Integration mit Microsoft Outlook

Mit der Microsoft Outlook-Integration können Sie ganz einfach E-Mails, E-Mail-Ordner und E-Mail-Anhänge verwenden, um ein PDF-Dokument direkt aus Microsoft Outlook zu erstellen.

So erstellen Sie aus dem Text einer E-Mail ein PDF-Dokument

Um ein PDF-Dokument aus dem Text einer E-Mail zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor::

  1. Wählen Sie in Microsoft Outlook eine E-Mail aus, die für die Erstellung Ihres PDF-Dokuments verwendet werden soll.
  2. Klicken Sie in der ABBYY FineReader PDF Werkzeugleiste auf In PDF konvertieren.
    Wenn Sie mehrere E-Mails zur Erstellung eines PDF-Dokuments verwenden möchten, wählen Sie alle auf einmal aus.
  3. Geben Sie in dem daraufhin angezeigten Dialogfeld einen Namen und einen Ordner für das PDF-Ausgabedokument an und wählen Sie Dokument öffnen, wenn Sie das Ausgabedokument in einem PDF-Viewer öffnen möchten.
    Sie können auch entsprechende Befehle im Kontextmenü der ausgewählten E-Mail(s) angeben.

Klicken Sie bei Bedarf auf Einstellungen in der Werkzeugleiste ABBYY FineReader PDF und legen Sie die Einstellungen zur PDF-Erstellung fest.

Dadurch wird das PDF-Ausgabedokument im angegebenen Ordner gespeichert und, falls angegeben, in einem PDF-Viewer geöffnet.  

Alle E-Mail-Anhänge werden im PDF-Ausgabedokument als PDF-Anhänge gespeichert.

So erstellen Sie aus einem E-Mail-Ordner ein PDF-Dokument

Um ein PDF-Dokument aus einem E-Mail-Ordner zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie in Microsoft Outlook den E-Mail-Ordner aus, der für die Erstellung des PDF-Dokuments verwendet werden soll.
  2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste ABBYY FineReader PDF auf PDF aus Ordner erstellen oder wählen Sie den entsprechenden Befehl im Kontextmenü des Ordners.
  3. Geben Sie einen Namen für das  PDF-Ausgabedokument an.
  4. Wählen Sie Dokument öffnen, wenn Sie das resultierende Dokument in einem PDF-Viewer öffnen möchten.

Klicken Sie bei Bedarf auf Einstellungen in der Werkzeugleiste ABBYY FineReader PDF und legen Sie die Einstellungen zur PDF-Erstellung fest..

Dadurch wird das PDF-Ausgabedokument im angegebenen Ordner gespeichert und, falls angegeben, in einem PDF-Viewer geöffnet.  

Alle E-Mail-Anhänge werden im PDF-Ausgabedokument als PDF-Anhänge gespeichert.

So erstellen Sie aus einem E-Mail-Anhang ein PDF-Dokument

Um ein PDF-Dokument aus E-Mail-Anhängen zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie in Microsoft Outlook eine oder mehrere E-Mails aus, deren Anhänge Sie zur Erstellung von PDF-Dokumenten verwenden möchten.
  2. Wählen Sie PDF aus Anlagen erstellen in der ABBYY FineReader PDF Werkzeugleiste oder im Kontextmenü für eine E-Mail-Nachricht.
    Um ein PDF-Dokument aus einem oder mehreren E-Mail-Anhängen zu erstellen, markieren Sie die entsprechenden Anhänge und wählen Sie PDF aus Anlagen erstellen im Kontextmenü.
  3. Das Fenster ABBYY FineReader PDF Bildkonvertierung wird angezeigt. Geben Sie in diesem Fenster die entsprechenden Konvertierungsparameter und -einstellungen an und klicken Sie auf In PDF konvertieren.
  4. Geben Sie einen Ordner an, in dem Ihre PDF-Ausgabedokumente gespeichert werden sollen.

Dadurch werden Ihre PDF-Ausgabedokumente in dem angegebenen Ordner gespeichert.

PDF-Erstellungseinstellungen

Dieses Dialogfeld enthält die folgenden Einstellungsgruppen:

  • PDF/A erstellen
    Wählen Sie diese Option, um ein PDF/A-kompatibles Dokument zu erstellen. Wählen Sie den gewünschten PDF/A-Typ in der Dropdownliste auf der rechten Seite aus.
  • Kennwortgeschützte Dokumente
    Wählen Sie diese Option, wenn Sie Kennwörter festlegen müssen, um Ihr PDF-Dokument vor unbefugtem Anzeigen, Drucken und Bearbeiten zu schützen. Klicken Sie anschließend auf Einstellungen... und geben Sie die entsprechenden Sicherheitsparameter in dem daraufhin angezeigten Dialogfeld an.

12.06.2024 14:29:30

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