ABBYY Hot Folder

(alleen ABBYY FineReader Corporate)

ABBYY FineReader wordt geleverd met ABBYY Hot Folder, een planningsmodule waarmee u een map met afbeeldingen kunt selecteren en kunt instellen op welk tijdstip ABBYY FineReader de afbeeldingen in deze map moet verwerken. U kunt bijvoorbeeld instellen dat de afbeeldingen ’s nachts moeten worden verwerkt.

Om de afbeeldingen in een map automatisch te verwerken, moet u een verwerkingstaak voor deze map definiëren en opties instellen voor het openen van de afbeeldingen, voor de tekenherkenning en voor het opslaan. Daarnaast dient u in te stellen hoe vaak ABBYY FineReader moet controleren of er nieuwe afbeeldingen in de map aanwezig zijn (eenmalig of op regelmatige tijdstippen) en op welk tijdstip de taak moet worden gestart.

Belangrijk! Op het moment dat de taak moet worden gestart, dient de computer ingeschakeld te zijn en moet u aangemeld zijn.

ABBYY Hot Folder installeren en starten

Standaard wordt ABBYY Hot Folder samen met ABBYY FineReader 12 geïnstalleerd op uw computer. Als u tijdens een aangepaste installatie besluit om ABBYY Hot Folder niet te installeren, kunt u de toepassing later installeren via onderstaande instructies:

  1. Klik op Start en selecteer Configuratiescherm op de Windows-taakbalk.
  2. Klik op Programma’s en onderdelen.

Opmerking: Als u Windows XP gebruikt, klikt u op Programma’s installeren of verwijderen.

  1. Selecteer ABBYY FineReader 12 in de lijst met geïnstalleerde programma’s en klik vervolgens op Wijzigen.
  2. Selecteer ABBYY Hot Folder in het dialoogvenster Aangepaste installatie.
  3. Volg de instructies van het installatieprogramma.

ABBYY Hot Folder starten

U kunt ABBYY Hot Folder op verschillende manieren starten:

  • Selecteer Start > Alle programma’s > ABBYY FineReader 12 en klik vervolgens op ABBYY Hot Folder of
  • Klik in het hoofdvenster van ABBYY FineReader 12 op Gereedschappen>Hot Folder… of
  • Dubbelklik in de Windows-taakbalk op het pictogram ABBYY Hot Folder (dit pictogram verschijnt nadat u ten minste één Hot Folder hebt ingesteld).

Wanneer u ABBYY Hot Folder opstart, wordt het hoofdvenster geopend. Met behulp van de knoppen op de werkbalk kunt u verwerkingstaken voor mappen instellen, kopiëren, verwijderen en uitvoeren. U kunt voor elke map ook gedetailleerde rapporten weergeven.

Het hoofdvenster van ABBYY Hot Folder toont een lijst van de gedefinieerde taken. Bij elke taak wordt het volledige pad naar de bijbehorende Hot Folder weergegeven, samen met de huidige status en de geplande verwerkingstijd.

De status van een taak kan de volgende waarden hebben:

Status Beschrijving
Wordt uitgevoerd… De afbeeldingen in de map worden verwerkt.
Gepland U hebt ingesteld dat alleen bij aanvang van de taak wordt gecontroleerd welke afbeeldingen in de Hot Folder aanwezig zijn. De begintijd wordt in de kolom Volgende starttijd aangegeven.
Gestopt De verwerking is afgebroken door de gebruiker.
Voltooid Verwerking van afbeeldingen in deze map is voltooid.
Fout (zie log) Er is een fout opgetreden tijdens het verwerken van afbeeldingen in deze map. ABBYY FineReader heeft de verwerkingstaken niet voltooid. Om te achterhalen wat de oorzaak van de fout is, selecteert u de mislukte map en klikt u vervolgens op de knop Log bekijken op de werkbalk.

U kunt een taak voor toekomstig gebruik opslaan:

  1. Klik op de knop op de werkbalk en selecteer Exporteren…
  2. Specificeer de naam van de taak en het pad naar de taak.
  3. Klik op Opslaan.

Zo laadt u een eerder opgeslagen taak:

  1. Klik op de knop op de werkbalk en klik op Importeren…
  2. Selecteer de gewenste taak en klik op Openen.

Een nieuwe taak maken voor een map

  1. Klik op de knop Nieuw op de werkbalk van ABBYY Hot Folder,
  2. Typ in het veld Taaknaam een naam voor uw taak.
  3. Selecteer in het dialoogvenster Hot Folder hoe vaak de taak moet worden uitgevoerd:
    • Eenmaal uitvoeren (de taak wordt eenmaal uitgevoerd op het moment dat u opgeeft)
    • Terugkerend (de taak wordt meermaals uitgevoerd)
  4. Specificeer de map of het document met de afbeeldingen om te verwerken.
    • Met Bestand uit map kunt u afbeeldingen in lokale mappen en netwerkmappen verwerken
    • Met Bestand van FTP kunt u afbeeldingen verwerken in mappen op een FTP-server.

Als een login en wachtwoord vereist zijn om de FTP-map te openen, voert u ze in de velden Gebruikersnaam en Wachtwoord in. Als er geen login en wachtwoord vereist zijn, selecteert u de optie Anonieme gebruiker.

  • Met Bestand uit Outlook kunt u afbeeldingen in uw Postvak IN verwerken.
  • Met FineReader-document opent u afbeeldingen in een FineReader-document.

Raadpleeg voor meer informatie over documentkleuren ’Functies van het document vaststellen voorafgaand aan OCR’.

Specificeer bij Oorspronkelijke bestanden of de oorspronkelijke bestanden moeten worden bewaard, verwijderd of verplaatst.

  1. Configureer bij de stap Analyseren en lezen de documentanalyse en herkenningsopties.
    • Selecteer in de vervolgkeuzelijst Documenttaal de talen van de teksten die moeten worden herkend.

Opmerking: U kunt meerdere talen selecteren.

  • Specificeer bij Instellingen documentverwerking of een document moet worden herkend of geanalyseerd en of de pagina-afbeeldingen moeten worden voorbewerkt. Specificeer indien nodig aanvullende herkennings- en afbeeldingvoorbewerkingsopties door te klikken op Herkenningsopties… en Voorbewerkingsopties….
  • Als u de oorspronkelijke kleuren niet hoeft te behouden, kunt u het programma de afbeeldingen in zwart-wit laten verwerken. Selecteer om dit te doen Afbeeldingen converteren naar zwart-wit via Kleurmodus.
  • Specificeer of het programma gebieden automatisch moet detecteren of een gebiedsjabloon moet gebruiken.
  1. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Opslaan en delen hoe documenten moeten worden opgeslagen.
    • Selecteer in de vervolgkeuzelijst Opslaan als een indeling.

Tip: Klik op Opties… voor het selecteren van aanvullende opslagopties.

  • Selecteer in het veld Map een map waarin de documenten moeten worden opgeslagen na de verwerking.
  • Selecteer in de vervolgkeuzelijst Uitvoer een opslagmethode:
    • Een apart document voor elk bestand maken (de hiërarchie van de mappen wordt behouden) om een afzonderlijk document voor elk bestand te maken
    • Een apart document voor elke map maken (de hiërarchie van de mappen wordt behouden) om één document voor alle bestanden die zijn opgeslagen in een bepaalde map te maken
    • Eén document voor alle bestanden maken om één document voor alle bestanden te maken
  • Voer in het veld Bestandsnaam een naam in die moet worden toegewezen aan documenten na verwerking.

Tip: U kunt diverse opslagstappen specificeren voor een map om de verwerkingsresultaten in meerdere indelingen op de slaan.

  1. Klik op OK.

De ingestelde taak wordt weergegeven in het hoofdvenster van ABBYY Hot Folder.

Opmerking. Taakbestanden worden bewaard in %Userprofile%\AppData\Local\ABBYY\HotFolder\12.00. (In Microsoft Windows XP in %Userprofile%\Local Settings\Application Data\ABBYY\HotFolder\12.00).

Belangrijk! Om een taak te kunnen starten, moet de computer ingeschakeld zijn en moet u zich hebben aangemeld.

Om een melding te ontvangen telkens wanneer een taak is voltooid, klikt u op .

Een melding wordt weergegeven in een pop-upvenster boven de Windows-taakbalk.

Taakeigenschappen wijzigen

U kunt de eigenschappen van een bestaande taak wijzigen.

  1. Stop de taak waarvan u de eigenschappen wilt wijzigen.
  2. Op de werkbalk ABBYY Hot Folder klikt u op de knop Aanpassen.
  3. Breng de gewenste wijzigingen aan en klik op OK.

Verwerkingslog

De afbeeldingen in een Hot Folder worden verwerkt volgens uw instellingen. ABBYY Hot Folder houdt een gedetailleerd log bij van alle bewerkingen.

Het logbestand bevat de volgende informatie:

  • De naam van de taak en de bijbehorende instellingen
  • Eventuele fouten en waarschuwingen
  • Statistieken (aantal verwerkte pagina’s, aantal fouten en waarschuwingen, aantal onduidelijke tekens)

Om het bijhouden van een log in te schakelen:

  • Klik op de werkbalk van ABBYY Hot Folder op .

Het log wordt opgeslagen als TXT-bestand in de map waarin ook de bestanden met herkende tekst worden bewaard.

U kunt een log als volgt weergeven:

  1. Selecteer in het hoofdvenster van ABBYY Hot Folder de taak die u wilt onderzoeken.
  2. Klik op de knop Log op de werkbalk.

Opmerking: Om informatie over de voortgang van een taak te bekijken, richt u de muis op de status van de taak.

14.01.2020 17:26:20


Please leave your feedback about this article