement au format PDF/A

Sélectionnez le format d'enregistrement PDF/A si vous voulez créer un document PDF interrogeable qui ressemble à l'original ou s'il vous faut stocker votre document dans une archive.

Pour enregistrer votre texte au format PDF/A :

  • Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer le document sous, puis cliquez sur Document PDF/A. Sinon, cliquez sur la flèche située à côté du bouton Enregistrer de la barre d'outils principale, puis cliquez sur Enregistrer sous un document PDF/A…. Si le format souhaité n'apparaît pas dans la liste, cliquez sur Enregistrer sous d'autres formats…, puis sélectionnez le format souhaité dans la liste déroulante Enregistrer sous le type.

Conseil : des options d'enregistrement supplémentaires sont disponibles dans la boîte de dialogue Options : cliquez sur Outils > Options…, cliquez sur l'onglet Enregistrer, puis cliquez sur l'onglet PDF/A.

Les options d'enregistrement de cet onglet sont regroupées en différentes catégories:

Taille de papier par défaut

Sélectionnez la taille de papier à utiliser lors de l'enregistrement de documents au format PDF dans la liste déroulante.

Mode d'enregistrement

Selon la façon dont vous souhaitez utiliser votre document électronique, sélectionnez l'une des options suivantes :

  • Texte et images seulement

Cette option enregistre uniquement le texte reconnu et les images associées. La page inclura la possibilité de recherche et la taille du fichier PDF sera relativement petite. L'apparence du document obtenu peut être légèrement différente de celle de l'original.

  • Texte par-dessus l'image de page

Cette option a pour effet d'enregistrer l'arrière-plan et les images du document original et de placer le texte reconnu au-dessus. En règle générale, ce type de fichier PDF nécessite plus d'espace disque que le mode Texte et images seulement. Le document PDF obtenu inclura la possibilité de recherche. Dans certains cas, l'apparence du document obtenu peut être légèrement différente de celle de l'original.

  • Texte sous l'image de page

Cette option enregistre l'intégralité de l'image de page sous forme d'image et insère le texte reconnu en dessous. Utilisez cette option pour créer un document quasiment identique à l'original et incluant la possibilité de recherche.

  • Image de la page seulement

Cette option permet d'enregistrer une image parfaite de la page. Il est quasiment impossible de différencier ce type de document PDF de l'original, mais il faut savoir que vous ne pourrez pas le modifier ni effectuer des recherches.

En fonction du mode d'enregistrement choisi, certaines des options suivantes sont disponibles:

  • Conserver les couleurs du texte et de l'arrière-plan

Sélectionnez cette option si vous souhaitez que la couleur de la police et l'arrière-plan soient conservés lors de l'enregistrement au format PDF.

  • Conserver les en-têtes et bas de page

Préserve les en-têtes et pieds de page dans le document exporté.

  • Créer une table des matières

Sélectionnez cette option si vous souhaitez créer une table des matières à partir des titres du document.

  • Compresser les images en utilisant la compression MRC

Sélectionnez cette option pour conserver la qualité visuelle du texte et des images dans un document très compressé.

  • Activer le PDF balisé

Sélectionnez cette option pour ajouter des balises PDF au document PDF obtenu.

Outre le texte et des images, les fichiers PDF peuvent contenir des informations relatives à la structure du document, telles que les parties logiques, les images et les tableaux. Ces informations sont encodées sous la forme de balises PDF. Un fichier PDF contenant des balises PDF peut être réorganisé afin de s'adapter aux différentes tailles d'écran et de s'afficher correctement sur les ordinateurs portables.

  • Appliquer ABBYY PreciseScan pour lisser les caractères des images

Sélectionnez cette option pour lisser les caractères du document grâce à la technologie PreciseScan d'ABBYY, en réduisant leur pixellisation.

Paramètres de l'image

Le fichier obtenu peut être relativement volumineux si votre texte contient beaucoup d'images ou si vous choisissez d'enregistrer la page en tant qu'image ainsi qu'en tant que texte reconnu. Pour ajuster la taille du fichier obtenu et la qualité des images, sélectionnez l'une des options de la liste déroulante Paramètres de l'image :

  • Haute qualité (pour impression)

Sélectionnez cette option pour conserver la qualité des images ou de la page sous forme d'image. La résolution d'origine de l'image source sera conservée.

  • Équilibré

Sélectionnez cette option pour réduire la taille du fichier PDF tout en conservant la qualité des images ou de la page sous forme d'image à un niveau raisonnablement élevé.

  • Taille compacte

Sélectionnez cette option pour obtenir un fichier PDF de plus petite taille. La résolution des images et de la page sous forme d'image sera réduite de 300 ppp, ce qui affectera leur qualité.

  • Personnalisée…

Sélectionnez cette option pour appliquer vos propres paramètres à l'image ou à la page sous forme d'image dans la boîte de dialogue Paramètres personnalisés.

Conseil : si vous ne souhaitez pas enregistrer les images du texte reconnu, assurez-vous que l'option Conserver les images n'est pas sélectionnée.

1/14/2020 5:26:19 PM


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