Speichern von Dokumenten in einem Archiv

Große Archive aus Papierdokumenten sind schwer zu organisieren und pflegen und es ist oft praktisch, diese Daten aus diesen Archiven zu entnehmen und in digitaler Form zu speichern. Digitale Archive haben viele Vorteile: auf die Dokumente kann einfacher zugegriffen werden, die Suche ist weniger zeitaufwändig, das Archiv benötigt weniger Platz und die Dokumente verfallen nicht im Laufe der Zeit. Dokumente in digitalen Archiven werden oft im PDF/A-Format gespeichert.

PDF/A ist eine Version des PDF-Formats, bei dem verschiedene Funktionen weggelassen werden, wie z. B. Verschlüsselung, Audio- und Videoinhalte und Links zu externen Quellen. PDF/A-Dateien enthalten alle Daten, die für eine einheitliche Anzeige auf verschiedenen Plattformen erforderlich sind.

Hinweis: DjVu ist noch ein weiteres Archivierungsformat für Dokumente. Es wird im Allgemeinen für die Speicherung von Dokumenten verwendet, die viele Bilder, Grafiken und Formeln enthalten. Weitere Informationen über das Speichern von Dokumenten in DjVu finden Sie unter "Speichern von E-Books".

Speichern im PDF/A-Format

Wählen Sie das Speicherformat PDF/A, wenn Sie ein durchsuchbares PDF-Dokument erstellen möchten, das wie das Original aussieht, oder wenn Sie Ihr Dokument in einem Archiv speichern möchten.

So speichern Sie den Text im PDF/A-Format:

  • Klicken Sie im Menü Datei auf Dokument speichern unter und klicken Sie dann auf PDF/A-Dokument. Klicken Sie auf der Hauptsymbolleiste auf den Pfeil neben der Schaltfläche Speichern und klicken Sie dann auf Als PDF/A-Dokument speichern… Befindet sich das von Ihnen benötigte Format nicht in der Liste, wählen Sie In anderen Formaten speichern… und wählen Sie dann aus der Dropdownliste Als Typ speichern das gewünschte Format aus.

Tipp: Im Dialogfeld Optionen stehen weitere Speicheroptionen zur Verfügung: klicken Sie auf Extras > Optionen…, klicken Sie auf die Registerkarte Speichern und klicken Sie dann auf die Registerkarte PDF/A.

Die Speicheroptionen auf dieser Registerkarte sind folgenden Kategorien zugeordnet:

Standardpapiergröße

Legen Sie in der Dropdown-Liste die Papiergröße fest, die beim Speichern von Dokumenten im PDF-Format verwendet werden soll.

Speichermodus

Wählen Sie je nachdem, wie Sie das elektronische Dokument verwenden möchten, eine der folgenden Optionen:

  • Nur Text und Bilder

Mit dieser Option werden nur der erkannte Text und die verknüpften Bilder gespeichert. Die resultierende Seite kann vollständig durchsucht werden, und die zugehörige PDF-Datei ist nicht groß. Im Aussehen kann sich das Ausgabedokument geringfügig vom Original unterscheiden.

  • Text über dem Seitenbild

Speichert den Hintergrund und die Bilder des Originaldokuments und positioniert den erkannten Text darüber. Dieser PDF-Dateityp beansprucht mehr Speicherplatz als der Modus Nur Text und Bilder. Die Ausgabedatei kann vollständig durchsucht werden. In einigen Fällen kann sich das Ausgabedokument geringfügig vom Original unterscheiden.

  • Text unter dem Seitenbild

Speichert das gesamte Seitenbild als Bild und positioniert den erkannten Text darunter. Mit dieser Option erstellen Sie ein vollständig durchsuchbares Dokument, das dem Original weitestgehend gleicht.

  • Nur Seitenbild

Speichert das genaue Bild der Seite. Das resultierende PDF-Dokument ist vom Original nicht zu unterscheiden, kann jedoch nicht durchsucht werden.

Je nach ausgewähltem Speichermodus sind auch die folgenden Optionen verfügbar:

  • Text- und Hintergrundfarben übernehmen

Mit dieser Option werden Schrift- und Hintergrundfarbe des Originals bei der Speicherung als PDF-Dokument beibehalten.

  • Kopf- und Fußzeilen beibehalten

Kopf- und Fußzeilen werden im Ausgabedokument beibehalten.

  • Inhaltsverzeichnung erstellen

Wählen Sie diese Option, wenn Sie aus den Dokumentüberschriften ein Inhaltsverzeichnis erstellen möchten.

  • Bilder mit MRC (Mixed Raster Content) komprimieren

Mit dieser Option behalten Sie die visuelle Qualität des Texts und der Bilder in einem stark komprimierten Dokument bei.

  • Tagged PDF aktivieren

Mit dieser Option werden PDF-Tags zur Ausgabe des PDF-Dokuments hinzugefügt.

Neben Text und Bildern können PDF-Dateien auch Informationen zur Dokumentstruktur – logische Bestandteile, Bilder, Tabellen – enthalten. Diese Informationen sind als PDF-Tags kodiert. PDF-Dateien, die solche Tags enthalten, können an unterschiedliche Bildschirmgrößen angepasst und problemlos auf Handheld-Geräten angezeigt werden.

  • ABBYY PreciseScan für das Glätten von Zeichen in Bildern anwenden

Wählen Sie diese Option zur Glättung von Zeichen im Dokument mithilfe der PreciseScan-Technologie, was sie weniger pixelig aussehen lässt.

Bildeinstellungen

Die resultierenden Dateien können unter Umständen sehr groß werden, wenn Ihr Text viele Bilder enthält oder wenn Sie das Seitenbild gemeinsam mit dem erkannten Text speichern. Um die Größe des resultierenden Bildes und die Qualität der Bilder anzupassen, wählen Sie eine der Optionen aus der Dropdownliste Bildeinstellungen.

  • Beste Qualität (Quelbildauflösung)

Wählen Sie diese Option, um die Qualität der Bilder oder des Seitenbildes beizubehalten. Die ursprüngliche Auflösung des Quellbildes wird beibehalten.

  • Ausgewogen

Wählen Sie diese Option, um die Größe der PDF-Datei zu reduzieren, während die Qualität der Bilder oder des Seitenbildes auf einem angemessen hohen Niveau bleibt.

  • Kompakte Größe

Wählen Sie diese Option, um eine kleine PDF-Datei zu erhalten. Die Auflösung der Bilder und des Seitenbildes wird auf 300 dpi reduziert, was sich auf die Qualität auswirkt.

  • Benutzerdefiniert…

Wählen Sie diese Option, um im Dialogfeld Benutzerdefinierte Einstellungen Ihre eigenen Bild- und Seitenbildeinstellungen vorzunehmen.

Tipp: Wenn Sie die Bilder im erkannten Text nicht speichern möchten, achten Sie darauf, dass die Option Bilder behalten deaktiviert ist..

1/14/2020 5:26:18 PM


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