Αποθήκευση εγγράφων σε αρχείο

Μεγάλα αρχεία έντυπων εγγράφων είναι δύσκολο να οργανωθούν και να διατηρηθούν και είναι συχνά πρακτικό τα δεδομένα αυτών των αρχείων να αποθηκεύονται ψηφιακά. Τα ψηφιακά αρχεία έχουν πολλά πλεονεκτήματα: διευκολύνεται η προσπέλαση των εγγράφων, οι αναζητήσεις διαρκούν πολύ λιγότερο, το αρχείο καταλαμβάνει πολύ λιγότερο χώρο και τα έγγραφα δεν καταστρέφονται με την πάροδο του χρόνου. Τα έγγραφα σε ψηφιακά αρχεία αποθηκεύονται συχνά σε μορφή PDF/A.

Η μορφή PDF/A είναι μια έκδοση της μορφής PDF που παραλείπει ορισμένα χαρακτηριστικά, όπως την κρυπτογράφηση, το περιεχόμενο ήχου και εικόνας και τις συνδέσεις με εξωτερικές πηγές. Τα αρχεία PDF/A περιέχουν όλα τα δεδομένα που απαιτούνται για την απόδοσή τους με τον ίδιο τρόπο σε διαφορετικές πλατφόρμες.

Σημείωση: Η μορφή DjVu είναι μια άλλη μορφή αρχειοθέτησης εγγράφων. Χρησιμοποιείται συχνά για την αποθήκευση εγγράφων που περιέχουν πολλές εικόνες, γραφήματα και τύπους. Ανατρέξτε στην ενότητα "Αποθήκευση ηλεκτρονικών βιβλίων" για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικές με την αποθήκευση εγγράφων σε μορφή DjVu.

Αποθήκευση σε PDF/A

Επιλέξτε τη μορφή αποθήκευσης PDF/A, εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα έγγραφο PDF με δυνατότητα αναζήτησης με εμφάνιση όπως εκείνη του πρωτοτύπου ή όταν θέλετε να αποθηκεύσετε το έγγραφό σας σε αρχείο.

Για να αποθηκεύετε το κείμενό σας σε μορφή PDF/A:

  • Στο μενού Αρχείο, επιλέξτε Αποθήκευση εγγράφου ως και μετά Έγγραφο PDF/A. Εναλλακτικά, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα από το κουμπί Αποθήκευση στην κύρια γραμμή εργαλείων και επιλέξτε Αποθήκευση ως έγγραφο PDF/A…. Εάν η μορφή που θέλετε, δεν εμφανίζεται στη λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση σε άλλες μορφές… και μετά επιλέξτε την επιθυμητή μορφή από την αναπτυσσόμενη λίστα Αποθήκευση ως τύπος.

Συμβουλή: Πρόσθετες επιλογές αποθήκευσης παρέχονται στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογές: επιλέξτε Εργαλεία > Επιλογές…, κάντε κλικ στην καρτέλα Αποθήκευση και μετά στην καρτέλα PDF/A.

Οι επιλογές αποθήκευσης σε αυτήν την καρτέλα είναι ομαδοποιημένες στις ακόλουθες κατηγορίες:

Προεπιλεγμένο μέγεθος χαρτιού

Επιλέξτε το μέγεθος χαρτιού που θέλετε να χρησιμοποιείται κατά την αποθήκευση εγγράφων σε μορφή PDF από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Λειτουργία αποθήκευσης

Ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο σχεδιάζετε να χρησιμοποιήσετε το ηλεκτρονικό σας έγγραφο, ορίστε μία από τις παρακάτω επιλογές:

  • Κείμενο και εικόνες μόνο

Η επιλογή αυτή αποθηκεύει μόνο το αναγνωρισμένο κείμενο και τις εικόνες που σχετίζονται με αυτό. Η σελίδα θα είναι πλήρως αναζητήσιμη και το αρχείο PDF θα έχει μικρό μέγεθος. Η εμφάνιση του εγγράφου που προκύπτει μπορεί να διαφέρει ελαφρά από το πρωτότυπο.

  • Κείμενο επάνω από την εικόνα της σελίδας

Η επιλογή αυτή αποθηκεύει το φόντο και τις εικόνες του αρχικού εγγράφου και τοποθετεί το αναγνωρισμένο κείμενο επάνω από αυτά. Συνήθως, αυτός ο τύπος των αρχείων PDF απαιτεί περισσότερο χώρο στο δίσκο από την επιλογή Κείμενο και εικόνες μόνο. Το έγγραφο PDF που προκύπτει είναι πλήρως αναζητήσιμο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η εμφάνιση του εγγράφου που προκύπτει μπορεί να διαφέρει ελαφρά από το πρωτότυπο.

  • Κείμενο κάτω από την εικόνα της σελίδας

Η επιλογή αυτή αποθηκεύει ολόκληρη την εικόνα της σελίδας ως εικόνα και τοποθετεί το αναγνωρισμένο κείμενο κάτω από αυτήν. Χρησιμοποιήστε αυτήν την επιλογή για να δημιουργήσετε ένα πλήρως αναζητήσιμο έγγραφο, το οποίο διατηρεί ακριβώς την ίδια εμφάνιση με το αρχικό.

  • Μόνο εικόνα σελίδας

Αυτή η επιλογή αποθηκεύει την εικόνα της σελίδας. Αυτός ο τύπος εγγράφου PDF δεν θα έχει καμία απολύτως διαφορά από το αρχικό, ωστόσο, το αρχείο δεν θα είναι αναζητήσιμο.

Ανάλογα με τη λειτουργία αποθήκευσης που επιλέγετε, παρέχονται ορισμένες από τις ακόλουθες επιλογές:

  • Διατήρηση χρωμάτων κειμένου και φόντου

Επιλέξτε αυτήν τη ρύθμιση για να διατηρήσετε το χρώμα της γραμματοσειράς και του κειμένου κατά την αποθήκευση σε μορφή PDF.

  • Διατήρηση κεφαλίδων και υποσέλιδων

Διατηρεί τις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα στο έγγραφο εξόδου.

  • Δημιουργία πίνακα περιεχομένων

Επιλέξτε αυτή την επιλογή εάν θέλετε να δημιουργήσετε έναν πίνακα περιεχομένων από τις επικεφαλίδες του εγγράφου.

  • Συμπίεση εικόνων με χρήση MRC

Επιλέξτε αυτήν τη ρύθμιση για να διατηρήσετε την οπτική ποιότητα του κειμένου και των εικόνων σε ένα έγγραφο υψηλής συμπίεσης.

  • Ενεργοποίηση αρχείου PDF με ετικέτες

Επιλέξτε αυτήν τη ρύθμιση για να προσθέσετε ετικέτες PDF στο έγγραφο PDF εξόδου.

Εκτός από κείμενο και εικόνες, τα αρχεία PDF μπορούν να περιλαμβάνουν πληροφορίες σχετικά με τη δομή του εγγράφου, όπως τα λογικά μέρη, οι εικόνες και οι πίνακες. Οι πληροφορίες αυτές κωδικοποιούνται στις ετικέτες PDF. Ένα αρχείο PDF με ετικέτες PDF μπορεί να αναδρομολογηθεί ώστε να ταιριάζει σε διαφορετικά μεγέθη οθόνης και θα εμφανίζεται σωστά σε φορητές συσκευές.

  • Εφαρμογή του ABBYY PreciseScan για εξομάλυνση χαρακτήρων σε εικόνες

Επιλέξτε αυτήν τη ρύθμιση για να εξομαλύνετε χαρακτήρες στο έγγραφο με την τεχνολογία PreciseScan της ABBYY, για να περιορίσετε την κουκιδοποίησή τους.

Ρυθμίσεις εικόνας

Το έγγραφο που προκύπτει, ενδέχεται να είναι αρκετά μεγάλο, εάν το κείμενό σας περιέχει πολλές εικόνες ή εάν επιλέξετε να αποθηκεύσετε την εικόνα σελίδας μαζί με το αναγνωρισμένο κείμενο. Για να προσαρμόσετε το μέγεθος του αρχείου που προκύπτει και την ποιότητα των εικόνων, επιλέξτε μία από τις ρυθμίσεις από την αναπτυσσόμενη λίστα Ρυθμίσεις εικόνας:

  • Υψηλή ποιότητα (για εκτύπωση)

Επιλέξτε αυτήν τη ρύθμιση για μα διατηρήσετε την ποιότητα των εικόνων ή της εικόνας σελίδας. Η αρχική ανάλυση της εικόνας πηγής διατηρείται.

  • Ισορροπημένη

Επιλέξτε αυτήν τη ρύθμιση για να περιορίσετε το μέγεθος του αρχείου PDF διατηρώντας την ποιότητα των εικόνων ή της εικόνας σελίδας σε εύλογα υψηλό επίπεδο.

  • Συμπαγές μέγεθος

Επιλέξτε αυτήν τη ρύθμιση για να δημιουργήσετε ένα αρχείο PDF μικρού μεγέθους. Η ανάλυση των εικόνων και της εικόνας σελίδας μειώνεται στα 300 dpi, υποβαθμίζοντας την ποιότητά τους.

  • Προσαρμογή…

Επιλέξτε αυτήν τη ρύθμιση για να διαμορφώσετε τις δικές σας ρυθμίσεις εικόνας και εικόνας σελίδας στο πλαίσιο διαλόγου Προσαρμοσμένες ρυθμίσεις.

Συμβουλή: Εάν δεν θέλετε να διατηρήσετε εικόνες στο αναγνωρισμένο κείμενο, βεβαιωθείτε ότι η ρύθμιση Διατήρηση εικόνων δεν είναι επιλεγμένη.

1/14/2020 5:26:18 PM


Please leave your feedback about this article