Russian (Русский) - Change language

Подключение справочников поставщиков и подразделений компаний

Для ввода инвойсов необходима информация о поставщиках и подразделениях. Группы полей Поставщик и Подразделение являются ключевыми: с них начинается наложение определения документа на инвойс, также они определяют дальнейшие правила извлечения и проверки полей инвойса.

Поставщик — компания, которая выставила инвойс. Чаще всего именно поставщик определяет язык документа и особенности представления чисел, дат, сумм в инвойсе.

Подразделение — компания или подразделение компании, которая является получателем инвойса. Подразделение определяет набор правил проверки инвойса, налоговые ставки и прочее регулирование.

Автоматическая обработка (распознавание) инвойса начинается с поиска поставщика и подразделения.

Вы можете работать как с подключенными к проекту внешними базами данных поставщиков и подразделений, так и без них:

  • Если вы работаете с базами данных, то информация из баз используется для поиска данных о компаниях на изображении инвойса. Это повышает качество поиска и позволяет убедиться, что найденный поставщик является официальным, так как запись о нем присутствует в базе данных. Кроме того,  при подключенных базах данных поставщиков вы можете использовать обучение полей.
  • Если вы работаете без подключения внешних баз данных, то ABBYY FlexiCapture будет использовать нейронные сети для поиска имени и адреса поставщика и подразделения на изображении. Обратите внимание, что для обучения полей инвойсов ABBYY FlexiCapture необходимо найти поставщика в базе данных, для того чтобы однозначно его идентифицировать.
  • Если у вас нет внешней базы данных, но хотите использовать обучение, то накапливайте данные о компании в процессе ввода инвойсов, добавляя записи в наборы данных – локальную базу данных. Подробнее см. статью Поиск в справочнике информации о поставщике и подразделении.

В процессе автоматической проверки инвойса правило выполнит проверку по базе данных с целью сравнения всех параметров найденного на изображении поставщика и подразделения с записями в базе данных.

Во время ручной верификации оператор сможет выполнить поиск нужного поставщика и подразделения в базе данных.

Чтобы предоставить программе информацию о поставщиках и подразделениях, подключите свои базы данных к Наборам данных, заданным в определении документа.

Набор данных представляет собой локальную копию таблицы внешней базы данных, в которой хранится информация о поставщиках или подразделениях. Значения в Наборе данных могут быть типизированы и нормализованы. Информация в Наборе данных может периодически автоматически обновляться для синхронизации с внешней базой данных.

См. Как подготовить справочники поставщиков и подразделений компании.

Если информации о поставщике и подразделениях нет в базе данных или в случае работы без баз данных, например, если часть бизнес-процессов передана на обслуживание другой компании, ABBYY FlexiCapture автоматически будет искать на изображении название компании и адрес при помощи нейронных сетей, если они не отключены в настройках. Подробнее см. Алгоритм поиска основных полей.

Как подключить базы данных

Алгоритм подключения одинаков для баз данных поставщиков и подразделений:

  1. В меню Проект выберите пункт Определения Документов....
  2. В открывшемся окне нажмите кнопку Редактировать....
  3. В меню Определение документа выберите пункт Свойства определения документа....
  4. В открывшемся окне перейдите на вкладку Наборы данных.
  5. Дважды щелкните по строке BusinessUnits (Vendors) или нажмите кнопку Настроить.... Откроется окно Набор данных.
    По умолчанию в Наборе данных заданы необходимые столбцы и их типы (по сути Набор данных — это таблица). Пользователю не разрешено их менять. Задача пользователя сопоставить каждому столбцу в Наборе данных столбец с данными из внешней базы данных. Если в вашей базе данных нет таблицы с соответствующей информацией, необходимо создать представление с требуемыми данными и указать его в качестве таблицы.
  6. Из выпадающего списка Источник выберите тип источника База данных.
    Замечание. Тип источника Скрипт выбирайте в том случае, если планируете обновлять записи в Наборе данных, используя скрипт. Подробнее см. Обновление данных в Наборе данных.
  7. Задайте строку соединения с базой данных.
    Можно выбрать из уже заданных в проекте переменных окружения или задать кнопкой новую строку, нажав кнопку Настроить.... Использование строки соединения, которая задана с помощью переменной окружения в свойствах проекта, позволяет переносить проект и присоединяться к другим базам с аналогичной структурой данных без модификации определения документа.
  8. Выберите: Схема данных и Таблица базы данных.
  9. Настройте соответствие столбцов Набора данных и внешней базы данных.
    Для всех столбцов Набора данных нужно задать соответствующие столбцы внешней базы данных, либо указать значение.
    В списке Соответствие полей отображаются:
    • названия столбцов в Наборе данных;
    • соответствующие столбцы внешней базы данных

По умолчанию у каждого поля из Наборе данных отображается значение в Столбец внешней базы данных, что означает, что столбцы внешней базы данных не заданы.

    • Найдено: задано ли соответствие между полем в Наборе данных и столбцом базы данных. Если отмечено галочкой, то соответствие задано;
    • Используемый тип нормализации значения

Нормализация позволяет несущественно отличающиеся значения считать одинаковыми (см. Нормализация значений в Наборе данных).
Выберите столбец в таблице, нажмите кнопку Редактировать....

  1. В окне Настройка соответствия столбцов набора данных выберите из списка Столбцы базы данных соответствующий столбец внешней базы данных.
    На инвойсах от одного поставщика могут встречаться разные названия компании поставщика, разные адреса. В случае, если одному поставщику (один VATID) соответствует несколько значений, их необходимо расположить в нескольких столбцах таблицы (или представлениях) внешней базы данных, например, Name1, Name2, Address1, …, AddressN.
    В этом случае при настройке соответствия можно выбрать из списка столбцов значение Несколько столбцов... — это позволит в соответствии одному столбцу из Набора данных задать произвольное число столбцов из внешней базы данных.
    Замечание. Во внешней базе данных может быть задано, например, только одно значение: название компании или улицы. Однако данные поля могут иметь несколько распространённых вариантов написания на инвойсах. Для достижения максимального качества автоматического определения поставщика (подразделения компании) необходимо, чтобы напечатанные на изображении данные максимально точно соответствовали данным в Наборе данных. См. Множественные столбцы в Наборах данных.
    Чтобы создать такие дополнительные столбцы, в поле Макс. количество вариантов задайте число, соответствующее количеству разрешенных множественных столбцов для поля (в дальнейшем операторы смогут вручную добавлять в них значения).
    Замечание. Если выставить число, меньшее реального количества столбцов (вариантов записи для данного поля), то после обновления Набора данных, это число увеличится автоматически. Если выставить большее число, будут добавлены пустые столбцы.
    Если в вашей базе данных нет информации, соответствующей данному столбцу Набора данных, см. Столбцы Набора данных Vendors и Столбцы Набора данных BusinessUnits.
  2. Из списка Нормализациявыберите подходящее значение, наиболее соответствующее типу данных в столбце (см. Нормализация значений в Наборе данных). Если необходимо, отметьте галочку Сохранять нормализованное значение.
  3. Если необходимо, отметьте галочку Не может быть пустым.
    Замечание. Отмечая галочку Не может быть пустым, вы указываете на то, что столбец должен быть обязательно заполнен. Если столбец окажется пустым, запись будет помечена как невалидная.
    Внимание! Для Набора данных Vendors : если вы используете зависимость Поставщика (Vendor) от Подразделения (Business Unit), а в качестве источника базу данных, эта опция автоматически выставляется для столбца BusinessUnitId. При использовании других источников отметьте эту опцию вручную.
  4. Сохраните изменения, сделанные в диалоговом окне Настройка соответствия столбцов набора данных.
  5. С помощью кнопки Добавить...вы также можете добавлять собственные столбцы в Набор данных и задавать соответствующие столбцы во внешней базе данных.
    Замечание. Используйте кнопки Редактировать... и Удалить для управления добавленными столбцами. Предопределенные столбцы, отмеченные значком "замочек", удалить нельзя.
  6. Задайте период обновления данных в Наборе данных при необходимости автоматического обновления.
  7. Чтобы включить валидацию записей с помощью скрипта, отметьте галочку Проверять записи с помощью скрипта. Подробнее см. Скрипт валидации набора данных.
  8. Сохраните изменения.

Вкладка Наборы данных

После сохранения изменений на вкладке Наборы данных вы можете видеть их список и основную информацию:

  • название Набора данных (столбец Название)
  • тип выбранного источника — столбец Источник
  • количество записей в них — столбец Количество записей
    Замечание. Количество записей показывается только в том случае, если при настройке галочка Хранить данные была включена.
  • состояние Набора данных : подключен или нет (столбец Соединено).

Справа от списка находятся кнопки управления Наборами данных:

  • Настроить... — настройка (редактирование) Набора данных.
  • Обновить — обновление Набора данных

Данные Набора данных для BusinessUnits и Vendors хранятся внутри проекта ABBYY FlexiCapture for Invoices, поэтому их нужно синхронизировать с внешней базой данных, которая может меняться. Обновление выполняется при открытии пакета, если с последнего обновления прошло больше заданного времени. Подробнее о механизме обновления см. Обновление данных в Data Set.

  • Проверить... — проверка Набор данных (информация будет показана в отдельном окне)
  • Добавить... — добавление нового Набора данных.
  • Переименовать... и Удалить — переименование и удаление добавленных Наборов данных.
  • Просмотр... — открывает вид для просмотра и редактирования записей Набора данных.
  • Очистка — очистка Набора данных от записей.

Просмотр и редактирование записей в Наборе данных

Выделите один из Наборов данных и нажмите кнопку Просмотр... на вкладке Наборы данных. В открывшемся диалоговом окне вы можете просматривать и управлять любыми записями в Наборе данных.

Все записи разделены на три группы (выпадающий список Группа записей):

  • Общие— показываются только валидные записи
  • Удаленные— показываются записи, которые пользователь удалил. Эти записи не используются при распознавании инвойсов и не отображаются во время поиска по базе данных. При обновлении Набора данных эти записи не восстанавливаются.
  • Некорректные— показываются невалидные записи.

С помощью кнопки Установить... можно установить фильтр и/или сортировку записей по столбцам. Кнопка Сброситьотменяет примененный фильтр.

Для разных групп доступны разные операции с записями:

Операция Общие Удаленные Некорректные
Редактировать... * После редактирования запись остается в списке После редактирования запись остается в списке
Добавить... * Добавляет запись в список
Удалить Переносит запись в Удаленные Переносит запись в Удаленные
Восстановить Восстанавливает запись (переносит в Общие) Делает валидной (переносит в Общие)

* — функциональность добавления и редактирования доступна только при включенной опции Первичный ключ. В частности, для встроенных Наборов данных  PurchaseOrders и PurchaseOrderItems операция добавления и редактирования не работает.

Замечание. При добавлении / редактировании записей в Наборе данных вы можете добавить столько значений для поля, сколько задано при настройке Набора данных в окне Настройка соответствия столбцов набора данных в поле Макс. количество вариантов. Используйте кнопки и в диалоговом окне Добавить запись (Редактировать запись) для управления записями.

Замечание. Чтобы сортировка и фильтр были применены к отредактированным / добавленным записям, запустите фильтр еще раз.

Правило проверки по базе данных

Поиск по базе данных в процессе ввода инвойсов

Редактирование существующих и добавление новых записей о поставщиках и получателях в процессе верификации

1/14/2021 2:17:24 PM


Please leave your feedback about this article