Ukládání dokumentů do archivu

Objemné archivy papírových dokumentů se složitě organizují a udržují a často je praktické data z těchto archivů vyjmout a uložit je v elektronické formě. Digitální archivy mají mnoho výhod: k dokumentům je snadnější přístup, vyhledávání trvá kratší dobu, archivy zabírají méně místa a stav dokumentů se časem nezhoršuje. Dokumenty v digitálních archivech jsou často ukládány ve formátu PDF/A.

PDF/A je verze formátu PDF bez několika funkcí, včetně kódování, zvukového a video obsahu a odkazům na externí zdroje. Soubory PDF/A obsahují veškerá data, která jsou potřebná, aby mohla být využívána na různých platformách.

Poznámka: Dalším archivačním formátem pro dokumenty je DjVu. Běžně se používá k uchovávání dokumentů, které obsahují obrázky, grafy a vzorce. Více informací o ukládání dokumentů ve formátu DjVu je uvedeno v části "Ukládání elektronických knih".

Ukládání ve formátu PDF/A

Zvolte formát PDF/A pro ukládání, chcete-li vytvořit prohledávatelný dokument, který vypadá jako originál, nebo pokud potřebujete uložit dokument do archivu.

Uložení textu ve formátu PDF/A:

  • V nabídce Soubor klikněte na možnost Uložit dokument jako a poté klikněte na možnost Dokument PDF/A. Můžete také kliknout na šipku vedle tlačítka Uložit v hlavním panelu nástrojů a poté na možnost Uložit jako dokument PDF/A…. Není-li v seznamu zobrazen formát, který potřebujete, klikněte na možnost Uložit v jiných formátech… a poté vyberte požadovaný formát z rozevíracího seznamu Uložit jako typ.

Tip: Další možnosti ukládání jsou k dispozici v dialogovém okně Možnosti: klikněte na položku Nástroje > Možnosti…, klikněte na kartu Uložit a poté klikněte na kartu PDF/A.

Možnosti uložení na této kartě jsou seskupeny do následujících kategorií:

Výchozí velikost papíru

Z rozevíracího seznamu vyberte velikost papíru, která se použije pro ukládání do formátu PDF.

Úsporný režim

V závislosti na účelu, pro který hodláte elektronický dokument použít, vyberte jednu z níže uvedených možností:

  • Pouze text a obrázky

Tato možnost uloží pouze rozpoznaný text a přiřazené obrázky. Tuto stránku bude možné plně prohledávat, velikost souboru PDF bude malá. Vzhled výsledného dokumentu se může od originálu nepatrně lišit.

  • Text nad obrazem stránky

Pomocí této možnosti se ukládá pozadí a obrázky originálu a nad ně se umístí rozpoznaný text. Tento typ dokumentu PDF obvykle vyžaduje na disku více místa než typ Pouze text a obrázky. Výsledný dokument PDF obvykle plně podporuje vyhledávání. V některých případech se vzhled výsledného dokumentu může od originálu nepatrně lišit.

  • Text pod obrazem stránky

Tato možnost uloží obraz celé stránky jako obrázek a umístí pod něj rozpoznaný text. Tato možnost se používá pro vytvoření dokumentu s možností vyhledávání, který vypadá prakticky stejně jako originál.

  • Pouze obraz stránky

Pomocí této možnosti se uloží přesný obraz stránky. Tento typ dokumentu PDF lze od původního dokumentu jen těžko odlišit, v souboru však nebude možné vyhledávání.

V závislosti na vybraném režimu ukládání budou k dispozici některé z následujících možností:

  • Ponechat text a barvu pozadí

Tuto možnost vyberte, pokud chcete při ukládání do souboru PDF zachovat barvu písma a pozadí.

  • Zachovat záhlaví a zápatí

Zachovává záhlaví a zápatí ve výstupním dokumentu.

  • Vytvořit obsah

Tuto možnost zvolte, pokud chcete z nadpisů dokumentu vytvořit tabulku obsahu.

  • Komprimovat obrazy s použitím MRC

Tuto možnost vyberte, pokud chcete v dokumentu s vysokou kompresí zachovat vizuální kvalitu textu a obrázků.

  • Povolit formát Tagged PDF

Tuto možnost vyberte pro přidání PDF tagů do výstupního dokumentu PDF.

Kromě textu a obrázků mohou soubory PDF obsahovat také informace o struktuře dokumentu, například logické celky, obrázky a tabulky. Tyto informace jsou zakódovány v tazích PDF. Soubor PDF s tagy PDF lze přizpůsobit jiné velikosti obrazovky a lze jej zobrazit v ručních přenosných zařízeních.

  • K vyhlazení znaků na obrazech použít ABBYY PreciseScan

Tuto možnost vyberte, chcete-li vyhladit znaky v dokumentu prostřednictvím technologie PreciseScan společnosti ABBYY, aby byly méně rozloženy na body.

Nastavení obrazů

Pokud text obsahuje hodně obrázků nebo pokud zvolíte uložení obrazu stránky společně s rozpoznaným textem, může být výsledný soubor poměrně velký. Chcete-li upravit velikost výsledného souboru a kvalitu obrázků, vyberte jednu z možností v rozevíracím seznamu Nastavení obrazů:

  • Vysoká kvalita (pro tisk)

Vyberte tuto možnost, pokud chcete zachovat kvalitu obrázků nebo obrazu stránky. Bude zachováno původní rozlišení zdrojového obrazu.

  • Vyvážená

Vyberte tuto možnost, pokud chcete zmenšit velikost souboru PDF, ale přitom zachovat přiměřenou kvalitu obrázků nebo obrazu stránky.

  • Kompaktní velikost

Vyberte tuto možnost, pokud chcete vytvořit malý soubor PDF. Rozlišení obrázků a obrazu stránky se sníží na 300 dpi, což ovlivní jejich kvalitu.

  • Vlastní…

Vyberte tuto možnost, pokud chcete vytvořit vlastní nastavení obrázků a obrazu stránky v dialogovém okně Vlastní nastavení.

Tip: Pokud nechcete v rozpoznaném textu zachovat obrázky, ujistěte se, že možnost Zachovat obrázky není zaškrtnuta.

1/14/2020 5:26:18 PM


Please leave your feedback about this article